Sugerează și aranjează competente întâlniri - incl

A face numiri este una dintre cele mai frecvente sarcini de rutină ale secretarilor și asistenților. Pentru a propune și aranja cu succes întâlniri, există câteva puncte esențiale de luat în considerare. Formulările diferă în funcție de ocazie și de urgența programării. Pentru a evita neînțelegerile, comunicarea ar trebui, de asemenea, să fie clară și fără ambiguități.

Semnale despre cultura corporativă: modernă? Tradiţional? Casual și informal? Formal și demn?
Semnalele de relație: prietenie, respect, amabilitate, încredere etc.
Stil de lucru: necomplicat? Flexibil? Laborios? Strict conform regulilor?

Arta e-mailurilor de zi cu zi care sugerează întâlniri constă în a oferi destinatarului un sentiment bun și, în același timp, în atingerea obiectivului real de a primi un răspuns rapid și clar.

Aceste 3 elemente ar trebui incluse în e-mailul pentru întâlnire

Ocazie sau îngrijorare
Alternative de programare
Apel la acțiune

Listarea datelor alternative este cea mai ușoară parte a corespondenței. Celelalte două elemente principale sunt mai solicitante. Citiți aici elementele esențiale.

Sugerați o întâlnire prin e-mail: aceste ocazii există

Datele sugerate sunt despre întâlniri, care sunt foarte diferite Scopuri poate avea:

prezentări
Vizite de cunoaștere
Sfaturi: consultare sau programare
Negociere sau serviciu

Scrisoarea care propune o numire trebuie să precizeze în mod clar scopul sau preocuparea întâlnirii. De cele mai multe ori are sens să includeți câteva (câteva) detalii în scrisoare:

Subiectul prezentării
Scopul negocierii
Idei despre procesul vizitei introductive.

Cu aceste șabloane puteți aranja întâlniri rapid și competent:

Eliberează Exemple de șabloane „Faceți întâlniri și sugerați o întâlnire” descărcați în format PDF.
5 exemple de întâlniri și sugestii.
Module text pentru întâlniri și sugestii cu clienții, furnizorii și după o vizită la târg.

Exemplu de formulare pentru a sugera o primă întâlnire

Dacă doriți să faceți o întâlnire inițială în scris, există două opțiuni pe care le puteți utiliza.

Solicitați politicos o întâlnire fără a specifica o oră

Ce zi și dată ți s-ar potrivi cel mai bine?
Preferă o anumită zi sau dată?

Exemplu în format text

Stimate doamnă Mustermann,

Acum câteva zile v-am făcut o ofertă despre produs. trimite.

Am fi bucuroși să vă vorbim despre posibile acorduri contractuale. Ne-ar face plăcere să ne programăm cu dvs.

Ce zi și dată ți s-ar potrivi cel mai bine?
Preferă o anumită zi sau dată?

Cu salutări

Cereți politicos o întâlnire cu o oră

Ar fi posibil pentru dvs. pe 28 octombrie 2020 la 9.30 a.m.?
Ai putea planifica pe 28 octombrie 2020 la 9.30 a.m.?

Exemplu în format text

Stimate domn Mustermann,

Acum câteva zile v-am făcut o ofertă despre produs. trimite.

Am fi bucuroși să vă vorbim despre posibile acorduri contractuale. Ne-ar face plăcere să ne programăm cu dvs.

Ar fi posibil pentru dvs. pe 28 octombrie 2020 la 9.30 a.m.?
Ai putea planifica pe 28 octombrie 2020 la 9.30 a.m.?

Cu salutări

Cerere de programare: cazurile tipice

Prezentarea vânzărilor ca urmare a unei vizite la târg
Plângere cu un furnizor
Discutarea întrebărilor deschise despre un proiect
Renegocierea/renegocierea condițiilor

Trebuie avut grijă în astfel de cazuri. E-mailul nu trebuie să „se deghizeze” ca o simplă sugestie pentru o întâlnire, ci trebuie să respecte situația.

Programare „reală”:Programări sugerate - întâlnire cu dl.
Revendicare:Programare urgentă solicitată (= de fapt o comandă.)
Vizita de urmărire:Vrei o programare? sau: sugestie pentru o întâlnire de cunoaștere

Textul e-mailurilor trebuie să prezinte pe scurt motivul scrisorii sau scopul vizitei.

3 sfaturi pentru sugerarea și stabilirea programărilor

Doriți să setați data cât mai curând posibil. De aceea, doriți ca destinatarul să răspundă rapid la întâlnirea propusă. Cum faceți acest lucru fără a lăsa destinatarul?

Faceți o declarație clară Cu plăcere. Spuneți direct și direct ce doriți de la destinatar: Solicitare de sugestie pentru o întâlnire sau alegerea unei întâlniri, confirmare de întâlnire etc.
„Vă rog să-mi spuneți ce dată vi se potrivește”.
Dacă sunteți cu adevărat presat pentru timp, împărtășiți-vă politicos, dar ferm Termen limita Cu.
- Ați putea să-mi anunțați mâine seară programarea dorită?
Prioritate pe răspuns, nu îmbrăcați promisiunea numirii. Confirmarea programării este importantă, dar este mai important să puteți seta programarea rapid. Dacă datele propuse nu se potrivesc, destinatarul ar trebui să facă contrapropuneri. Este important să răspundă prompt.
„Vă rog să mă anunțați până mâine seară dacă puteți stabili una dintre aceste întâlniri. Dacă nu, aștept cu nerăbdare sugestiile dvs. alternative de întâlnire. "

Formulează o propunere de întâlnire: la formular

Indiferent dacă includeți datele sugerate în textul care rulează sau le enumerați este o chestiune de gust. Pentru majoritatea destinatarilor, este mai convenabil să citiți în mod clar propunerile de numire. Uneori se întâmplă ca informațiile din text să fie omise.

Dacă trimiteți mai mult de două date sugerate, scrieți-le într-o listă clară și imediat sub durata estimată. Apoi, toate informațiile solicitate se află într-un singur loc și pot fi citite de destinatar dintr-o privire.

Deoarece uneori astfel de e-mailuri sunt tipărite și prezentate șefului sau transferate pe un e-mail separat pentru șef. În ambele cazuri, este practic dacă toate informațiile de care are nevoie șeful sunt clar într-un singur loc și nu trebuie „selectate” din text.

Formulează o propunere de întâlnire: eșantion

Nu ca asta

Mai bine așa

Am dori să ne întrebăm dacă ne dați ocazia să vă prezentăm compania.

Am dori să ne prezentăm - compania noastră, punctele noastre forte, gama noastră de servicii.

Clasicul „prin prezenta” este tabu pentru corespondența contemporană. Pentru că dacă nu „cu asta”, ce altceva?

O alternativă inteligentă și neobișnuită la monotonia obișnuită.

Revenim la vizita dvs. la standul nostru și dorim să vă oferim o prezentare a companiei noastre în casa dvs.

În timpul conversației noastre de la Anuga, am avut impresia că ați dori să aflați mai multe despre noi și despre produsele noastre. Am fi fericiți să venim la dvs. și să vă convingem de produsele noastre și de fiabilitatea noastră.

O abordare foarte indirectă și formală. Destinatarului îi va fi greu să se adreseze acestora.

Aceasta este formulată într-o manieră încrezătoare în sine și contemporană. Îndrăznește să fii direct.

Domnul Meier mi-a cerut să fac o întâlnire cu dumneavoastră.

Peter Meier mi-a cerut să fac o întâlnire cu tine. Sau: Peter Meier ar dori să vă cunoască.

Scrierea „Herr” în locul prenumelui pare îndepărtată și, de asemenea, nu este actualizată. „Comisionat” sună prea mult ca la primirea comenzilor.

