Etichetă prin e-mail Aceasta este o formă bună I Robert Half Robert Half

Știați că e-mailul este cel mai utilizat mijloc de comunicare? Peste 281 miliarde (!) De e-mailuri de afaceri sunt trimise în toată lumea în fiecare zi. Nu este de mirare că dracii ca un salut greșit sau greșeli de ortografie se strecoară cu unele e-mailuri. Acest lucru pare neprofesionist și de aceea vă prezentăm eticheta noastră personală de e-mail.

Aici puteți citi:

E-mailuri de producție în masă

Dacă lucrați în birou, veți primi probabil între 30 și 50 de e-mailuri pe zi, în unele zile chiar și mai multe. Numai în Germania, numărul de e-mailuri trimise a crescut cu 23% din 2016 până în 2017 și a atins astfel un maxim istoric de 771 miliarde.

În acest Masă de poștă electronică De fapt, nu mai este surprinzător atunci când eticheta e-mailului suferă. În plus, tot mai mulți angajați primesc și trimit mesaje prin intermediul smartphone-urilor lor. Afișajul mic, tastatura digitală și încrederea oarbă în sistemul de autocorecție încurajează o acumulare de erori de tastare. Fișierele atașate sunt, de asemenea, adesea dificil de citit. Asta este fatal pentru că e-mailurile neglijentă colorează și imaginea profesională de la expeditor.

Eticheta se aplică și noilor media

Ortografia și gramatica suferă cel mai mult din producția în masă a e-mailurilor: literele mici și mari sunt ignorate în mod constant, virgulele sunt rareori folosite și cuvintele sunt adesea prescurtate pe măsură ce starea de spirit le ia. Acest lucru nu numai că face dificilă citirea, dar îi spune și destinatarului e-mailului că autorul nu a făcut niciun efort.

De fapt ciudat, altfel încercați să respectați regulile de etichetă pentru birou optic cu o ținută șic și o apariție serioasă la telefon. Cunoașterea faptului că aceasta face o impresie profesională asupra partenerilor de afaceri și a colegilor sa obținut deja. De ce nu se aplică același lucru pentru e-mailurile comerciale?

De asemenea, ar trebui să acordați atenție regulilor etichetei e-mailului atunci când trimiteți poștă electronică de afaceri persoanelor cu care ați lucrat de ani de zile și, prin urmare, sunteți mai informali în contactul profesional. Activați verificarea ortografică în programul dvs. de e-mail. Dar verificați notele sale și solicitați modificări, deoarece nici acest software nu funcționează întotdeauna perfect.

Viteză, viteză: cât de repede ar trebui să răspunzi la un e-mail?

Întrebarea crucială în comunicarea digitală este: Cât de repede ar trebui să răspundeți la e-mailuri? Sau, pentru a spune altfel: Cât timp puteți păstra e-mailurile în așteptare în căsuța de e-mail, fără a fi nepoliticos? Unii cred că trebuie să răspunzi imediat. Dar acest lucru perturbă de obicei fluxul de lucru.

În loc să deschideți căsuța de e-mail pentru fiecare e-mail primit, este mai bine să rezervați 30 de minute în fiecare dimineață și după-amiază, timp în care vă puteți concentra asupra verificării e-mailurilor primite. Mai întâi, sortați solicitările urgente de cele mai puțin urgente și apoi decideți pentru ce e-mailuri aveți timp.

În ceea ce privește gestionarea eficientă a timpului, răspundeți imediat la e-mailuri care nu necesită nicio cercetare. Dacă procesarea durează mai mult, trimiteți destinatarului un scurt raport intermediar despre care aveți de-a face cu problema. În orice caz, este recomandat, pentru a răspunde în termen de 24 de ore, după ce e-mailul a ajuns în căsuța de e-mail.

Nu există fișiere prea mari ca atașamente

Ceea ce te enervează din nou și din nou cu un e-mail sunt atașamente foarte mari, cu mai mult de 10 MB. Înfundă căsuța de e-mail și durează mult până se deschid atașamentele. Dacă trebuie să trimiteți fișiere mai mari, clarificați cu destinatarul în prealabil dimensiunea până la care poate primi atașamente de e-mail. Dacă este necesar, puteți face și clic Servicii cloud precum Dropbox, Google Drive sau centrul media T-Mobile.

Formatele de fișiere obișnuite sunt mai ușor de deschis

Folosiți, de asemenea, cele comune pentru atașamente în e-mailuri Formate precum PDF, JPEG sau ZIP. Documentele Word sunt uneori necesare, de exemplu dacă destinatarul trebuie să editeze documentul în continuare. Dacă formatul Word nu este necesar, utilizați formatul PDF. Acest lucru salvează destinatarul de a avea grijă de formatarea inestetică distorsionată cauzată de versiuni Word incompatibile sau fonturi speciale. Programele de conversie PDF corespunzătoare pot fi găsite pe Internet.

