Nebunia în căsuța poștală Cele mai mari păcate prin e-mail
Vă amintiți cum am lucrat fără e-mail? Scrisorile erau dictate sau prescrise manual. Secretarul a discutat cu șeful care va primi scrisoarea ca o copie și despre modul în care trebuie formulat subiectul, astfel încât să poată fi găsit în sistemul de înregistrare. Astăzi, chiar și manageri și experți de rang înalt își scriu propriile e-mailuri - cu toate consecințele. Dna Eckhardt, fost consultant principal la Detecon, a compilat cele mai grave păcate prin e-mail.
Dar, înainte de a vă arunca în groapa păcatului prin e-mail, am dori să vă prezentăm cele mai populare supărări prin e-mail. Furnizorul de software social și de intranet Igloo Software a chestionat 2000 de angajați din companiile americane despre comportamentul lor de utilizare a e-mailurilor. Cele mai grave opt deranjamente prin e-mail au fost derivate din rezultatele sondajului.
Nebunia doarme în cutia poștală
Căutați cu disperare e-mailul despre oferta din ianuarie cu furnizorul XY din Elveția, unde ar trebui schimbate condițiile. Cu acest subiect, totuși, nimic nu poate fi găsit în înregistrarea dvs. electronică pentru acest subiect. Sunt supărați pentru că e-mail-ul încă stufă în căsuța de e-mail. Probabil că ați primit oferta de la colegul Müller ... dar ea a fost în vacanță în ianuarie ... apoi a fost reprezentantul ei, domnul Schmidt ... Nu veți găsi nimic sub Müller, nimic sub Schmidt, nimic în cadrul ofertei XY, Elveția.
Nu a mai rămas decât să verificați toate e-mailurile din ianuarie. Dacă puteți găsi e-mailul corect, acesta este garantat de doamna Meier, secretara doamnei Müller. Are data de 8 februarie, iar subiectul este „Oferta poloneză în afara acțiunii”. Textul spune că veți primi alternativ oferta de la compania elvețiană, deoarece compania poloneză nu îndeplinește cerințele. Puteți vedea, de asemenea, sugestii despre cum ar trebui schimbate condițiile.
Lanțul de corespondență cuprinde opt e-mailuri de la colegii expeditorului cu sugestii contradictorii. Așadar, scrieți un e-mail dur expeditorului și întrebați care este starea cea mai recentă pentru condițiile acestei oferte. Bine ați venit la nebunia zilnică pe care o oferim reciproc sub formă de e-mailuri!
Nerespectarea regulilor de e-mail creează costuri
Majoritatea managerilor s-au familiarizat cu regulile de bază ale comunicării în timpul instruirii lor. Ați aflat că toate comunicările au patru componente:
informațiile despre relație (cum mă ocup de omologul meu ca destinatar?),
un apel care privește dorința, ce efect poate avea comunicarea,
Autorevelare: Cum mă prezint, ce spune acest mesaj despre mine?
Comunicarea într-un context de afaceri servește scopului de afaceri. Trebuie să fie orientat spre obiective, să îmbunătățească performanța și să rezolve problemele. Exprimată în cifre, problema este următoarea: într-o companie 10.000 de angajați lucrează cu e-mail. Toată lumea pierde zilnic cinci minute de lucru productiv din cauza confuziei comunicării prin e-mail. Faceți calculul: la o rată de cost de 100 de euro pe angajat și 200 de zile lucrătoare, acest lucru are ca rezultat suma mândră de aproximativ 16 milioane de euro. Deci, ce e în neregulă?
1. Subiectul păcat
Expeditorul nu s-a gândit care ar trebui să fie subiectul exact. Fie oferta importantă elvețiană trebuie menționată și în subiect, fie trebuie trimis un e-mail separat cu oferta.
Subiectul este antetul unui e-mail - dacă acesta lipsește, destinatarul este pierdut: la primire, el sau ea nu știe despre ce este vorba, dacă este important, dacă poate lăsa problema în urmă. Dacă nu adaugă el însuși subiectul, are puține șanse să identifice rapid e-mailul ulterior. În plus, destinatarul va fi enervat de neglijența expeditorului, ceea ce îl obligă să meargă la lungimi suplimentare.
Obiceiul de a folosi e-mailuri vechi ca șablon pentru un nou e-mail către expeditor și de a nu schimba subiectul este, de asemenea, neplăcut. Expeditorul are avantajul că nu trebuie să caute adresa. Destinatarul se întreabă atunci ce legătură are vechiul subiect cu noul conținut - dacă deschide vreodată poșta, deoarece dacă vechiul subiect indică ceva care a fost tratat de mult, s-ar putea să-l repună în grabă și apoi crede că este la un moment dat depășit. În acest caz, aprecierea reciprocă ar fi cu siguranță echilibrată: „Nu vă voi citi e-mailurile dacă nu vă faceți griji să-mi adăugați subiectul corect la e-mailuri”.
