Cele 10 reguli de aur pentru e-mailuri structurate de Ivan Blatter
E-mailurile reprezintă mijlocul de comunicare numărul 1 în mediul de lucru de astăzi. E-mailurile s-au înrădăcinat ferm în munca de zi cu zi și nu vor dispărea în curând. La fel ca vechiul fax bun nu poate fi luat.
Ați învățat, de asemenea, să scrieți scrisori de afaceri corecte în școală sau în formare? Cu siguranță ați învățat ce este un salut corect și bineînțeles că ați învățat regulile de ortografie.
Dar ați învățat vreodată cum să gestionați corect e-mailul? Probabil ca nu.
Iată deci cele 10 reguli de aur ale mele pentru e-mail.
Regula 1: Nu vă verificați e-mailul la prima oră dimineața.
Prima oră a zilei și prima oră la birou sunt cruciale: modul în care petreceți aceste două ore va fi ziua voastră.
Dacă vă verificați e-mailurile mai întâi în birou, există un risc ridicat de a vă pierde în ele. Sari de la un e-mail la următor și, astfel, de la o sarcină la alta. Și dintr-o dată sunt 10 dimineața, este ora pauzei de cafea și încă nu ai făcut nimic.
Mai bine începeți cu una dintre cele mai importante sarcini ale zilei. Când ați făcut acest lucru, vă ocupați de e-mailurile dvs. Deci, aveți ceva important în afara mesei înainte de a vă pierde în e-mailuri.
Regula 2: gestionați fiecare e-mail o singură dată.
E-mailul este cel mai bine tratat ca cartofii fierbinți: O iei o singură dată în mână.
Realitatea este diferită: scanăm un e-mail când acesta ajunge. Apoi îl vom citi din nou mai târziu, când ne vom întoarce în căsuța de e-mail. Apoi îl citim din nou când expeditorul întreabă despre starea curentă. Și în cele din urmă îl vom citi din nou când îl vom edita în sfârșit.
Faceți-o diferit: Când citiți e-mailul, luați o decizie imediată ce să faceți cu acesta. Asta nu înseamnă că trebuie să o remediați imediat, ci doar să puneți adresa de e-mail acolo unde îi aparține. Principiul LAHA vă va ajuta în acest sens.
Regula 3: Scurtă și dulce
Se aplică următorul principiu: E-mailurile nu sunt citite. E-mailurile sunt cel mult scanate.
Ne putem plânge de asta, dar nu are rost (am încercat).
Se potrivește mai bine și Păstrați-vă e-mailurile scurte și dulci.
Puteți citi mai multe despre acest lucru în descrierea politicii mele cu cinci propoziții.
Regula 4: Acordați destinatarului timp pentru a răspunde.
Nu vă așteptați la un răspuns imediat la adresa dvs. de e-mail.
În latitudinile noastre există un răspuns În termen de 24 de ore obișnuit și complet OK. Situația este diferită în SUA, unde se așteaptă un răspuns în următoarele trei ore.
În orice caz, nu se așteaptă niciun răspuns la un e-mail în următoarele patru minute.
Bineînțeles, se aplică și inversul: dacă nu puteți răspunde la o solicitare în termen de 24 de ore, atunci trimiteți expeditorului un preaviz scurt, de exemplu:
Multumesc pentru e-mail! Veți primi rezultatul până la sfârșitul săptămânii.
Regula 5: Răspundeți rar la toată lumea.
Mergeți în jurul biroului dvs. înainte de a da clic pe „Răspundeți tuturor” și, în timp ce faceți acest lucru, gândiți-vă dacă aveți cu adevărat nevoie.
Nerespectarea acestui lucru și a următoarelor două reguli este una dintre cele mai mari cauze ale inundației de poștă.
În special, nu faceți niciodată clic pe „Răspunsuri la toți” pentru a spune doar „Mulțumesc”.
Regula 6: Folosiți câmpul CC cu moderație.
Abțineți-vă de la includerea tuturor tipurilor de oameni pe CC. În special, lăsați-le în afara celor pe care e-mailul dvs. ar putea fi de interes.
Și dacă doriți absolut să adăugați pe cineva la CC, scrieți de ce în e-mail. Pentru mine, de multe ori scrie sub salut:
cc către doamna Meier pentru informații
cc domnului Müller pentru distribuție în cadrul departamentului
Etc.
Regula 7: renunțați la BCC.
Există funcții utile de e-mail, există funcții redundante și există câmpul BCC.
De fapt, există un singur motiv pentru a utiliza câmpul BCC: și anume dacă trimiteți un e-mail către mulți destinatari care nu se cunosc și nu doriți să distribuiți alte adrese de e-mail.
În caz contrar, nu există niciun motiv pentru a utiliza BCC. Mai ales nu de ex. Arată-i managerului tău că faci ceva.
Regula 8: E-mailurile sunt scrisori virtuale.
E-mailurile - numele spune totul - sunt litere electronice. Deși au fost stabilite noi reguli formale, anumite reguli se aplică ca și în cazul literelor:
- ortografie, ortografie se aplică. Scrierea tuturor cu litere mici nu devine brusc corectă și obișnuită într-un e-mail.
- Scrie unul normal, decent Salut.
- Uită asta Salut Nu.
Pe scurt: De asemenea, vă reprezentați pe dvs. și compania dvs. cu e-mailuri. Transmiți o anumită imagine. Deci, acționează în consecință.
Regula 9: E-mailurile au nevoie de un subiect bun
Dacă este posibil, subiectul ar trebui să rezume e-mailul, deci destinatarul știe despre ce este vorba. Subiecte precum „informații” sau „sesiune” sunt inutile și fac mai dificil pentru destinatar decât este necesar.
Cu toții parcurgem subiectul pentru a decide ce e-mailuri sunt interesante și citite. Un subiect bun este ca un titlu bun de carte și face ca e-mailul dvs. să iasă din mulțime.
Regula 10: Nu țipa în e-mailuri.
NU SCRIȚI E-MAIL ÎN LITERE MAJUSCULARE. Nu este nevoie să țipi. Dacă doriți să evidențiați ceva, scrieți-l cu caractere aldine sau cursive.
Și țineți degetele departe de semnul exclamării. Asta nu merge bine.