Stabiliți prioritățile în funcție de urgență și importanță
Urgența și importanța determină prioritățile
Stabilirea priorităților înseamnă mai întâi să faci cele mai importante lucruri. Cu toate acestea, acest sfat este de foarte puțin ajutor atunci când o revărsare de sarcini aparent urgente se revarsă peste noi în fiecare zi. Articolul arată de ce sarcinile urgente pot fi un semnal de avertizare și cum puteți crea mai mult timp pentru lucrurile cu adevărat importante. În plus, este prezentată metoda Eisenhower, care este destinată să faciliteze prioritizarea pe baza criteriilor de urgență și importanță.
Urgență și importanță:
Criteriile prioritare prin excelență!
Pentru a stabili priorități în mod sensibil, trebuie să evaluați sarcinile viitoare pe baza criteriilor. Urgență și importanță nu sunt singurele caracteristici pentru îndeplinirea sarcinilor care trebuie realizate în ordinea optimă. Dar sunt atât de importante încât ar trebui să fie punctul de plecare pentru toate eforturile de stabilire a priorităților. Să aruncăm o privire mai atentă mai întâi asupra termenilor și apoi să testăm utilizarea lor cu exemple specifice.
Urgenţă:
Criteriul de urgență se referă la aspect temporal. Mai exact: există un termen pentru o sarcină care se termină într-un moment clar definit în timp. Declarațiile de impozite, termenele limită de depunere a cererilor, examenele și multe dintre sarcinile de zi cu zi de la locul de muncă au astfel de „termene”.
Ori de câte ori există încă destul timp, o chestiune nu este urgentă. Dar este clar că chiar și cea mai lungă perioadă de timp disponibilă se micșorează constant - și urgența crește treptat în consecință.
Exemple:
Declarația fiscală trebuie depusă în trei zile; în caz contrar, există riscul unei estimări a veniturilor/impozitelor care trebuie plătite.
Durerea de dinți este vizibilă; ultima vizită la dentist a fost acum doi ani.
O conductă de apă izbucnită a transformat apartamentul într-o zonă umedă aseară.
Importanţă:
Când vine vorba de importanță, lucrurile devin puțin mai complicate. Există mai multe motive pentru aceasta. Importanța se referă întotdeauna la dimensiunea efectelor care pot fi așteptate de la o anumită acțiune. Efectele viitoare, totuși, sunt întotdeauna pline de un anumit grad de incertitudine - în multe cazuri nu este posibil să se prevadă exact cum va veni.
Cu toate acestea, se pot trage concluzii utile dintr-o combinație de experiență și bun simț. Importanța poate însemna două lucruri: Pe de o parte, sub forma „îmbunătățirii”. Sportul și o alimentație bună îmbunătățesc sănătatea și performanța. Cei care fac o treabă bună își pot îmbunătăți oportunitățile de avansare în carieră.
Pe de altă parte, importanța poate fi exprimată și prin faptul că sunt prevenite evoluțiile negative - și costurile asociate. Închideți-vă în mașină pentru a evita probleme cu poliția și răniri grave. Termenele trebuie respectate pentru a evita penalitățile contractuale sau alte costuri evitabile.
Exemple:
Toate documentele și chitanțele pentru declarația fiscală au fost depuse într-un dosar pe tot parcursul anului; În mod tradițional, declarațiile fiscale se fac într-un weekend din ianuarie.
În cazul unei vizite de rutină la dentist, următorul program de check-up va fi stabilit.
Unul planifică un weekend-surpriză pentru partener. Ocazia este ziua nunții.
Important, urgent sau ambele?!
Ori de câte ori totul este de urgență, ar trebui să fie atent
Ar fi trebuit să observați că exemplele de urgență de mai sus sunt de asemenea importante. În orice caz, prelucrarea întârziată ar avea consecințe (potențial) grave. Totuși, devine clar că nici declarația fiscală, nici problemele dentare nu ar fi trebuit să devină urgente! Neglijența în programare și amânarea au fost probabil cauzele. Ce se poate deduce din aceasta?
Important ar trebui să fie cât mai rar posibil!
Sarcinile importante sunt, prin definiție, o mare greutate în efectele lor. În consecință, acestea ar trebui tratate cu grija și conștiinciozitatea necesare. Nu este recomandat să vă relaxați cu declarația fiscală! „Lucrurile mici” pot muta cu ușurință în probleme grave.
Programarea la medicul dentist este uitată sau pur și simplu ignorată. Dacă aveți o durere de dinți ușoară, luați pastile pentru durere timp de o săptămână. În cele din urmă există un tratament de canal sau chiar proteze scumpe. Toate necazurile ar fi fost ușor de evitat. Chiar și atunci când depuneți o declarație fiscală, nimeni nu se poate scuza de a fi surprins de numire. La început aveai tot timpul din lume.
