4 sarcini de birou în care software-ul sevDesk face treaba pentru dvs.
Ca start-up, aveți două opțiuni atunci când vine vorba de contabilitate: faceți-o singur sau faceți-o. În timp ce prima opțiune necesită timp prețios, un contabil cu normă întreagă costă bani. Ambele resurse sunt de obicei restrânse pentru fondatori. Pe de altă parte, ce zici de o opțiune care vă poate economisi timp și bani?
Un software de contabilitate digital precum sevDesk vă sprijină în toate fazele începerii afacerii și vă poate scuti permanent de munca de birou enervantă. Modul în care funcționează în detaliu este explicat mai jos de către producătorii sevDesk care utilizează sarcinile zilnice de contabilitate la birou.
Drumul de la contabilitatea clasică la cea digitală ...
Înainte de a vă arăta cum ar trebui să arate contabilitatea astăzi, o scurtă privire înapoi. Îți mai amintești cum s-a făcut contabilitatea până acum câțiva ani? Chitanțele de hârtie erau stocate în dosarul notoriu pendul. Facturile digitale au fost tipărite și au ajuns în același dosar. Acest lucru trebuia să fie disponibil contabilului până cel târziu la sfârșitul trimestrului, care la rândul său a digitalizat documentele și le-a transferat în sistemul IT propriu al companiei. Abia atunci a avut loc analiza de afaceri a datelor, pe baza căreia puteau fi luate decizii de afaceri.
Astăzi această imagine s-a schimbat. Digitalizarea a schimbat contabilitatea. Nu doar digital, ci și automat - acesta este viitorul și în unele locuri deja prezentul. Software-ul de contabilitate digital de la sevDesk vă ajută zilnic la birou, vă ușurează unele sarcini enervante și vă scutește complet de alte pierderi de timp.
# 1 pregătirea cotațiilor și facturilor
Oferiți, comandați și, în final, factura - într-un mod simplificat și idealizat, comunicarea dintre dvs. și clienții dvs. ar trebui să aibă loc la nivel de contabilitate. În primul rând, se creează o ofertă, pe care clientul o confirmă printr-o comandă. Clientul primește apoi produsul sau serviciul și factura în același timp. Cu sevDesk obțineți software care vă ușurează munca în acest proces. Au trecut vremurile în care ofertele și facturile trebuiau create manual cu MS Excel sau Adobe InDesign și apoi trimise manual.
Acesta este modul în care funcționează instrumentul de cotare
Cu sevDesk, crearea și trimiterea ofertelor durează doar câteva secunde cu puțină rutină. Dacă au fost create în prealabil șabloane de text adecvate (textul antetului cu textul de întâmpinare și textul subsolului cu formula de închidere), trebuie să selectați doar clientul și produsele corespunzătoare din baza de date integrată. SevDesk se ocupă de restul și creează automat o ofertă pe care o puteți trimite prin poștă sau e-mail sau pur și simplu tipăriți și descărca. După primirea comenzii clientului, oferta poate fi convertită direct într-o factură. Cu aplicația sevDesk (pentru Android și iOS), ofertele și facturile pot fi ușor create și trimise din mers.
Apoi creați factura
Un modul pentru facturi este indispensabil în software-ul contabil modern. Cu sevDesk, facturarea este intuitivă și ușoară. Dacă oricum factura nu a fost convertită din ofertă, aveți nevoie doar de câteva secunde aici. Facturile sunt create în același mod ca ofertele. Alegeți clientul și produsul, gata. În funcție de locația clientului, există și șabloane de facturare în 6 limbi diferite. Puteți încărca singuri propriile machete și articole de papetărie individuale sau le puteți crea de către echipa sevDesk. În urma creării facturii, aveți mai multe opțiuni. Facturile pot fi trimise clientului prin e-mail sau trimise direct din sistem prin poștă la 0,89 EUR. Dacă acest proces este prea automatizat pentru dvs., puteți descărca factura creată în mod tradițional sau o puteți imprima și transmite manual clientului.
O caracteristică suplimentară utilă la generarea unei facturi este adăugarea unui cod QR individual. În cazul facturilor trimise prin poștă, clienții dvs. au opțiunea de a scana codul cu smartphone-ul și de a transfera digital factura pe telefonul mobil. Codurile QR pot fi create pe toate documentele sevDesk (inclusiv oferte sau mementouri) și redirecționate întotdeauna la versiunea digitală respectivă.
# 2 recunoașterea primirii și interfața bancară
Antreprenorii cu experiență vor putea cu siguranță să înțeleagă prea bine cât de obositor poate fi colectarea documentelor într-un dosar. Dar această procedură este un lucru din trecut.
Recunoașterea automată a primirii
Cu sevDesk, chitanțele și facturile primite pot fi colectate digital. Documentele corespunzătoare sunt introduse în program de pe computer utilizând drag & drop. Dacă programul dvs. de e-mail are o interfață configurată cu sevDesk, documentele sunt chiar redirecționate automat. Odată ajuns în software, documentele sunt analizate cu ajutorul așa-numiților algoritmi de învățare automată (inteligență artificială). Analiza are ca rezultat o clasificare, combinată cu o rezervare automată. Lucrul practic este că sistemul învață. Cu cât sunt înregistrate mai multe documente, cu atât sevDesk mai fiabil va clasifica datele viitoare ale documentelor.
