Delegarea a 10 sfaturi pentru trimiterea cu succes a impulsurilor sarcinilor
Șefii care pot delega au mai mult timp pentru esențial - și angajați mai fericiți. Utilizați aceste sfaturi pentru a delega cu succes sarcini.
Mulți antreprenori se simt prinși în activitățile de zi cu zi: pierd din vedere imaginea de ansamblu, se simt suprasolicitați și preferă să facă multe lucruri singuri decât să folosească forța angajaților lor. Mai degrabă ai sări singur în gol în loc să spui nu. Șefii buni sunt tocmai cei care au încredere în oamenii lor, le atribuie sarcini și îi lasă să lucreze independent - pentru că asta este bun pentru motivația lor. Zece sfaturi despre modul în care directorii reușesc să predea sarcinile - și în cele din urmă au mai mult timp pentru elementele esențiale.
1. Puneți întrebări
Nu există decizii pe care doar șeful le poate lua, spune antrenorul Gunar Michael. „Șeful are un singur loc de muncă: să pună întrebările corecte de luare a deciziilor.” Prin punerea întrebărilor, el trebuie să-i determine pe angajați să ia singuri decizia corectă.
2. Reglați structurile
Dacă compania crește, conducerea trebuie să se schimbe. Fondatorii fac de obicei ei înșiși totul, primele sarcini de management vin cu primii angajați. Oricine are cinci angajați are nevoie de un coleg care să poată lua decizii. De la aproximativ 15 la 20 de angajați ar trebui să existe echipe care să lucreze independent și să ia decizii fără a implica în mod constant șeful.
3. Ridicați angajați
Oricine nu a lucrat independent de ani de zile trebuie să fie ușurat de frica de a face acest lucru. Șeful trebuie să decidă cât de mult are încredere în fiecare individ din echipă. Proiectele mici pe care angajații le controlează singure sunt recomandate pentru început. Acest lucru funcționează pentru fiecare dimensiune a companiei: o excursie de companie, petrecere de Crăciun sau planificare de vacanță.
4. Nu copleșiți
Trecerea la munca independentă necesită timp. Un exemplu: un raport de 100 de pagini trebuie scris pentru un client. Cel mai înalt nivel de delegare este: Angajatul scrie raportul și îl trimite clientului. Șeful nu are nimic de-a face cu asta.
Pasul preliminar ar fi să permită un tampon de timp, astfel încât antreprenorul să aibă timp să citească raportul înainte de a ajunge la client. Dar ce nivel de delegare este cel potrivit pentru fiecare angajat? Puteți afla mai multe despre acest lucru în acest articol: Distribuirea sarcinilor: mai mult timp pentru elementele esențiale - în patru pași.
5. Suportă greșeli
Șeful trebuie să suporte că angajații săi fac uneori greșeli. „Trebuie să le dau angajaților posibilitatea de a face greșeli, astfel încât să poată învăța”, spune Bernd Geropp. Dacă un angajat este nou, știți dinainte că este posibil să facă greșeli. „Așadar, deleg în pași mai mici, cu verificări mai frecvente, astfel încât să pot detecta erorile”, explică Geropp.
Este crucial să reacționezi corect la greșeli: nu te face să te simți nesigur, ci întreabă: „Ce ai învățat, ce vei face diferit data viitoare?”
6. Solicitări de cerere
Dacă șeful știe întotdeauna totul mai bine și oferă soluția, atunci nimeni nu trebuie să analizeze o problemă independent. Antrenorul Michael recomandă întrebări suplimentare: "Care este sugestia ta?"
Și: nu răspundeți niciodată la întrebări pe hol, la aparatul de cafea sau la ieșire. Mai bine să faceți o întâlnire și să cereți soluții sugerate.
7. Clarificarea rolului executiv
Delegarea nu înseamnă neapărat că șeful are mai mult timp liber. Mai degrabă, el câștigă timp pentru alte sarcini: dezvoltarea strategiei, verificarea proceselor de lucru, vorbirea cu angajații și îngrijirea unei culturi corporative bune.
Cheia este să definim viziunea și obiectivele și să le discutăm cu toată lumea, spune antrenorul executiv Bernd Geropp. Fiecare angajat trebuie să știe unde merg șeful și astfel compania. „Puteți lucra independent numai dacă aveți în vedere obiectivul.”
8. Stabiliți prioritățile în mod diferit
Dacă angajații lucrează deja la capacitate maximă, cu greu își vor asuma în mod voluntar sarcini suplimentare de la șef. Prin urmare, este important să luați în serios grijile și să oferiți angajaților libertatea necesară pentru noile sarcini, de exemplu, acordând priorități diferitelor sarcini viitoare. Poate că sarcina are încă timp sau poate fi preluată de un alt coleg. „În calitate de șef, stabiliți prioritățile și sunteți singurul care poate realoca munca”, spune consultantul în management Maren Lehky.
9. Repetarea ajută
În cadrul ședinței delegației, obiectivul comun trebuie discutat mai ales și ce rol joacă sarcina specifică pentru acesta. Antreprenorul ar trebui să sublinieze ce rezultat dorește în cele din urmă. Vorbește cât mai puțin despre calea concretă. Formulări precum „Am făcut-o întotdeauna așa” sunt tabu. Angajatul ar trebui să înțeleagă de ce a fost ales pentru sarcină - acest lucru îi sporește motivația.
Sfatul lui Lehky: La sfârșitul conversației, lăsați angajatul să rezume modul în care a înțeles sarcina. Acest lucru ajută la evitarea neînțelegerilor și oferă delegatului asigurarea că angajatul este pe calea cea bună.
10. Oferiți un înlocuitor
Ce fac de fapt când am delegat toate sarcinile mele angajaților? „Am nevoie și de obiective specifice pentru sarcinile antreprenoriale”, spune Stefan Merath. În caz contrar, multor antreprenori le este deosebit de greu să renunțe. În niciun caz nu ar trebui să apară un vid brusc după delegare.
Mai multe informații despre subiectul procurii pot fi găsite în articolul nostru: „Ce ar trebui să știe angajatorii despre procură”