În cele din urmă, dacă doriți să faceți treaba „exact la timp”, nu este nevoie de mult pentru a vă confrunta cu probleme de timp serioase: probleme de PC, boli etc. - brusc trebuie să luptați pe mai multe fronturi în același timp. Ar fi fost ușor de prevenit. Programările, listele de sarcini și planificarea adecvată împiedică totul să devină brusc urgent și diferite termene ne fac să ne temem.
Desigur, există și situații în care lucrurile importante sunt, de asemenea, urgente. Astfel de sarcini au întotdeauna o prioritate foarte mare. Nu totul poate fi planificat, iar securitatea absolută este o iluzie. Se întâmplă din nou și din nou că, în ciuda tuturor considerațiilor de planificare și preliminare, trebuie să se joace „pompieri”. Dacă un membru al familiei sau dumneavoastră vă îmbolnăviți brusc, acesta ar fi un astfel de caz. Multe situații sunt concepute în slujbă, care erau imprevizibile și trebuie clarificate/remediate imediat.
Cu toate acestea, starea de urgență pentru astfel de „sarcini de stingere a incendiilor” ar trebui să fie excepția și nu regula! În caz contrar, va exista un stres constant și imaginea de ansamblu se va pierde. La urma urmei, te împiedici de la dezastru la dezastru și reacționezi doar în loc să abordezi problemele structurale de la rădăcinile lor.
Nu important, dar urgent -chiar există?!
Da este! O mare parte a tulburărilor de zi cu zi ne este adusă cu mare accent. O mare parte din aceasta este complet inutilă și irelevantă.
Exemple:
Apeluri de telemarketing care nu vă interesează.
„Probleme” de la colegi pentru care nu sunteți responsabil și care ar putea să le rezolve singuri.
Procesele-verbale ale unei ședințe trebuie luate (este clar că nimeni nu o va citi vreodată).
Există întotdeauna cineva care așteaptă ceva de la tine. Cu toate acestea, beneficiile sunt adesea menținute în limite foarte ușor de gestionat. Prin urmare, ar trebui să vă gândiți cu atenție la cum să ieșiți din astfel de situații fără a pierde timpul inutil.
În cel mai bun caz, puteți arunca astfel de pierderi de timp sub masă, deoarece oricum nimeni nu le observă. În celelalte cazuri, totuși, ar trebui să limitați timpul petrecut la minimum. Poate că și unele lucruri pot fi delegate.
Există o lipsă de urgență și de importanță?Doar w de ex. cu el!
Ar trebui să se petreacă cât mai puțin timp posibil pentru astfel de sarcini. Desigur, există rutine din secțiunea „Am făcut-o întotdeauna așa!”, Dar și aici este ușor să le ignorăm. De obicei, există mai multe lucruri de făcut care justifică faptul că nu o faci.
Înainte ca a doua parte a articolului să se ocupe de metoda Eisenhower, care este adesea recomandată în gestionarea timpului, vreau să dau câteva recomandări care să faciliteze cu adevărat viața și să susțină eforturile de stabilire a priorităților.
Înregistrați toate sarcinile care trebuie realizate în scris cu (cheltuielile de timp estimate și termenul limită). Timpul în care trebuie să înceapă procesarea este notat în calendar cu timpii tampon.
La începutul zilei a) priviți calendarul = ce trebuie făcut ca să nu devină nici măcar urgent și b) ce are cele mai mari efecte (pozitive)?
O recomandare a lui Zach Davis ar trebui să încheie prima parte a articolului:
„Dacă doriți să vă creșteți productivitatea, de multe ori pe zi vă puneți întrebări de genul: Cât de importantă este această sarcină? Ce efect am cu această activitate? Care este rezultatul? "
Urgență și importanță cu
stăpâniți matricea Eisenhower?
În literatura consultativă se susține adesea că așa-numita matrice Eisenhower (cunoscută și sub numele de principiul Eisenhower) ar contribui la abordarea sistematică a sarcinilor în funcție de prioritatea lor. Dar să vedem mai întâi structura matricei.
Există două axe, fiecare reprezentând gradul de importanță și urgență. Este subdivizat în doar două niveluri, astfel încât sunt create patru sectoare, etichetate de la A la C. Apropo, există un șablon mai atractiv disponibil pentru descărcare aici.
Sectoarele matricei Eisenhower
Sectorul A: important și urgent
Desigur, aceste sarcini trebuie să ajungă în partea de sus a agendei și, prin urmare, trebuie abordate imediat. Crizele de orice fel nu sunt neobișnuite aici.
Exemple:
80 la sută dintre colegii din departament au contractat intoxicații alimentare din cauza consumului în cantină. Organizați o echipă de urgență din alte departamente pentru a respecta termenul limită pentru o comandă importantă.
