Telefonare Răspuns corect la apeluri în birou -

Sfaturi pentru salut

Pentru prima impresie nu există a doua șansă. Concentrați-vă toată atenția asupra conversației și fiți prietenoși.

Zambeste, te rog
Zâmbește chiar înainte de a ridica telefonul. Un zâmbet îți face vocea mai prietenoasă.

Lasă soneria să sune de două ori
Lăsați telefonul să sune de două ori înainte de a ridica receptorul. Apelantul nu se așteaptă să răspundeți imediat.

Companie, prenumele și prenumele dvs., salut
Mai întâi menționați numele companiei dvs., apoi prenumele și prenumele. Apelantul nu înțelege adesea corect primele cuvinte. Întrucât vă sună în mod specific companiei, se așteaptă ca numele companiei să fie menționat. Apelarea prenumelui dvs. este personală și plăcută. Deschideți conversația cu un „Bună ziua!” Sau cu salutul obișnuit.

Fără fraze goale
La sfârșitul salutului, nu folosiți fraze goale precum „Ce pot face pentru tine?”, Care nu are sens și sună ca un însoțitor.

Îmbunătățiți vocea și limbajul

Stai pe spate și relaxează-te în timp ce vorbești. Asta face ca vocea să sune mai plină și mai profundă.
Gesticulează calm în timp ce vorbești. Apelantul nu vă poate vedea, dar vă face vorbirea să sune mai plină de viață.
Când ești obosit, ridică-te în picioare pentru a vorbi la telefon. Acesta este modul în care vocea ta sună plină de viață.
Vorbește germana standard cât mai bine poți. Dialectul nu este o problemă dacă puteți fi înțeles bine.

Sfaturi pentru conversație

Când te-ai prezentat, lasă apelantul să își spună cuvântul. Apelantul se va prezenta și va explica motivul apelului. Ascultați cu atenție, puneți întrebări dacă nu înțelegeți ceva și repetați informații importante.

luând notițe
Ia notițe în timpul conversației. Notele dvs. sunt create corect dacă răspund la următoarele întrebări: Cine a sunat? Despre ce era vorba? Ce s-a convenit?

Amintiți-vă numele apelantului
Notați atât numele, cât și prenumele apelantului. Acest lucru funcționează bine în corespondența ulterioară. Dacă nu ați înțeles numele, folosiți timpul prezent când întrebați „Care este numele dvs.?” Solicitați apelantului să scrie un nume care nu este zilnic.

Grad academic
Dacă apelantul are o diplomă academică, adresați-vă cu: "Herr Doktor Hinz", "Frau Professor Kunz".

Adresați-vă apelantului după nume
Adresați-vă apelantului după nume. Cu toate acestea, nu folosiți numele prea des, va părea intruziv. Două ori sunt suficiente: la început și când ne luăm la revedere. Puneți numele la sfârșitul propoziției: „Vă trimit materialul de informare mâine, domnule Schuster!”

Conectați
Când vă conectați la un coleg, dați apelantului numele și prenumele colegului la care vă transferați. „Vă voi conecta acum la Michaela Klein, managerul nostru de resurse umane”.

Formulează pozitiv
Evitați frazele negative și spuneți-le pozitiv. În loc de „Din păcate, nu știu”, mai bine „Voi afla mai multe și voi suna înapoi”. În loc de „Nu mai săptămâna asta”, mai bine „Probabil săptămâna viitoare”.

Încheierea conversației

După ce conținutul apelului telefonic a fost încheiat, puteți încheia politicos apelul. Aveți mai multe opțiuni pentru aceasta:

Sumați
Rezumați din nou conținutul conversației: „Pot să rezum din nou pe scurt: ...”

Să-i mulțumesc
Mulțumesc persoanei cu care vorbiți pentru că a sunat: „Vă mulțumim că ne-ați vorbit, am notat totul”.

cere
Puneți o întrebare închisă pe care apelantul poate răspunde doar da sau nu: „Putem rămâne așa?”

Asigura
Promiteți-i apelantului că veți avea grijă de solicitarea lui: "Bine, eu o să mă ocup imediat!"