Serviciu de dietă pe hârtie pentru secretari
Un cititor a scris echipei editoriale întrebându-se ce opțiuni există pentru a conține munții de hârtie în propriul birou. Pentru că ea însăși este încă departe de biroul „fără hârtie”.
Dacă vă uitați cu atenție în jurul companiei, veți observa din nou și din nou că este mai ales mijloacele moderne de comunicare E-mailul și internetul devin paradoxal unul cerințe mai mari de hârtie a conduce.
Arhivă electronică
Înainte de a imprima un articol de pe internet, întrebați-vă dacă este Actualitate și relevanță de fapt așa sunt și postările A existat pe o perioadă mai lungă vom avea. Dacă da, cel mai bun pariu este să începeți să obțineți unul pentru a crea o arhivă electronică. În cel mai simplu caz, utilizați funcția de imprimare oferită de un program precum PDFCreator. Îl puteți folosi pentru a genera un PDF de pe orice site web. Deoarece dialogul de imprimare al software-ului are și câmpuri pregătite pentru document Atribuiți cuvinte cheie, îl puteți găsi din nou rapid mai târziu. Uneori este problematic faptul că aspectul paginii este deteriorat de numeroasele bannere publicitare, iar publicitatea este, de asemenea, tipărită. Deschideți un cont gratuit cu un Servicii precum Readability (www.readability.com), scapă și tu de această problemă. Puteți trimite pagina curentă către serviciu utilizând un mic plug-in din browser. Acest lucru optimizează aspectul pentru citire și elimină publicitatea (* Fig. 10).
* Fig. 10: Evernote este un software gratuit pe care îl puteți utiliza pentru a crea o arhivă electronică.
În numărul 03/13 am raportat despre Evernote ca un „ajutor de depunere”. Aruncați o privire la arhiva revistei la www.sekretaerinnen-service.de
Dacă nu este doar pentru dvs. să puneți pur și simplu fișierele PDF pe hard disk, poate unul este Software cum ar fi Evernote (www.evernote.com) o alegere bună. Nu numai că poate prelua fișiere PDF, dar poate include și linkuri sau e-mailuri. Și în companii unde peste 200 de documente pe săptămână pentru păstrare, achiziționarea unei arhive electronice (sistem de gestionare a documentelor, DMS) precum Biroul ELO merită, de asemenea (* Fig. 11).
* Fig. 11: Servicii precum lizibilitatea curăță reclamele de pe site-uri web și optimizează lizibilitatea. Punctul de plecare ideal pentru o arhivă electronică.
Măsuri suplimentare
Aceste măsuri simple ajută, de asemenea, la implementarea unei diete pe hârtie la locul de muncă:
- E-hârtie în loc de reviste: din ce în ce mai mulți editori oferă reviste de specialitate în formă pur digitală. Convertiți abonamentele în literatura de specialitate. De obicei, puteți primi noile ediții prin e-mail.
- Vă întrețineți pe a voastră Arhiva articol interesant? În general, nu păstrați întreaga revistă, ci decupați doar articolele care vă interesează cu adevărat.
- În achiziții, multe cataloage ajung pe birouri (adesea fără să întrebe). De asemenea, ar trebui să treceți în mod constant la ruta electronică de acolo. Deoarece un furnizor de materiale de birou sau industriale fără un magazin online este o excepție rară astăzi. Dezabonați-vă de la cataloage!