Birou f; r servicii de supraveghere internă - 1996
84. Departamentul de audit intern a identificat aproape 12 milioane de dolari în recuperări și economii potențiale în cursul perioadei. Aproape 9 milioane de dolari au fost economisiți sau recuperați datorită acțiunilor recomandate de departament în perioadele de raportare anterioare sau anterioare. Aiad adoptă o abordare conservatoare a estimărilor sale de economii potențiale și o monitorizare atentă a punerii în aplicare a recomandărilor a contribuit la ridicarea în cele din urmă a unor sume mai mari.
85. Având în vedere dimensiunea financiară a activităților și riscurile potențiale, un procent semnificativ din resursele diviziei au fost returnate menținerii păcii, activităților umanitare, în special UNHCR și achizițiilor publice. În plus față de auditurile în curs ale diferitelor domenii administrative, AIAD a depus eforturi mai mari pentru a furniza servicii de audit intern organizației.
86. În perioada 1 iulie 1995 - 30 iunie 1996, Departamentul de audit intern a inițiat 131 de proiecte de audit în următoarele domenii:
87. În perioada de raportare, aceste audituri au dus la 260 de comunicări de audit cu 2.105 recomandări, care sunt defalcate după obiectivul auditului după cum urmează:
S-au făcut recomandări pentru următoarele domenii de activitate:
88. În această perioadă au existat numeroase posturi vacante. La începutul anului 1996 doar 42 din cele 53 de posturi în serviciul superior erau ocupate, ceea ce corespunde unei ponderi de posturi vacante de aproape 21 la sută. Posturile vacante au fost ocupate de înghețarea angajării în legătură cu criza financiară, faptul că posturile bugetare aprobate pentru bieniul 1996-1997 au fost evaluate doar la 50% din costurile lor, postul vacant decretat în bugetul 1996-1997 a fost mai liber Poziții și procesul de recrutare în general lent al organizației. Până la sfârșitul perioadei de raportare au fost ocupate încă trei posturi, rămânând doar opt posturi vacante pentru care recrutarea nu a fost încă finalizată. Dacă toate posturile ar fi fost ocupate, ar fi fost disponibile în jur de 2.000 de zile suplimentare de examen. Acest lucru ar fi acoperit mai multe domenii de examinare și ar fi produs semnificativ mai multe rezultate.
90. Proporția femeilor din departament a crescut în perioada de raportare. În ultimele 12 luni, patru femei funcționare superioare s-au alăturat departamentului (una dintre ele în gradul P-5, una în gradul P-3 și două în gradul P-2).
91. Departamentul de audit intern a depus eforturi mai mari pentru a oferi personalului său de audit o pregătire tehnică adecvată. Un seminar de două săptămâni pentru auditorii cu sediul la Geneva și Nairobi s-a axat pe auditul performanței și auditul la fața locului. Alte activități de instruire au acoperit subiecte precum standardele de control intern, auditurile achizițiilor publice, utilizarea tehnologiei în audit și prezentarea eficientă a rezultatelor auditului. În timpul instruirii, departamentul lucrează împreună cu Institutul auditorilor interni și alte instituții de formare calificate. În plus, activitățile de instruire ale departamentului au fost susținute de instituțiile supreme de audit din diferite state membre ale Organizației Națiunilor Unite.
92. În temeiul unui acord între Programul Internațional al Drogurilor al Organizației Națiunilor Unite și Biroul Serviciilor de Supraveghere Internă, Departamentul de Audit Intern a început auditul intern al activităților finanțate din Fondul Programului pentru Droguri la 1 mai 1996. De asemenea, a fost încheiat un acord între Fondul comun de pensii al Organizației Națiunilor Unite și Aiad privind acordarea serviciilor de audit intern pentru fondul de pensii. Aiad a înființat un centru de revizuire pentru fondul de pensii, care va începe să funcționeze în septembrie 1996. Atât programul de control al drogurilor, cât și fondul de pensii vor rambursa aiad-ul pentru costul serviciilor de audit furnizate.
93. Standarde de control intern: Organizația în ansamblu nu a răspuns încă la recomandarea Aiad de a adopta un catalog de standarde pentru control internațional. Cu toate acestea, Departamentul de administrare și logistică al DPKO pentru operațiuni pe teren (FALD) a fost de acord să includă o componentă privind controalele interne în programul său de instruire pentru liderii din domeniul menținerii păcii. Aiad salută acest prim pas și așteaptă cu nerăbdare inițiative similare de la nivelul managementului organizației.
2. Constatări și recomandări semnificative
94. Operațiuni de menținere a păcii: A se vedea punctele 17-39.
95. UNHCR: A se vedea punctele 46-56.
96. Sistem integrat de management și informație (IMIS): Secțiunea IT a departamentului de audit intern a lucrat îndeaproape cu personalul IMIS pentru a se asigura că planificarea și construcția, testarea, conversia și implementarea IMIS respectă standardele de procesare și testare a datelor pentru dezvoltarea și transferul sistemelor informaționale, că există suficiente mecanisme de control intern și Procesele sunt integrate în sistem și că acestea rămân o parte integrantă a sistemului în timpul predării și implementării.
