Rambursarea cheltuielilor, regimul fiscal și social
Actualizat la 13.03.2018
Angajatul care efectuează cheltuieli personale ca parte a activității sale profesionale este rambursat de companie prin stabilirea unui raport de cheltuieli. Dacă raportul de cheltuieli nu suferă niciun formalism impus, un document justificativ (factură) trebuie să completeze această cerere de rambursare. Anumite cheltuieli, mai ales atunci când sunt recurente, pot fi rambursate în fiecare lună pe baza unei sume forfetare, conform unei sume fixe evaluate de angajator. Vă rugăm să rețineți, pentru anumite cheltuieli, administrația stabilește un prag de rambursare dincolo de care plata nu este tratată în scopuri fiscale ca un raport de cheltuieli, ci ca un beneficiu în natură. Rapoartele de cheltuieli nu sunt supuse impozitului pe venit sau contribuțiilor de asigurări sociale (spre deosebire de prestațiile în natură).
Raportul de cheltuieli: definiție
Angajatul care efectuează cheltuieli personale ca parte a activității sale profesionale trebuie să fie rambursat de companie prin stabilirea unui document numit raport de cheltuieli.
Raportul de cheltuieli enumeră toate cheltuielile efectuate de angajat în numele companiei într-o anumită perioadă, de obicei lunar. Aceste cheltuieli sunt justificate printr-o factură (cu unele excepții). Acestea sunt justificate de exercitarea activității și/sau de interesul companiei, dar aveți grijă, pentru a fi rambursate, sumele suportate de angajat trebuie să fie proporționale cu nevoia reală.
Rapoartele de cheltuieli sunt responsabilitatea exclusivă a angajatorului și nu pot reduce salariul plătit.
Procedurile de rambursare a rapoartelor de cheltuieli
Rambursarea rapoartelor de cheltuieli poate fi făcută de companie în conformitate cu sistemul cheltuielilor efective sau la o rată forfetară.
Rambursarea costurilor efectiv suportate
Cu sistemul de costuri reale, angajatorul rambursează suma exactă suportată de angajat, la prezentarea unei facturi sau a unei dovezi de plată pentru a putea stabili raportul de cheltuieli
Rambursarea forfetară a costurilor
Metoda forfetară implică rambursarea automată a salariatului până la o sumă fixă și recurentă evaluată de angajator.
În principiu, suma este aceeași pentru toți angajații companiei care ocupă aceeași funcție sau în funcție de categoria socio-profesională. De exemplu, din motive de simplificare pentru companie, toți vânzătorii care își folosesc vehiculele personale pentru călătoriile lor de afaceri beneficiază de o rambursare lunară forfetară a cheltuielilor de kilometraj.
Rapoartele privind regimul fiscal și social al cheltuielilor
Pentru anumite rambursări, administrația stabilește un prag peste care suma plătită nu este tratată în scopuri fiscale în categoria rapoartelor de cheltuieli, ci ca beneficii în natură pentru angajat. Acesta este cazul pentru următoarele cheltuieli:
mese la restaurant pentru angajatul în mișcare și care nu poate reveni la reședința sa
catering la locul de muncă sau în afara sediului companiei
alocații de kilometraj
cheltuieli de cazare
cheltuieli pentru stabilirea cazării ca parte a mobilității profesionale
costurile suportate pentru a se echipa cu noi instrumente tehnologice