Sectorul B: important dar nu urgent
Tot ceea ce este important, dar care trebuie făcut fără presiune în termeni de timp, aparține acestui domeniu. Acțiunile care promovează atingerea obiectivelor fac parte din acest domeniu - mai presus de toate, obiectivele pe termen lung (de viață) ar trebui menționate aici, deoarece acestea se pierd cu ușurință în activitatea agitată de zi cu zi.
Deoarece sarcinile B sunt cruciale pentru succesul pe termen lung, ar trebui să le considerați cu siguranță în mod adecvat din punct de vedere al timpului! Dar tocmai pentru că nu sunt urgente, cineva este deseori tentat să le pună pe spate. Dar tocmai acest comportament creează mai devreme sau mai târziu probleme care ar fi putut fi evitate.
Exemple:
O prezentare la locul de muncă cu supervizori importanți prezenți ar putea fi un pas important în promovarea intenționată.
Sectorul C: urgent - dar nu important
Aici ar trebui să delegați dacă este posibil sau să spuneți nu imediat. Exemple pentru acest sector au fost deja date mai sus. (Marketing prin telefon, procese verbale inutile de întâlniri și groază de discuții mici)
Sectorul D: nici urgent, nici important
Este de fapt atât de clar că astfel de „sarcini” sunt cel mai bine ignorate sau ar trebui să meargă direct la coșul de gunoi.
Exemple:
Critică:
Utilizează cu adevărat cineva această parte?
Recunosc: nu sunt foarte convins de metoda Eisenhower. Acest lucru nu are nicio legătură cu faptul că nu există nicio dovadă că generalul și mai târziu președintele Dwight D. Eisenhower au avut vreo legătură cu această metodă. Câteva alte aspecte mă deranjează mult mai mult.
Este structurat foarte aproximativ și forma sa devine rapid confuză. Contribuția a arătat, de asemenea, că delimitarea accentuată dintre urgent și important (așa cum ar trebui făcut cu principiul Eisenhower) nu este lipsită de probleme. Numai cei care se ocupă mai întâi intens de obiectivele lor sunt de fapt capabili să-și recunoască importanța.
Matricea este, de asemenea, foarte puțin utilă pentru lucrări concrete asupra sarcinilor care apar. Mi se pare prea abstract și static. În zona creativă și mai ales atunci când lucrezi în echipă, metoda este probabil prea rigidă și nu servește nici complexității, nici dinamicii câmpului de lucru.
Ce utilizare suplimentară oferă că o listă extinsă de sarcini nu-mi aduce? Dacă introduc termene și volumul de muncă estimat într-o astfel de listă, am informații specifice despre programul meu. Mai concret și mai bine de utilizat decât cu o reprezentare care este decorativă, dar utilă doar într-o măsură limitată, cu cele două dimensiuni de urgență și importanță.
Concluzie:
Oricum, dați o șansă metodei!
Desigur, ar trebui să oferiți în continuare metodei o șansă. Metoda potrivită este cea care funcționează individual. Și nu în ultimul rând, este și o chestiune de gust cum arată implementarea grafică. Unul dintre punctele forte ale metodei ar putea fi, de exemplu, faptul că anumite deficite devin evidente.
Cineva care întârzie în mod cronic și al cărui sector A este, prin urmare, izbucnit în cusături poate vedea clar că „operațiunile de pompieri” permanente (urgența și importanța coincid adesea) sunt în mare parte auto-provocate. În decursul timpului, metoda ar trebui să ajute la curățarea sectorului A și astfel să câștige mai mult timp pentru sectorul important B. Există, de asemenea, o sensibilizare pentru „pierderile de timp” complet inutile.
În general, se recomandă insistent să nu pierdeți niciodată din vedere cele două categorii de urgență și importanță. Cu metodele potrivite (cuvânt cheie: planificare), urgența este destul de ușor de controlat. Pentru problema importanței - un termen subiectiv și adesea greu cuantificabil - problema pare mai complicată.
Obiectivele și valorile trebuie redefinite și puse la îndoială din nou și din nou. Capacitatea de a acorda prioritate bine este în cele din urmă un proces de învățare pe tot parcursul vieții.
* Notă despre reclamele Amazon
Din motive de completitudine și pentru informații: reclame sau cu asteriscuri (*) linkurile de produse marcate pe această pagină aparțin programului partener Amazon. Dacă faceți clic pe un astfel de link și apoi cumpărați ceva, probabil că nu mă veți îmbogăți - dar voi primi un mic comision;-Desigur, nimic din toate acestea nu are niciun efect asupra prețului de achiziție. Link-urile sunt produse selectate în mod deliberat, pe care eu adesea le dețin. Pe scurt: sugestii interesante de cumpărare cu referințe apropiate la postările de pe blog.