Eticheta prin e-mail: cele mai valoroase 9 reguli

Funcția CC: Gândiți-vă pe cine să introduceți o copie a unui e-mail. Destinatarul are nevoie într-adevăr de o copie a acestor informații? Acest lucru vă ajută să nu încărcați inutil căsuța de e-mail a destinatarilor dvs. și economisiți timp prețios. (Mic exercițiu: aruncați o privire la câte dintre e-mailurile dvs. nu sunt de fapt relevante pentru dvs.)
Linia de subiect: Nucleul cererii dvs. ar trebui să se reflecte în subiect. Acest lucru ajută destinatarul să evalueze urgența e-mailului dintr-o privire. Pare profesional.
Salut: Una dintre cele mai importante reguli de e-mail: căutați una salut corect și un salut politicos. Dacă numele nu spune dacă este vorba de o femeie sau un bărbat, o verificare pe portalurile de socializare sau pe pagina de contact a site-ului web al companiei vă va ajuta. În consecință, ar trebui să existe o corespondență la sfârșitul unui e-mail Salut de adio inserat.
conţinut: Vino păstrând o poveste lungă scurtă până la punctul. Dacă preocuparea dvs. nu poate fi rezumată pe scurt, ar trebui să sugerați sau să preferați un apel telefonic sau o conversație personală. Dacă e-mailurile dvs. sunt solicitări de întâlnire, evidențiați întâlnirea fie prin dimensiunea fontului, cu caractere aldine sau color. În unele programe de e-mail, poate fi integrată chiar și o funcție de reamintire pentru destinatar.
Doar fără emoticoane: Evitați să folosiți zâmbete și altele asemenea în e-mailurile de afaceri. Emoticoanele par jucăușe și neprofesionale. Mai bine să vă reglați textul până când scrie exact la ce vă referiți.
Evitați abrevierile: Nu utilizați abrevieri decât dacă acestea sunt familiare în mediul dvs. de afaceri. Felicitări precum VG pentru „cele mai bune salutări” par că nu-ți iei suficient timp pentru ca destinatarul să pronunțe cuvintele. În plus, nu puteți fi sigur că persoana la care scrieți va putea descifra abrevierile pe care le-ați folosit.
Corectare: Pentru conținut important sau critic, trebuie să utilizați întotdeauna e-mailul corectată de un coleg sau de cineva de încredere a lasa. Conținutul ajunge adesea la destinatarul e-mailului în mod diferit decât se intenționează. Pentru conținut sau informații importante, cântăriți întotdeauna dacă are mai mult sens să vă contactați personal decât un e-mail.
Control: Adaugă Adresa de email a destinatarului (destinatarul) întotdeauna numai la final A. Acest lucru vă va împiedica să trimiteți e-mailul prea devreme sau accidental. Verificați cu atenție ortografia pentru ultima dată, salutările, inclusiv salutarea, dacă toate faptele importante sunt menționate în text, data este dată și dacă fișierele sunt atașate.
timp: În general ar trebui mai întâi anchete urgente primiți răspuns. Cu toate acestea, există o excepție foarte importantă: Dacă te enervează citind un e-mail, pentru că, de exemplu, un coleg sau șeful te acuză de ceva - nejustificat în viziunea ta - atunci se aplică mai întâi, Păstrați-vă calmul. Dacă asta nu funcționează, pune-ți mai întâi frustrarea de pe minte. Cu toate acestea, nu trimiteți acest e-mail în niciun caz! Salvați acest lucru ca schiță sau, în mod ideal, ștergeți-l imediat. Apoi dormi peste el într-o noapte și așează-te un răspuns corespunzător a doua zi pe.

În viața de zi cu zi stresantă de la birou, mici neglijențe se strecoară în noi toți. E uman. Totuși, ar trebui să vă asigurați că vă scrieți e-mailurile în mod profesional.

Acest lucru este valabil mai ales pentru aplicațiile prin e-mail: cu aplicația dvs. online, transmiteți o primă impresie despre potențialul dvs. nou angajator. Prin urmare, înainte de expediere, verificați dacă ați respectat regulile de mai sus (în măsura în care acestea sunt relevante). Puteți găsi sfaturi suplimentare pentru aplicații online în Centrul de carieră Robert Half.

Și dacă nu știți încă cui să vă trimiteți cererea - veți găsi una mare aici Selecția locurilor de muncă în finanțe și contabilitate, IT și în sectorul comercial: