Când chitanțele și documentele se pierd în contabilitate - cunoștințe practice pentru lucrătorii independenți
Chitanțele importante și documentele comerciale din hârtie pot fi adesea înlocuite. Ce trebuie făcut dacă sunt pierdute, furate sau distruse? Și ce măsuri de precauție ajută la menținerea daunelor în limite după spargeri, incendii și alte pierderi?
Descărcări pentru articol
Pentru membri
Pe aceasta pagina
Câteva măsuri de precauție vă vor ajuta să protejați documentele și chitanțele de hârtie importante din biroul dvs. și să limitați daunele dacă acestea se pierd. La urma urmei, nu doar datele computerizate sunt expuse riscului: după spargeri, incendii și alte accidente, documentele comerciale convenționale din hârtie au dispărut sau distruse deseori. Adesea, ele pot fi greu înlocuite. Vă vom spune ce „înflorește” pentru dvs. după ce ați pierdut documente importante și ce măsuri de precauție au sens.
Backupurile pe hard disk nu sunt suficiente atunci când vine vorba de „backupul datelor în birou”: La urma urmei, nu toate documentele comerciale sunt disponibile în formă electronică. Și chiar dacă o fac, valoarea probată a majorității copiilor digitale este limitată: instanțele și birourile fiscale insistă asupra documentelor pe hârtie în caz de îndoială.
În comparație cu documentele electronice efemere, documentele convenționale de afaceri sunt comparativ durabile și robuste. Cu toate acestea, documentele pe hârtie nu sunt protejate împotriva furturilor, a incendiilor de birouri, a pagubelor cauzate de apă, a vandalismului sau a pierderii (de exemplu, în timpul unei mutări). Motiv suficient pentru a face față posibilelor consecințe și măsuri de precauție într-o oră liniștită.
Următoarele sfaturi de auto-ajutor servesc drept măsură de precauție și pentru a face față pierderilor de documente.
Dacă sunteți deja afectat de o pierdere totală, cel mai bine este să contactați imediat un consilier fiscal sau de afaceri. Camerele de industrie și comerț sau camerele de meșteșuguri oferă, de asemenea, ajutor în astfel de cazuri. Asigurați-vă că aveți un sprijin competent și nu vă îngropați capul în nisip: cu cât așteptați mai mult timp pentru a reconstrui situația inițială, cu atât va fi mai dificilă și mai consumatoare de timp!
Dacă nu luați în considerare disputele legale cu clienții și furnizorii, riscul de a pierde documentele de afaceri provine mai ales din Oficiu fiscal Greutate. Conform articolului 243 HGB, mult citate „principiile contabilității adecvate” se aplică numai comercianților. Cu toate acestea, persoanele care desfășoară activități independente și antreprenorii care nu sunt înscriși în registrul comercial trebuie să respecte, de asemenea, obligațiile de cooperare și obligațiile de păstrare ale codului fiscal: la urma urmei, documentația ordonată și completă este o condiție indispensabilă pentru impozitarea societăților - în special pentru impozitul pe vânzări, venituri și comerț.
Pe de altă parte: La fel de ironic precum poate fi legea contabilă de bază „Nicio rezervare fără chitanță” - dacă este necesar, trebuie să funcționeze fără ea. Vestea bună: Deoarece - cel puțin în afara comerțului staționar - majoritatea plăților sunt acum procesate fără numerar, veniturile și cheltuielile din mișcările de conturi din conturile de afaceri pot fi în mare parte reconstituite destul de bine. Băncile și băncile de economii pot urmări în mod constant fluxurile de plăți timp de cel puțin zece ani. În acest fel, structura de bază a unui simplu calcul al excedentului de venit poate fi, în general, reconstituită destul de repede.
Vă rugăm să rețineți: Deși mișcările de cont din ultimele 90 de zile pot fi de obicei restabilite fără probleme, instituțiile financiare percep comisioane pentru încasări din perioade mai lungi, uneori abrupte. Dar nu costă nimic de întrebat: clienții obișnuiți de lungă durată în situații de urgență, fără vina lor, pot conta pe o întâlnire.
Desigur, trebuie dovedit în cazuri individuale sau cel puțin făcut plauzibil că plățile sunt de fapt cheltuieli de exploatare, inclusiv taxe de intrare plătite:
Dacă lipsesc doar chitanțele individuale cu o valoare gestionabilă, autoritățile fiscale se vor conforma în mod excepțional cu chitanțele proprii. Puteți afla la ce să vă uitați în articol "Chitanță proprie: ușa din spate a contabilului"
De asemenea, puteți înlocui chitanțele originale lipsă cu copii sau duplicate: acest lucru se aplică documentelor interne (cum ar fi facturile de ieșire), precum și facturilor primite, chitanțelor și alte dovezi de la partenerii de afaceri. Mai ales atunci când este vorba de sume mai mari de impozite la intrare, ar trebui să solicitați furnizorilor și furnizorilor de servicii o copie a facturii, dacă este posibil.
