În cele din urmă mai relaxat Cum învățăm să predăm sarcini - Business Insider
În cele din urmă mai relaxat: cum învățăm să predăm sarcini
Toată lumea poate lucra prin stres cu totul pe jumătate. Foarte puțini oameni pot delega și organiza în mod corespunzător. Cum funcționează în cele din urmă.
Arta frumoasă a externalizării
Ziua începe cu prima întâlnire cu clienții importanți, continuă la ședința internă, apoi evită scurt o criză - și toate acestea înainte de pauza de masă. Sarcinile reale pot fi apoi abordate cel mai devreme după-amiază. Și apoi capul este de obicei atât de epuizat încât concentrarea devine un cuvânt străin.
Pentru a nu pierde complet urmele lucrurilor și a rămâne în urmă în situația stresantă, ar trebui să învățăm să renunțăm cât mai repede posibil. Dar acest lucru este adesea mai dificil decât se aștepta și mulți oameni nu reușesc să delege corect. Nicole Renard știe cum să facă livrarea mai ușoară și mai productivă. În calitate de șef de conținut la Fiverr, o piață online pentru servicii independente, ea coordonează în mod regulat proiecte complexe. „Rolul meu de conducere include și recunoașterea a ceea ce pot face ceilalți mai bine decât mine și în ce moment puteți aduce experți la bord pentru a perfecționa rezultatul muncii.” Expertul arată cum externalizarea începătorilor își pierde teama de a renunța și sarcinile delega corect.
De ce nu putem renunța
Chiar dacă mulți oameni sunt mai mult decât fericiți să renunțe la sarcinile lor, care uneori se simt copleșitoare, organizarea nu este întotdeauna ușoară. Pentru că a renunța înseamnă, de asemenea, să înțelegeți corect sarcinile, să le delegați și, mai presus de toate, să le transmiteți persoanelor potrivite. Aceste aspecte ne împiedică de obicei să facilităm munca pe termen lung:
Cum să înveți să predai corect sarcinile
După primul pas, saltul nu mai este atât de dificil! Acest lucru este valabil și pentru trimiterea sarcinilor. Odată ce delegații au avut primele experiențe pozitive, vor fi jubilanți în interior cu privire la decizia lor. Și chiar înainte de primele rezultate bune de la freelanceri și angajați, există un succes inițial: lista de sarcini devine din ce în ce mai mică!
Dar ce ar trebui dat și ce nu. Nicole Renard are un sfat clar: „Înmân tot ce nu sunt expert în mine. Desigur, mă pot familiariza cu subiectele și pot dobândi noi abilități, dar acest lucru nu este doar consumator de timp, ci, de obicei, nu-mi aduce calitatea dorită. De altfel, voi fi sincer cu mine și mă voi concentra asupra punctelor mele forte. De asemenea, încerc să ofer cât mai mult din ceea ce pot, dar pe altcineva la fel de bine - sau mai bine. În acest fel mă pot concentra mai bine pe coordonarea persoanelor cu care lucrez și care sunt profesioniști în domeniile lor respective și astfel să păstrez imaginea de ansamblu. "
Nicole oferă noilor externalizări aceste sfaturi:
Diviziunea potrivită
„O greșeală obișnuită este că sarcinile sunt date în ansamblu. Dar sarcina mea este să descompun o sarcină în componentele sale într-un mod semnificativ și să găsesc expertul sau freelancerul potrivit pentru fiecare parte individuală ”, relatează Nicole. Deci, nu are niciodată sens să specificăm un proiect întreg. Dacă vrem să ne protejăm de pierderea excesivă a controlului și de greșelile neașteptate, ar trebui să ținem întotdeauna corzile în mână.
Briefing-ul potrivit
Când scrieți primul brief, devine rapid clar: nu este atât de ușor. Pentru că aici se creează liniile directoare pentru profesioniști sau colegi. Dacă se întâmplă greșeli, în cel mai rău caz, acestea vor fi incluse în lucrare. Atunci când scrieți un briefing, trebuie să vă întrebați întotdeauna ce informații aveți nevoie pentru a face față acestei sarcini. Dacă există timp, un briefing scris trebuie întotdeauna discutat oral din nou. Scrisoarea nu numai că poate pune întrebări importante, ci trebuie să descrie și sarcina în propriile lor cuvinte. Deoarece, de obicei, se pierde destul de mult pe drumul de la gânduri la text și la conversație.
Experții potriviți
Predă da, dar te rog nu doar oricui! Deoarece punctul principal al externalizării este că predăm sarcinile unor experți care, în caz de îndoială, pot face ceva mai bine decât noi înșine. Nicole recomandă, prin urmare, că „... este esențial să recunoaștem unde sunt competențele colegilor mei și ale mele. să identifice cine poate face ce este mai bun și apoi să decidă pentru ce abilități externe sunt necesare. " Dacă colegii nu pot străluci cu cunoștințele lor concentrate, este recomandabil să vă bazați pe profesioniști independenți care sunt experți în domeniul lor.
Momentele potrivite
Lucrul cu colegii sau freelanceri necesită multă comunicare și o coordonare strânsă. Prin urmare, acest timp ar trebui luat în considerare în orice caz. Prin urmare, externalizatorii ar trebui să comunice toate calendarele în mod clar și de înțeles și să nu le ascundă într-un text lung prin poștă. De asemenea, ar trebui să vă permiteți întotdeauna un tampon: data depunerii nu trebuie să fie termenul limită al proiectului. Poate ajuta, de asemenea, dacă profesioniștii și colegii obțin cel puțin o perspectivă aproximativă asupra proceselor - acest lucru le oferă și mai multă înțelegere pentru acorduri.
Comunicare corectă
Comunicarea corectă nu numai că joacă un rol important atunci când trimiteți sarcini. Lauda și critica ar trebui formulate clar și motivate în fiecare situație. Aceasta este singura modalitate prin care cealaltă persoană poate învăța de la ambele. Dar există și alte reguli, mai ales atunci când lucrezi cu colegi sau freelanceri. Dacă comunicarea se bazează exclusiv pe e-mailuri și apeluri telefonice scurte, expeditorii nu ar trebui să lase niciun mesaj fără răspuns. Chiar și un scurt e-mail de confirmare ar trebui să găsească drumul către căsuța poștală a destinatarului în timp util pentru a afișa „Sunt aici și nu te-am uitat”.
Gradul potrivit
După ce munca este înainte de muncă - ar trebui să luăm această frază la inimă atunci când trimitem sarcini. Pentru că numai atunci când discutăm proiecte ulterior și abordăm succesele și obstacolele, toți cei implicați învață pentru ordinele ulterioare de urmărire. În acest fel, toată lumea va obține succesul dorit mai rapid și mai ușor la următorul proiect și nu va lucra unul împotriva celuilalt.
Renunță sau renunță?
Da, trimiterea sarcinilor poate fi un mare economisitor de timp. Dar aceasta nu ar trebui să fie principala intenție a depunătorilor. Dacă delegăm sarcini, cu puțină abilitate ajung la experții potriviți și nu sunt procesate doar cu multă pasiune, ci și cu cunoștințe. Dacă vrem să predăm sarcini, ar trebui să ne amintim întotdeauna că, în cele din urmă, clientul sau compania ar trebui să fie mulțumiți de rezultat. Eul nostru nu își are locul aici și, cu puțin ghinion, ne aruncă într-un adevărat studiu de stres.