97. e-mail: O analiză a managementului e-mail-ului a arătat că e-mailul a devenit o formă importantă de comunicare pentru Națiunile Unite, cu un potențial enorm de îmbunătățire în ceea ce privește economia, eficiența și eficacitatea organizației. Auditul a constatat că politica și obiectivele nu erau clar definite; nu au existat măsuri de performanță sau criterii de evaluare; iar conducerea nu stabilise încă o strategie cuprinzătoare pentru atingerea obiectivelor organizaționale. Un raport separat cu privire la cele mai importante constatări și recomandări a fost prezentat Adunării Generale (A/50/1005).
98. Prelucrarea datelor în comisiile regionale: În conformitate cu planul Departamentului de Audit Intern de a revizui activitățile IT din comisiile regionale, a fost efectuat un audit al sistemului de prelucrare a datelor al Comisiei Economice pentru America Latină și Caraibe (ECLAC), care acoperă mediul informatic și operațiunile și metodele sale de aplicare. Accentul a fost pus pe secțiunea Servicii informatice, care este responsabilă pentru infrastructura tehnologiei informației și care facilitează utilizarea personală a personalului mai ușor, îmbunătățind astfel performanța generală și productivitatea ECLAC. Principalele constatări ale auditului includ: necesitatea unui control mai activ al activităților de prelucrare a datelor de către comitetul director, dezvoltarea unui mod mai formal de a asigura acuratețea și fiabilitatea informațiilor financiare și îmbunătățirea măsurilor de securitate și recuperarea datelor.
99. Administratie generala: Au fost efectuate audituri în următoarele domenii, printre altele: verificări ale schemei de personal, indemnizații pentru educație, indemnizații pentru mobilitate și dificultăți, subvenții pentru chirie și călătorii.
102. Administrația Poștală a Națiunilor Unite: Departamentul de audit intern a auditat operațiunile Administrației Poștale a Națiunilor Unite. Administrația poștală se confruntă în prezent cu dificultăți financiare și este posibil să nu-și poată finanța propriile operațiuni în viitor dacă va continua să facă pierderi. Veniturile din activitățile sale au arătat o tendință descendentă continuă între 1990 și 1995. Scăderea continuă a vânzărilor în perioadele de doi ani 1992-1993 și 1994-1995, combinată cu creșterea cheltuielilor, a dus la o pierdere netă de 2,2 milioane dolari la 31 decembrie 1995. Din cauza acestei evoluții nefavorabile, administrația poștală a ONU deținea deja 94% din rezervă în general Fond consumat pentru activități între 1991 și 1995. Dacă această tendință negativă nu poate fi inversată, Organizația Națiunilor Unite ar trebui să ia în considerare dacă va continua administrarea poștală în forma sa actuală.
104. Proiecte de cooperare tehnică (TC): Departamentul de audit intern a analizat 24 de proiecte de cooperare pentru dezvoltare realizate de Departamentul de servicii de asistență și leadership, în valoare de aproximativ 60 de milioane de dolari. Ca parte a acestei examinări, au fost efectuate excursii la proiecte în Ghana, Japonia, Malawi, Niger, Zimbabwe, Tanzania și Uganda. O analiză cuprinzătoare a managementului proiectelor a relevat următoarele neajunsuri: întârzieri în dezvoltarea proiectului și în faza de demarare; Insuficiențe în pregătirea proiectului; Executarea proiectelor fără planuri de lucru; escaladarea considerabilă a costurilor etc. datorită demarării întârziate și implementării mai lungi decât planificate a proiectelor; monitorizarea și controlul inadecvat al proiectului; Fără evaluarea proiectului sau fără urmărirea evaluării. Următoarele măsuri de remediere au fost printre altele recomandat: stabilirea termenelor pentru pregătirea, aprobarea și lansarea proiectelor; Îmbunătățiți monitorizarea și aplicarea responsabilității; și crearea unui mecanism prin care lecțiile învățate din evaluările proiectului sunt transmise autorilor și managerilor de proiecte.
105. Activități de consultanță: Sfaturi privind problemele de management sunt oferite în mod obișnuit atunci când sunt efectuate audituri. În perioada de raportare, auditorii locali au acordat Misiunii Națiunilor Unite în Haiti (UNMIH), Forțelor Națiunilor Unite de menținere a păcii (UNPF), Misiunii de verificare a Organizației Națiunilor Unite în Angola (UNAVEM III), precum și auditorilor la sediul central și birourile din Geneva și Nairobi Sfaturi privind problemele de management. Auditorii au contribuit, de asemenea, la revizuirea eficienței Biroului Națiunilor Unite din Viena.