Dacă, cu cea mai bună voință din lume, veniturile și cheltuielile nu pot fi ulterior stabilite și făcute plauzibile, există riscul unui audit fiscal aprofundat, la sfârșitul căruia se află „estimarea bazelor de impozitare” reglementată în secțiunea 162 din Codul fiscal.
În acest sens, biroul fiscal trebuie să ia în considerare particularitățile cazului respectiv: dacă nu este posibil să se respecte obligațiile de contabilitate, evidență și păstrare, deși contribuabilul își îndeplinește obligațiile de cooperare (care include și divulgarea conturilor bancare private), autoritățile fiscale pot aproba retroactiv scutirea în cazuri individuale. . Desigur, joacă și un rol dacă .
motivele lipsei de probe și înregistrări pot fi făcute plauzibile,
încălcarea obligațiilor de păstrare și înregistrare a fost culpabilă sau ar fi putut fi evitată,
modul în care contribuabilul și-a îndeplinit obligațiile de evidență înainte și după lacuna din document și
dacă contribuabilul a epuizat toate posibilitățile de a obține ulterior dovezi ale bazelor impozabile esențiale.
În afară de aceasta: pierderea documentelor comerciale și alte încălcări ale obligației contabile nu sunt sancționabile în sine - cu condiția să nu fie legate de evaziune fiscală, infracțiuni asupra proprietății sau infracțiuni de faliment.
Dacă biroul fiscal nu poate stabili veniturile, cheltuielile și alte aspecte relevante din punct de vedere fiscal, pe baza informațiilor disponibile, pot fi estimate bazele de impozitare, adică în special rezultatul operațional, venitul comercial și impozitul pe vânzări de plătit. Există diferite proceduri pentru acest lucru, în funcție de industrie și de mărimea companiei - începând cu .
stare brută Estimare de referință (Comparație cu companii din aceeași ramură și dimensiune) despre
intern Analiza seriilor temporale (Comparație cu exercițiile financiare verificabile ale companiei în cauză) sau
intern Recalculări pâna la
Facturi de transfer de bani, calcule de creștere a capitalului și altele asemenea „Metode de verificare”.
Indiferent de modul în care se face estimarea, experiența a arătat că nu este în favoarea contribuabilului. În plus, în cazul estimărilor, codul fiscal menține perspectiva unor suprataxe de la 5.000 la 1 milion EUR. Autoritățile fiscale sunt deosebit de agitate atunci când faceți afaceri transfrontaliere, dar nu pot furniza nici o chitanță sau înregistrare incompletă sau doar incompletă.
Cel mai simplu mod de a preveni pierderea totală iminentă a documentelor este prin Separați spațiile comerciale și arhivați local. Dacă vă împărțiți documentele în locații diferite (de exemplu, documente actuale la birou, documente mai vechi și rareori folosite acasă la subsol, la mansardă sau în camere de depozitare separate), puteți reconstrui cele mai importante tranzacții comerciale mult mai rapid și mai ușor și le puteți face plauzibile . Se recomandă documentele deosebit de importante, vechiul și, de preferință, rezistent la foc.
O altă opțiune este digitalizarea documentelor comerciale: ca măsură pur preventivă, totuși, scanarea hârtiei pare a fi destul de consumatoare de timp. La urma urmei, o astfel de arhivă de documente electronice aduce o mulțime de securitate suplimentară - dacă faceți copii de rezervă regulate pe hard disk.
Probabilitatea ca localurile comerciale să ardă, să fie curățate de hoți sau să devină victime ale vandalismului și dezastrelor naturale poate să nu fie deosebit de mare. Cu toate acestea, în caz de urgență, pierderea unor documente comerciale importante este cu atât mai gravă. Motiv suficient pentru a ne gândi la stocarea bonurilor și înregistrărilor în timp util. Din fericire, riscul de pierdere totală poate fi redus în mod vizibil prin măsuri simple.
Nu se poate repeta suficient: în era informației, copiile de siguranță regulate ale datelor sunt esențiale. Din păcate, foarte puține strategii de rezervă se potrivesc modului în care gândesc și lucrează lucrătorii independenți și proprietarii de întreprinderi mici. Pentru ca lipsa de gândire, nesăbuirea și neglijența să nu conducă la o trezire grosolană mai devreme sau mai târziu, ar trebui să vă luați timpul și să găsiți cel mai simplu, cel mai convenabil și cel mai automat proces posibil care este potrivit pentru afacerea dvs. Puteți găsi tehnici de backup adecvate în articolul „Backup de date în întreprinderi mici”.