2. Păcatul lanțului
Expeditorul nu a rezumat sau modificat modificările propuse. Lasă-l pe destinatar să vadă cum se descurcă! Dacă există mai mulți destinatari, ați înmulțit efortul - care contribuie la performanța companiei.
Redirecționarea lanțurilor de e-mail are, de asemenea, alte capcane: la redirecționarea rapidă, adesea nu se verifică dacă al treilea e-mail din partea de jos conține informații sau un comentariu pe care noul destinatar nu ar trebui să îl aibă. Fie pentru că aceste informații nu sunt treaba lui sau pentru că remarca i-ar putea face rău. Da, desigur, nu ar trebui să scrieți insulte sau observații clare în e-mailuri, deoarece acestea primesc picioare - dar nu numai primul expeditor, ci și expeditorul are responsabilitatea pentru ceea ce transmite. Acest lucru poate fi deosebit de picant atunci când vine vorba de lucrul cu clienții sau furnizorii, adică peste granițele companiei.
11. Folosiți caracteristicile programelor moderne de e-mail.
Rambursare: un e-mail trimis incorect sau fără atașament este apelat înapoi. Utilizați cu atenție, mai degrabă, verificați cu atenție mesajele înainte de a fi trimise. E-mailurile sunt adesea deschise rapid și nu pot fi apelate înapoi.
Răspuns automat: Funcția în afara biroului este foarte utilă și ar trebui folosită! Cu toate acestea, ar trebui să îl dezactivați rapid când vă întoarceți la birou.
Retrimiterea: uneori e-mailurile nu ajung niciodată la destinatar, de exemplu pentru că serverul de e-mail nu reușește. Cu funcția de trimitere, acestea pot fi trimise cu ușurință a doua oară. Înainte de a trimite, adăugați un comentariu precum „a doua încercare” în subiect.
Confirmare de livrare: Este plăcut, dar nu este absolut necesar. De asemenea, nu funcționează cu fiecare sistem de e-mail.
Citiți chitanța: De asemenea, este plăcut să aveți.
3. Mesajul de ping pong
Cazul special al lanțului este mail ping pong. Expeditorul și destinatarul își scriu degetele înainte și înapoi cu mai multe e-mailuri pentru a clarifica problemele dificile și, astfel, pentru a crea o anumită furie și disperare la alții. De ce să nu vorbim între noi la telefon? Vorbirea și contra-vorbirea pot fi adesea clarificate foarte repede.
4. Evitarea păcatelor
Expeditorul e-mailului din exemplul de mai sus a vrut să evite să-și petreacă propriul timp pentru a rezuma și coordona - dar acest lucru nu funcționează niciodată cu e-mailurile. Nici măcar nu-l încercați. Dacă sunt necesare rezumate, scrieți-le imediat și economisiți colegilor și șefilor e-mailurile primare de la echipa dvs. sau din discuția cu achizițiile.
Devine foarte rău atunci când executivii ocupați iau decizii prin e-mail. Oricât de clară ar fi situația, problema nu ar fi aterizat la nivelul șefului dacă ar fi fost ușor, pentru că atunci altcineva ar fi decis. De regulă, este vorba despre un subiect controversat și pentru aceasta este necesar să auziți toate părțile sincron în vorbire și contracurs. Persoana care nu a fost auzită sau ale cărei argumente s-au pierdut în lanțul poștal sau nu au fost înțelese este demotivată. Presupusul câștigător nu va fi fericit atunci când are nevoie ca colegul său să continue să lucreze împreună - și mai ales: Decizia ar putea fi suboptimă dacă nu este greșită.
Evitarea responsabilității prin e-mail este, de asemenea, un joc popular. Cu toate acestea, acest joc are doar învinși. Oricine scrie întotdeauna cu cea mai mare listă de corespondență posibilă realizează doar că, în final, nimeni nu se identifică cu subiectul și rămâne singur cu subiectul. Există întotdeauna destinatari care răspund la e-mailuri, chiar dacă au primit doar o copie, dar de fapt numai destinatarul direct este adresat. Este posibil să nu aibă chef să poarte o conversație prin e-mail cu 20 de persoane.
Gândirea, iresponsabilitatea structurală și lipsa de conștientizare a ceea ce se face în mod comunicativ și, uneori, lipsa de formare, au dus la o cultură a e-mailului în mare parte putredă. Semnele tipice de boală pentru o organizație care nu mai funcționează sunt, prin urmare, îngrijorătoare: „Primesc atât de multe e-mailuri încât nu mai pot să le citesc pe toate - să nu mai vorbim despre ele. Aștept până este atât de important încât să mă suni sau să discute subiectul este tratat în cadrul ședințelor. " Acest lucru este de înțeles uman din perspectiva persoanei în cauză. Impactul asupra culturii și motivației este fatal, dar subestimat. Responsabilitatea pentru transparență în orice fel de comunicare este, în cele din urmă, o valoare esențială în relația cu ceilalți. Cultura valorii este una dintre valorile intangibile din companie - fără ea aveți una în toți angajații ale căror minți și inimi sunt importante pentru rezultatele companiei. stand rău.
