1.4 Cum să vă gestionați e-mailul mai eficient
1. Potopul informațional
Datorită diferitelor utilizări ale internetului, circulația informațiilor a devenit abundentă și ușoară. Compania ierarhică este înlocuită de compania „rețea”. Această nouă realitate informațională are multe avantaje, dar îi confruntă pe toți cu un „potop de informații” pentru care mintea lor nu este întotdeauna pregătită. În fața acestei pletore, de fapt, vechiul model de raționament care constă în dorința de a citi totul, de a face totul, este repede pus în vina. Astăzi, studiile efectuate confirmă faptul că volumul de informații care străbate jucătorii depășește cu mult capacitatea lor reală de absorbție.
Numerele sunt acolo pentru a confirma:
- 10.000 de miliarde de e-mailuri sunt schimbate anul acesta în întreaga lume.
- Unul din doi francezi este conectat la Internet (25 de milioane de utilizatori de internet în septembrie 2005).
- 92% dintre angajații francezi folosesc e-mailul zilnic.
- Un executiv primește între 200 și 1.200 de e-mailuri pe săptămână.
- 23% din mesajele din cutiile poștale profesionale sunt mesaje personale (inclusiv spam 50% din e-mailurile companiei care nu au legătură cu locul de muncă (studiu Mirapoint).
- 86% dintre francezi își citesc e-mailurile imediat ce le primesc, comparativ cu 50% pentru britanici și italieni (studiu PalmOne).
În fața unei asemenea abundențe, devine necesară schimbarea modului în care procesăm informațiile concentrarea raționamentul după prioritate. Unele instrumente simple pot fi propuse pentru a optimiza acest proces.
2. Nevoia de noi instrumente cognitive: sistemul ACTE
Informațiile nu sunt omogene. Ea poate cunoaște imediat mai multe destinații:
- Un ACT ca: Este vorba despre păstrarea informațiilor pentru transformă-l în ACȚIUNE. În acest sens, cel mai bun sistem de clasificare este atunci sistemul cronologic. este vorba de clasificarea informațiilor pentru a le găsi la data la care trebuie procesate.
Outlook vă permite să atribuiți atât un cod de culoare care să indice gradul de urgență și importanța unei acțiuni, cât și să setați o dată de reamintire. Codurile de culoare constituie apoi o alertă vizuală și permit utilizatorului să fie alertat vizual.
După plasarea mouse-ului peste mesaj, acesta devine albastru și pot fi utilizate două funcții:
- făcând clic pe filă „acțiuni” avem posibilitatea de a atribui un cod de culoare în funcție de gradul de urgență al acțiunii și posibilitatea de a atribui o dată pentru acțiune.
- făcând clic pe butonul din dreapta al mouse-ului, apare un meniu derulant. Alegeți fila „opțiuni” care vă permite să atribuiți un nivel de prioritate scăzut, normal sau ridicat sarcinii.
Consultând cutia poștală în fiecare zi, vom găsi în partea „Ziua” sarcinile care au fost preselectate pentru a fi îndeplinite în ziua fixată. Atribuirea unei date pentru acțiune asociată unui mesaj transformă mesajul într-o sarcină de făcut și poate da naștere la o nouă sortare atunci când consultați partea "agendă" a zilei Outlook.
- C pentru CLASIFICARE: Anumite informații ar putea da naștere imediat la o clasificarea tematică. În acest caz, nu este vorba de clasificarea informațiilor după dată, dar după temă. Pentru aceasta, este important ca fiecare utilizator să definească mai întâi o listă de fișiere cheie corespunzând funcțiilor sale, proiectelor sale, obiectivelor sale. Această listă de fișiere cheie trebuie să fie în legătură directă cu fișierele instalate fizic în cabinetul de fișiere tematice, unde este din nou preferabil să folosiți așa-numitele coduri alfa-numerice și/sau culori pentru a identifica familiile tematice și subfamilii.