Menționarea prenumelui face propoziția mai agreabilă și „întrebat” face asistentul să pară mai egal.

Date sugerate în engleză și în alte limbi

Dacă corespondați cu alte țări, programările trebuie făcute și aici, fie pentru o conferință telefonică, fie pentru o întâlnire la fața locului. Am rezumat cele mai frecvente limbi și traduceri pentru dvs.

limba

traducere

Proposition de date/proposition de rendez-vous

5 greșeli frecvente atunci când faceți programări alternative

Alternativele de numire ar trebui clar și inconfundabil să fie comunicat. Evitați următoarele capcane:

Ați uitat o întâlnire - Cum să solicitați o întâlnire

De asemenea, este posibil ca programările să dispară din calendarele digitale din cauza unei erori tehnice.

În cele ce urmează, vă prezentăm două moduri de a cere politicos o întâlnire pe care ați uitat-o.

Cum să solicitați o întâlnire existentă

Stimate domn Mustermann,

am avut o problemă tehnică în companie. Din păcate, nu toate întâlnirile sunt înregistrate digital.

Ați fi atât de amabil încât să ne trimiteți programarea pentru că am fost de acord?

Mulțumesc foarte mult

Cu salutări

Așa o formulezi dacă ai uitat programarea

Dragă doamnă Mustermann,

Spre rușinea mea am uitat să notez programarea după apelul nostru telefonic.

Ai fi atât de amabil încât să-mi trimiți acest e-mail?

Mulțumesc foarte mult.

Cu salutări

Concluzie: Concentrați-vă asupra elementelor esențiale atunci când faceți o programare

Dacă trebuie să faceți programări de afaceri pentru angajați sau superiori, ar trebui să respectați cele trei elemente principale ale programării: menționați ocazia și data preconizată, oferiți întâlniri alternative dacă este necesar și nu uitați să încheiați invitația cu un îndemn la acțiune. O bună gestionare a terminalelor este emblema companiei.

În era comunicării digitale, întâlnirile și sugestiile se pierd rapid. Concentrați-vă asupra elementelor esențiale din e-mail și ajungeți la subiect cu „subiectul”. Deși programarea este una dintre sarcinile dvs. obișnuite de rutină ca secretar și asistent, nu ar trebui să vă pierdeți niciodată individualitatea. Adaptați-vă stilul de scriere la relația cu destinatarul.

Acest articol conține idei de formulare de la Claudia Marbach.

Întrebări frecvente: Cum să aranjați întâlnirile în mod competent și profesional

La ce ar trebui să fiu atent atunci când fac o programare?

Când faceți o programare, specificați clar locul și ora întâlnirii. Indicați data și ziua exactă a săptămânii și ora. În unele cazuri, durata programării este de asemenea relevantă.

Ce mediu ar trebui să aleg pentru a face o programare?

Nu există un răspuns unic la întrebarea când trebuie să scrieți un e-mail sau o scrisoare. Când contactați un solicitant, este o idee bună să decideți asupra mediului prin care comunicarea a fost tratată anterior. Cu toate acestea, dacă invitați un partener de afaceri la târg, o scrisoare pare mai serioasă.

Pot face o programare telefonic?

Dacă este urgent, este o idee bună să vă programați telefonic.

Cum acționez dacă vreau să fac o programare cât mai curând posibil?

Anunță-i politicos, dar ferm, că ești presat pentru timp. Lăsați-vă clar că trebuie să știți ce dată este potrivită. Indicați clar că un răspuns rapid este important pentru dvs.

Cum evit greșelile atunci când fac programări?

Adăugați ziua săptămânii când menționați data când faceți o programare. Se va observa mai repede dacă, de exemplu, faceți o greșeală într-o lună sau dacă corespondentul greșește. O greșeală la stabilirea unei întâlniri va fi descoperită mai repede cu „Miercuri, 18 martie” decât dacă ați făcut o programare doar până la „18 martie”. Martie ”vorbește.