5. Smartphone-ul păcătuiește
Un smartphone care este folosit pentru a verifica e-mailurile în deplasare poate fi un instrument pentru îmbunătățirea performanței - sau un instrument al diavolului care crește stresul prin disponibilitate permanentă. Toate capcanele care există în comunicarea prin e-mail sunt, de asemenea, prezentate aici. Acest lucru este sporit de dorința expeditorului de a răspunde rapid și scurt. Aici există scurtări care fac ca neînțelegerile să fie foarte probabile, cu excepția cazului în care se acordă o atenție deosebită necesității destinatarului pentru a înțelege răspunsul.
Înțelegeți lanțurile de e-mail de pe telefonul dvs. smartphone? În nici un caz. Trebuie să derulați atât de mult încât sunteți sigur că veți renunța mai întâi.
Deschideți și citiți atașamente? Da, trebuie să fii foarte dur cu nerezonabilul.
E-mailul de la șef, aflat în prezent în străinătate, este: „Da, desigur”. Știi că a scris asta pe smartphone-ul ei. Din păcate, e-mailul de referință lipsește. Îți dezvăluie creierul despre ce hârtie de decizie i-ai trimis prin e-mail. Îți caută poșta. Durează mult. La un moment dat dai peste un e-mail al unui coleg care l-a copiat ca CC și care l-a întrebat pe șef dacă poate pleca în vacanță ca excepție pentru a închide luna. Aici a devenit, de asemenea, obișnuit să se facă fără majuscule - deoarece schimbarea este destul de obositoare. Acest lucru este, de asemenea, acceptat pe scară largă între utilizatorii acestei tehnologii. Totuși, trebuie să vă gândiți la cine să scrieți. Colegul care știe că stați la aeroportul din Japonia și care răspunde rapid înainte de check-in? Sau către CEO-ul clientului pe care tocmai l-ați câștigat?
6. SMS-ul sin aka WhatsApp sin
Și același lucru se aplică SMS-urilor ca și mesajelor WhatsApp: Excelent pentru mesajele scurte (primul S înseamnă și scurt!) De tipul: „Trenul întârzie două ore” sau „Vă rog să mă sunați din nou din cauza ofertei elvețiene”, dar nepotrivit pentru probleme mai complexe din mediul de afaceri. Și vă rugăm să nu utilizați abrevierile preluate din limbajul tinerilor într-un context de afaceri! Modul în care comunici cu prietenii sau copiii este o chestiune diferită.
Eticheta de e-mail de pe intranet este inutilă
Acum, o serie de companii au o etichetă de e-mail pe intranet. Cu toate acestea, foarte puțini angajați îl cunosc. Nu este de nici un folos, deoarece nimeni nu aderă la el. Și nimeni nu aderă la el, deoarece în special executivii dau un exemplu prost și, prin urmare, nerespectarea nu este sancționată. Exemplul dvs. de sus din ierarhie este mai puternic decât regulile frumos formulate. Pentru că cum s-a stabilit traficul de poștă ca mijloc comun de comunicare corporativă? Folosind acest mediu - și numai prin acest mediu - pentru a-l invita pe șef la întâlnirile sale.
Comunicare prin e-mail: șeful trebuie să devină un model
Dacă sunteți de părere că transparența în comunicare promovează semnificativ eficiența și eficacitatea în compania dvs., adică vă simțiți responsabil pentru claritatea e-mailurilor dvs., nu mai comiteți toate păcatele enumerate mai sus. Convinge-ți șeful și colegii de conducere reacționând (moderat) la păcatele colegilor tăi - în special cu mesaje I despre autodezvăluirea expeditorului și ce înseamnă comportamentul său de comunicare pentru aprecierea relației.
În ceea ce privește angajații dvs., aveți ocazia să răspundeți la păcate printr-o declarație clară - dar vă rog privată. Asta înseamnă, de preferință nu prin e-mail! Convingeți cei responsabili din compania dvs. care organizează cursuri de instruire că comunicarea prin e-mail este într-adevăr un subiect pentru formarea angajaților, poate chiar în contextul discuțiilor de valoare. Este posibil ca CEO-ul dvs. să fie câștigat ca un sponsor puternic și să acorde subiectului importanța necesară din partea de sus. Dar continuați să vă măcinați dinții atunci când clienții săvârșesc toate păcatele enumerate - cu excepția cazului în care sunteți antrenorul de comunicare plătit pentru ei.