Analiza părților interesate - identificați persoanele importante
Analiza părților interesate este una dintre cele mai importante metode în gestionarea proiectelor. Deși considerăm că analiza părților interesate este o aplicație unică, în acest moment, ceea ce este cunoscut sub numele de management al părților interesate este ceea ce facem permanent pentru a ne ocupa de părțile interesate. Dar, pentru a înțelege semnificația unei analize a părților interesate, ar trebui să ne ocupăm mai întâi de ceea ce este de fapt un părți interesate.
Ce este un stakeholder?
Ne referim la așa-numitele grupuri de părți interesate ca părți interesate. Aceștia sunt oameni care au dreptul la un proiect într-un fel și care se poate datora unor lucruri diferite. De exemplu, pentru că fac parte din echipa proiectului sau pentru că sunt interesați în mod special de proiect și exercită o anumită putere asupra proiectului sau pentru că sunt afectați în mod deosebit de proiect.
Aceste părți interesate sunt apoi rezumate în grupuri sau grupuri, dar pot fi înregistrate și individual. Asta înseamnă că este posibil să ai o persoană Părțile interesate ca de exemplu domnul Müller în Analiza părților interesate dar este, de asemenea, posibil să înregistrați o organizație precum departamentul de sănătate sau un grup precum departamentul de contabilitate. Totul este posibil și trebuie să fie întotdeauna clar că analiza părților interesate este în sine un efort subiectiv. Aceasta înseamnă că sentimentul cât de multă putere are cineva asupra unui proiect și cât de afectat este de acesta este întotdeauna subiectiv. Este foarte dificil să ajungi la un nivel obiectiv. În opinia mea, nici acest lucru nu este necesar, deoarece este perfect în regulă dacă o analiză a părților interesate este concepută din punctul de vedere al echipei de proiect și, prin urmare, este subiectivă în același timp.
Ce este o analiză a părților interesate?
Ca o analiză a părților interesate, descriem o metodă în cadrul managementului de proiect care are ca scop identificarea acestor părți interesate și dezvoltarea de contramăsuri. Trebuie să fie întotdeauna complet clar că nu ne preocupă niciodată analiza pură, ci mai degrabă măsurile care ies din ea în cele din urmă. Deci, ce vom face cu aceste părți interesate pentru a le aduce pozitiv din partea proiectului nostru.
Și acesta este întotdeauna obiectivul: dorim ca toate părțile interesate să fie convinse pozitiv de proiectul nostru, dacă este posibil.
De regulă, nu vom putea cuceri toate părțile interesate. Dar dacă trecem de bine Analiza părților interesate sau prin bine Managementul părților interesate poate crește cota părților interesate pozitive, apoi se câștigă mult.
Și aici este destul de obișnuit să se efectueze analiza părților interesate de mai multe ori. Desigur, datele anterioare pot fi accesate întotdeauna. Se spune că va fi revizuit și extins, dar nu refăcut complet.
De ce am nevoie de o analiză a părților interesate?
Această întrebare este perfect justificată. Pentru că managementul de proiect nu trebuie să suporte degeaba acuzația de birocratizare. Asta înseamnă că se creează multe planuri, se creează multe tabele, prezentări generale și prezentări și, în final, rămâne întrebarea: Aveam nevoie de toate acestea?
Cum funcționează analiza părților interesate?
Există multe forme diferite de analiză a părților interesate, o variantă dintre care o descriu în cartea mea: Manual de management al proiectelor - Noțiuni de bază cu metode și tehnici pentru începători.
Pe scurt, putem spune că surprindem trei puncte relevante:
Atitudine:
Vrem să știm care dintre ele atitudine are un factor interesat în proiect. Pozitiv, neutru sau negativ.
Putere:
Uneori menționăm și acest punct influență. Este vorba despre cât de multă putere are această persoană sau câtă influență are asupra proiectului nostru. Aici sunt concepute diferite scale. De obicei lucrez pe o scară de la unu la patru. Deci, să presupunem că o persoană are atât de multă putere încât poate pune capăt proiectului nostru, apoi îi dăm o putere de patru. Dacă relativ nu ne pasă ce spune această persoană, îi dăm puterea uneia.
După cum sa menționat mai sus, aceasta este, desigur, o evaluare subiectivă. Puterea este întotdeauna ceva pe care îl percepem subiectiv. O persoană poate avea o putere de patru asupra noastră, dar acea persoană are o putere asupra unei alte persoane. Acest lucru se datorează întotdeauna propriei evaluări și, de asemenea, influențării proprii.
Îngrijorare:
În această a doua dimensiune, Dismay înregistrează cât de mult este afectat de părțile interesate de proiect. Uneori este înregistrată și influențabilitatea, adică cât de puternic poate fi influențat în general părțile interesate. În opinia mea, ambele au sens, dar ne uităm doar la nivelul de îngrijorare aici.
De obicei, rezultă o matrice cu patru cadrane în care am poziționat anumite părți interesate, de exemplu. Aici vedem o astfel de grafică.
În acest exemplu, există mai multe părți interesate care sunt negative cu privire la proiect. Desigur, nu toate părțile interesate sunt importante. Pentru noi, în prima considerație, părțile interesate care au un nivel deosebit de mare de putere (adică puterea trei sau puterea patru) sunt importante și ar trebui să ne concentrăm asupra lor. Scopul este totuși ca toate părțile interesate să aibă o atitudine pozitivă față de noi sau de proiectul nostru. Cu alte cuvinte, acum trebuie să definim măsuri concrete cu privire la modul în care putem aduce părțile interesate de partea noastră. Desigur, aceasta este întotdeauna o decizie individuală care depinde de proiect.
Ar trebui să ignorăm părțile interesate cu putere redusă?
Nu, absolut nu. Puterea dintre părțile interesate se poate schimba. De regulă, acest lucru nu are nimic de-a face cu noi, ci se întâmplă mai degrabă prin circumstanțe externe. Dar există posibilitatea ca acestea să se schimbe și ar trebui să avem întotdeauna o imagine de ansamblu asupra tuturor părților interesate. Și dacă putem lua măsuri care ne costă puțin pe părțile interesate negative, chiar dacă aceștia au puțină putere să voteze pozitiv, atunci ar trebui să o facem cu siguranță. Pentru că în cele din urmă există și majoritatea părților interesate, chiar dacă nu au o putere deosebit de mare. Și cu cât este mai largă starea de spirit pozitivă pentru proiectul nostru, cu atât mai bine.
De la analiza părților interesate la gestionarea părților interesate
În mod logic, următoarea întrebare este cum să procedăm cu aceste rezultate. După cum am spus, primul pas este de a defini măsuri cu privire la cât de repede vor fi tratate aceste părți interesate, dacă sunt invitați la întâlniri de planificare, sunt implicați în proiect, sunt ignorați, sunt curtați. Desigur, toate acestea depind de proiect și de ceea ce echipa proiectului este dispusă să ofere. Oricum ar fi, are sens să transformăm această lucrare cu părțile interesate într-o muncă continuă, adică nu mai este doar impulsul unic sub forma unei analize a părților interesate, ci sub forma muncii regulate prin așa-numitul management al părților interesate.
Doriți să știți cum puteți face ca proiectele dvs. să aibă mai mult succes prin identificarea specifică și implicarea părților interesate? Apoi rezervați o consultație gratuită cu mine și vă voi oferi cele mai importante trei sfaturi despre cum puteți începe în mod optim în gestionarea părților interesate sau să vă îmbunătățiți gestionarea părților interesate existente: