Cheltuielile de afaceri evită surprize neplăcute
Organizație: cheia unui raport de cheltuieli de succes
Călătorii, restaurante, rechizite de birou ... multe cheltuieli profesionale sunt plătite de angajați. Prin urmare, este important să vă organizați și să cunoașteți procedura companiei dvs. pentru a fi rambursată corect.
Cum să solicitați rambursarea corect ?
Adoptați bune practici pentru a vă gestiona corect rapoartele de cheltuieli !
Ce este un raport de cheltuieli ?
Definim a raport de cheltuieli printr-un document care să arate cheltuielile efectuate de angajat în numele companiei.
În general, se face lunar, dar unii angajați suprasolicitați o completează trimestrial, semestrial sau anual ...
Atenție, în teorie:
Un raport de cheltuieli fără documente justificative = un raport de cheltuieli nerambursat !
Tipuri de cheltuieli suportate
Nu există o listă exhaustivă a cheltuielilor rambursabile de către companie. Cu toate acestea, angajatul trebuie să respecte o serie de reguli.
În acest articol vă explicăm ce informații sunt necesare pentru a scrie un raport de cheltuieli în standarde:
Întrebați compania dvs. despre condițiile de rambursare.
1) Cheltuieli cu „masa”
La sfârșitul unei mese de afaceri cu un client, cereți o chitanță care indică pe spate, pentru fiecare oaspete:
- Numele oaspetelui tău,
- Funcția lui,
- Numele companiei sale.
2) Costuri de „cazare”
În călătorie de afaceri, asigurați-vă că sunteți la cel puțin 50 km de locul de reședință pentru a fi rambursat. Indicați numărul de nopți din sejur.
3) costuri de „kilometru”
Pentru a-și justifica costurile, angajatul trebuie să furnizeze, pe lângă documentul de înmatriculare al vehiculului:
- Motivul
- Locul misiunii
- Kilometrajul realizat pentru a primi alocația pentru kilometraj
- Puterea fiscală a vehiculului.
4) Costuri de transport
A dovada biletului si motivul călătoriei tale însoțirea raportului de cheltuieli vă permite să vă rambursați călătoria.
Ordinea misiunii:
În unele companii, în contractul de muncă se stipulează că angajatului i se va acorda o „comandă de misiune” atunci când călătorește. Un ordin de misiune este un document care detaliază misiunea dată de angajator angajatului său și face posibilă acoperirea acestuia din urmă în caz de accident sau rambursarea cheltuielilor de misiune.
Călătoria de la domiciliu la serviciu nu este luată în considerare în acest tip de rambursare.
Cheltuieli diverse: reguli aplicabile tuturor cheltuielilor
- Toate cheltuieli trebuie să fie susținută de o chitanță sau factură.
Raportul de cheltuieli digitale:
Astăzi există soluții noi pentru a vă ajuta să completați rapoartele de cheltuieli. De la software de contabilitate digital la card bancar profesional, dematerializarea raportului de cheltuieli vă facilitează gestionarea rapoartelor de cheltuieli.