Și ce se întâmplă cu facturile pe hârtie? SevDesk are o soluție și aici. Cu aplicația sevDesk, chitanțele pot fi ușor fotografiate. Întregul lucru se numește sevScan și asigură faptul că facturile sunt digitalizate și, datorită recunoașterii automate a textului, sunt înregistrate și rezervate corect.
Chitanțele de hârtie pot fi fotografiate cu ajutorul sevScan și încărcate în software-ul de contabilitate (sursa imaginii: sevDesk).
Servicii bancare online integrate
Conectarea sevDesk cu un cont bancar facilitează procesul contabil în mai multe moduri. Pe de o parte, această formă digitală de contabilitate vă scutește de a transfera manual facturile scadente. Puteți plăti automat și, dacă este necesar, chiar specifica un termen de plată. Aceasta înseamnă că reducerile sau reducerile pot fi solicitate de la furnizori individuali sau parteneri de afaceri. Dar nu numai plățile sunt automate.
Desigur, sevDesk înregistrează și plățile primite. Folosind factura sau numărul de referință corespunzător, software-ul modifică starea facturii de ieșire corespunzătoare din cea plătită. În același timp, este înregistrat numărul de client corespunzător. Depozitele și retragerile automate au pus capăt procesului de verificare a extraselor bancare care consumă mult timp. SevDesk vă arată dintr-o privire ce facturi primite mai trebuie plătite și care facturi de ieșire au fost plătite invers. Interfața bancară poate fi configurată în prezent pentru peste 3.000 de bănci. Banca dvs. este cu siguranță una dintre ele.
# 3 Evaluări zilnice și notificare automată avans TVA
În calitate de fondator, trebuie să luați decizii în fiecare zi. În mod ideal, acest lucru nu se face din intestin, ci pe baza statisticilor interne. sevDesk este un software de contabilitate care vă prezintă informațiile relevante pe un platou de argint.
Evaluări corecte la zi
Pe baza facturilor de intrare și de ieșire, sunt create evaluări zilnice. Acestea vă arată profitul fie pe baza EÜR (contul de venit-surplus), fie pe baza declarației de profit și pierdere (contul de profit și pierdere). Pe baza acestui fapt, aveți un domeniu de acțiune și de luare a deciziilor pe termen scurt mai mare. Cu sevDesk vă va fi mai ușor să vă păstrați viziunea antreprenorială.
Pe baza calculului venit-surplus, veți primi evaluări zilnice (Sursa imaginii: sevDesk).
Sfârșitul prelungirilor de termen permanente
Ca start-up, veți fi confruntat cu prelungirea permanentă a perioadei de depunere a declarației TVA în avans. Și asta se încheie cu sevDesk. Creați date unice referitoare la impozitul pe vânzări în software, sevDesk face restul pentru dvs. În limbaj simplu, acest lucru înseamnă: preînregistrarea TVA este creată automat din venituri și cheltuieli și poate fi trimisă direct la fisc cu un clic.
Declarația TVA în avans este creată automat cu sevDesk (Sursa imaginii: sevDesk).
# 4 Interfață cu consilierul fiscal
Comunicarea cu consultanții fiscali poate fi, de asemenea, o pierdere de timp, în special spre sfârșitul anului comercial. Ineficiența de a transporta documente către consilierul fiscal în dosare sau de a le pune la dispoziție în propria companie nu trebuie explicată mai în detaliu. sevDesk facilitează acest proces în mai multe moduri. Pe de o parte, toate datele sunt disponibile digital. Pe de altă parte, este suficientă o interfață corespunzătoare cu consilierul fiscal de încredere și se poate stabili deja ce documente trebuie trimise consilierului.
Toate facturile de intrare și de ieșire sunt convertite într-un export DATEV compatibil pe care orice birou fiscal îl poate importa în sistemul lor. Datorită comunicării simplificate, economisiți timp prețios. Și consilierul dvs. fiscal are mai puțină muncă, deoarece datele sunt pregătite în formatul corect. Alternativ, puteți chiar să lăsați consilierul dvs. fiscal să lucreze direct în sevDesk. Invitați-i pur și simplu prin e-mail și utilizați autorizația pentru a defini ce date pot fi vizualizate și modificate. Nimic nu împiedică colaborarea eficientă și simplă.
Cu sevDesk aveți opțiunea ca consilierul dvs. fiscal extern să lucreze direct în software-ul de contabilitate (sursa imaginii: sevDesk).
Concluzie - software-ul sevDesk economisește timp și bani
Contabilitatea este un rău necesar pentru mulți fondatori. Trebuie făcut, dar foarte puțini oameni se bucură de el. Cu sevDesk, veți obține software-ul alături de dvs. care face această sarcină neubită în mod vizibil mai ușoară. Acest lucru nu numai că vă economisește timp și bani, dar vă permite, de asemenea, să vă concentrați mai mult pe afacerea dvs. de bază în viitor.