Cum puteți reduce fluxul de e-mailuri în compania dvs. K15t

Ca orice companie, vrem să dezvoltăm produse bune și să vindem servicii. Pentru aceasta avem nevoie de cunoștințe, minți strălucite și spirit de echipă - dar și oportunitatea de a ne concentra asupra sarcinilor dumneavoastră. De aceea, fiecare individ se gândește când, cu cine, cum și despre ce subiect are loc comunicarea: în persoană, la telefon sau prin e-mail și folosește toate posibilitățile comunicării moderne.

Dar ce zici de majoritatea companiilor? Adesea se scrie mai întâi un e-mail fără să ne gândim dacă un scurt apel telefonic ar putea fi mai eficient. Nu este de mirare că muncitorii din toată lumea se plâng de o inundație de e-mailuri. Nu ne plângem. Pentru că nu mai scriem e-mailuri - cel puțin intern. De ce? Pentru că astăzi există oportunități mai bune de a face schimb de idei.

Blestemul potopului de e-mailuri

Cu doar 20 de ani în urmă, scrisorile de afaceri erau încă rostite, tastate, copiate, semnate, trimise și depuse pe aparate de dictare. Trebuia adesea să aștepți câteva zile pentru un răspuns. Greu de imaginat astăzi. Așadar, nu este de mirare că e-mailul a fost atât de reușit. Este rapid, ieftin, ecologic și practic. Dar astăzi, un adevărat flux de e-mailuri a devenit un blestem în multe companii:

Fiecare angajat primește în medie 615 e-mailuri pe săptămână.
Fiecare angajat petrece 15 ore pe săptămână răspunzând la aceste e-mailuri.
Fiecare angajat privește un e-mail de 36 de ori pe oră.

Diverse studii arată cât de ineficientă a devenit comunicarea prin e-mailuri și cum aceasta perturbă concentrarea destinatarului. Multe programe de e-mail raportează un mesaj nou vizual sau sunet. Cu peste 100 de e-mailuri care sosesc în fiecare zi, ne putem imagina că această distragere costă companiilor miliarde de dolari.

Sursă: studiu Atlassian din 2016

Urmăriți e-mailurile neproductive

E-mail-urile cu spam joacă cu greu un rol, deoarece majoritatea mesajelor care ajung în căsuța de e-mail sunt trimise intern. Acestea se învârt în jurul unui număr gestionabil de sarcini și proiecte la care lucrează angajații individuali. Dar dacă sosește un e-mail, este posibil ca destinatarul să lucreze la un alt subiect. Dacă mesajul este necesar la un moment dat, trebuie căutat din greu în căsuța de e-mail.

Cu toate acestea, în afară de discuții și trimiterea documentelor, fluxul real de e-mailuri din companii se datorează în principal numărului mare de e-mailuri neproductive:

Liste de destinatari greșite și liste de corespondență CC
Redirecționări care sunt trimise „numai pentru informații”
Neatenție precum „Hopa, atașament uitat” sau „Ce am uitat să mai menționez”

O serie de e-mailuri ar putea fi evitate doar printr-o scurtă conversație personală.

Dar fii atent:

Nu doar numărul de e-mailuri este în continuă creștere. În plus, angajații stau în întâlniri în medie mai mult de 15 ore pe săptămână - două treimi dintre aceștia sunt inutili, arată studiile. Mână pe inimă: la câte întâlniri inutile sau conferințe telefonice ați participat deja astăzi?

Deci nu ajută. Trebuie să ajungeți la rădăcina problemei și să reduceți drastic volumul de e-mail și întâlniri pentru a îmbunătăți colaborarea.

Folosiți posibilitățile comunicării moderne în loc de e-mail

Cu mijloacele de comunicare modernă, suntem întotdeauna online - la birou și în deplasare. Acest lucru ne oferă mari oportunități - și sectorul privat a demonstrat-o. Imaginile și mesajele sunt partajate, comentate și discutate. Există chat și apeluri video. Cât de des scrieți un e-mail în mod privat?

Imaginați-vă dacă și compania dvs. a avut acest lucru:

Schimbați, discutați și comentați informații interactiv (inclusiv comentarii în linie și @ mențiuni)
Faceți cunoștințele (protocoale, liste Excel, rapoarte de stare etc.) accesibile tuturor membrilor proiectului
Aveți întotdeauna cea mai recentă versiune - dar și versiunile vechi - disponibile
Discutați direct în document

Interogări și schimb de date prin chaturi individuale și de grup

Iată veștile bune: există. Platforma Atlassian oferă diverse instrumente pentru o mai bună colaborare. Deci, e-mailul ocupă singur locul din spate.

Lucrați împreună la concepte, manuale, rapoarte, articole de presă și multe alte conținuturi - în paralel. Nimeni nu trebuie să aștepte până când un document a fost aprobat pentru editare. Modificările sunt vizibile imediat pentru toată lumea. Fișiere precum jurnale, rapoarte de stare, calcule, imagini și multe altele. sunt pur și simplu încărcate. Discuțiile pot avea loc direct pe document sau într-o cameră de chat separată. Puteți găsi toate informațiile acolo unde este nevoie și, în același timp, reduceți o mare parte din fluxul de e-mailuri din compania dvs.

Cu Atlassian Confluence puteți profita din plin de posibilitățile comunicării moderne și, în același timp, puteți reduce fluxul de e-mailuri din compania dvs.
Citiți, de asemenea, cele 5 sfaturi pentru începători în Confluence.

Un centru de servicii organizat în loc de e-mail ping pong

Departamentele IT o trăiesc de multă vreme: gândesc într-o manieră orientată spre client și gestionează cererile printr-un sistem de centre de servicii precum JIRA Service Desk. Alte departamente de servicii, cum ar fi resursele umane, marketing, contabilitate, managementul calității etc., unde căsuța de e-mail este plină cu o mare varietate de întrebări și informații, ar putea beneficia, de asemenea, de acest concept:

Păstrați o prezentare generală și nu se pierde nicio solicitare în căsuța de e-mail.
Cererile pot fi prioritizate și transmise procesorului corect.
Preveniți ping-pongul întrebare și răspuns atunci când solicitați toate informațiile dintr-un formular.

Întrebările frecvente pot fi, de asemenea, incluse într-un centru de ajutor ca zonă de autoservire. Puteți vedea care sunt acestea din fluxul zilnic de e-mailuri din compania dvs. - întrebări despre formularele actuale de cheltuieli de călătorie, reglementările de concediu sau broșurile de produse. Pentru că, în loc să vă scrie un e-mail, colegul care caută poate folosi pur și simplu funcția de căutare și voilà: există răspunsul sau fișierul pe care îl căutați.

În acest fel, nu numai că v-ați redus fluxul de e-mailuri, dar ați crescut în mod semnificativ satisfacția internă a clienților în același timp.