73 de minute câștigate; Blogul Mediamoss
E-mailurile sunt productive, economisind timp și facilitând viața? Da, dacă angajații dvs. învață cum să gestioneze mesajele electronice. Dar realitatea din multe companii este diferită. Studiile serioase arată că angajații pierd mai mult de o oră pe zi, deoarece trebuie să proceseze mesaje inutile. Procese-verbale de întâlnire, procese tehnice, liste de adrese, note de clienți - nu lipsesc ideile pentru ocazii de informare agonizante și de cele mai multe ori inutile. Nu este doar discutabil faptul că astfel de știri ne fură timpul. Cu toate acestea, mult mai importantă este atitudinea alibi pe care expeditorul îi place să o asocieze cu acest tip de comunicare:
„Ți-am dat informațiile. Nu-mi citești deloc mesajele? "
Oricine este deranjat în mod constant de e-mailuri se află într-o situație comparabilă cu cea a unui alergător de anduranță care este întrerupt în mod constant în ritmul său, deoarece șireturile sale se slăbesc. Sau ca un pianist care este rupt în mod repetat din piesă.
Omul se adaptează acestor adversități. Creierul s-a adaptat deja pentru a funcționa în principal pe termen scurt. Cea mai inteligentă ființă de pe pământ a dezvoltat computerul pentru stocare. Și ar trebui să o repare acum.
Companiile de calculatoare lucrează de mult la dezvoltarea de programe care să permită utilizatorilor de e-mail să lucreze din nou în pace. Tastează acum la tastatură? E la telefon? Deci este pregătit să primească un e-mail? Astfel de informații pot fi desigur utilizate electronic. Dar ce mașină vrea să decidă dacă un mesaj este relevant sau nu pentru utilizator?
Stiftung Produktive Schweiz adoptă o abordare complet diferită cu un calculator de internet pentru gestionarea productivă a e-mailurilor. Utilizatorul trebuie să răspundă la șapte întrebări despre modul său personal de manipulare a mesajelor electronice. Apoi obține rapid un calcul al timpului de lucru pe care îl pierde din cauza utilizării necorespunzătoare a comunicării prin e-mail.
Un exemplu: angajatul Bernhard Huber petrece 90 de minute pe zi scriind e-mailuri. Cu toate acestea, el scrie mesaje care nu sunt întotdeauna bine înțelese de către destinatari. El estimează că 60% din e-mailurile primite sunt relevante pentru afaceri. El se consideră un profesionist atunci când vine vorba de gestionarea sistemului de e-mail. În fiecare zi trimite 20 de mesaje către persoane externe și interne. Lucrează regulat cu 25 de persoane.
Programul calculează un potențial de productivitate de 268 ore pe an pentru domnul Huber. Cu alte cuvinte, asta înseamnă că ar putea economisi 73 de minute din timpul său de lucru în fiecare zi. Pentru a face acest lucru, el ar trebui să-și îmbunătățească abilitățile utilizatorilor și, mai presus de toate, să folosească „metode mai bune de gestionare a e-mailurilor”, spune fundația.