Evidența muncii, mașinile companiei și cheltuielile de deplasare - KPS Consulting Group

Înregistrări de lucru

Angajatorul este obligat să țină evidența orelor lucrate în fiecare unitate și pentru fiecare angajat. Începutul și sfârșitul programului zilnic de lucru, precum și locația pauzelor zilnice de lucru (de exemplu, pauzele de prânz) trebuie înregistrate.

companiei

În plus, trebuie înregistrate următoarele date și ore:

  • Începutul și durata unei perioade de calcul (flexitime)
  • Solduri de ore de lucru
  • Munca de noapte
  • peste orar
  • Orele de sărbătoare
  • Perioade de odihnă
  • vacanțe
  • Concediu medical
  • Zile libere (de exemplu, compensarea timpului, zilele de relocare)

Dacă timpul este înregistrat de angajați, angajatorul este obligat să monitorizeze și să controleze. Angajatorul este, de asemenea, responsabil pentru respectarea reglementărilor legale referitoare la timpul de lucru (de exemplu, respectarea limitelor maxime privind orele de lucru și perioadele de odihnă)

Planurile de funcționare și de implementare nu sunt înregistrări suficiente ale orelor de lucru, deoarece arată doar programul de lucru, dar nu și orele de lucru efective.

Inspectoratul de muncă și dispozițiile penale

În cazul încălcării legii (de exemplu, lipsa înregistrărilor orelor de lucru și depășirea limitelor maxime pentru orele de lucru zilnice sau săptămânale), penalizarea pe angajat este cuprinsă între 72 EUR și 1.815 EUR.

În cazul în care înregistrările orelor de lucru sunt inadecvate, auditul fiscal poate avea ca rezultat o datorie fiscală ulterioară pentru suprataxele în general fără taxe, cum ar fi vino pentru orele suplimentare și munca de noapte. Auditorul poate utiliza, de asemenea, o procedură de estimare.

Perioade de expirare și cerințe de păstrare

Dacă nu este rezonabil să se determine timpul efectiv de lucru din cauza lipsei înregistrărilor timpului de lucru sau din cauza înregistrărilor inadecvate, perioadele de expirare vor fi suspendate. Confiscarea înseamnă că dreptul (de exemplu, la compensarea orelor suplimentare) pier și expiră complet. Perioadele de expirare sunt, de regulă, perioade scurte reglementate în contractul colectiv (de obicei 3 până la 6 luni).

Evidențele timpului de lucru trebuie păstrate timp de 7 ani și prezentate inspectoratului muncii, precum și pentru audituri fiscale.

Este esențial ca angajatul să semneze evidența timpului de lucru și a vacanței în scopul evidenței.

2. Utilizarea privată a autoturismelor companiei

Jumătate de plată în natură

Dacă o mașină de companie este pusă la dispoziția unui angajat pentru uz privat, atunci există un avantaj din relația de muncă și trebuie stabilit un beneficiu în natură.

  • Nu mai mult de 6.000 de kilometri privați anual
  • Păstrarea unui jurnal de bord adecvat

Călătoriile între casă și serviciu sunt călătorii private! Auditorii impozitului pe salarii verifică jurnalele de bord foarte atent și le potrivesc cu kilometrajul pe facturile de servicii.

Plățile restante datorate transformării într-un beneficiu integral în natură duc la restituiri substanțiale în domeniul securității sociale, impozitului pe salarii și costurilor salariale auxiliare (contribuția angajatorului, suprataxa la contribuția angajatorului și impozitul municipal).

Excluderea utilizării private

Dacă există un acord scris cu privire la interdicția de conducere privată, conformitatea trebuie verificată și documentată de angajator (în special prin intermediul jurnalului șoferului).

Pentru a evita surprize negative în timpul unei verificări fiscale, jurnalele de bord trebuie verificate periodic. Dacă se depășește limita anuală pentru kilometri privați, trebuie să se aplice întregul beneficiu în natură. În conformitate cu secțiunea 240 (3) din Codul fiscal federal, angajatul poate depune o cerere la biroul fiscal pentru rambursarea impozitului pe salarii excesiv dacă nu este de acord cu impozitarea beneficiului integral în natură.

Dietele și indemnizațiile de kilometraj

Primul pas este de a verifica dacă sunt îndeplinite cerințele pentru scutirea de impozite în conformitate cu regulamentul de structurare a salariilor (de obicei, convenția colectivă).

O altă condiție prealabilă pentru scutirea de impozite a dietelor pe o perioadă mai lungă este ca angajatul să desfășoare o anumită activitate, care este în cele din urmă listată în Legea privind impozitul pe venit (de exemplu, serviciul de teren, activitatea de conducere, șantierul și lucrările de asamblare).

De asemenea, nu trebuie să existe salariu amânat.

Păstrarea înregistrărilor cheltuielilor de călătorie

Înregistrările cheltuielilor de călătorie și jurnalele de bord trebuie să fie create corect și prompt după călătoria de afaceri. Veți găsi un șablon pentru rapoartele de cheltuieli de călătorie pe site-ul nostru.

Detalii despre înregistrarea cheltuielilor de călătorie

  • Numele angajatului
  • Data plecării și sosirii
  • Detalii exacte despre ora plecării și sosirii (ora)
  • Pentru călătoriile de afaceri în străinătate, ora exactă a punctelor de trecere a frontierei, pentru călătoriile aeriene, ora plecării și aterizării
  • Scopul călătoriei de afaceri
  • Indicarea traseului
  • Alte comentarii (reducerea dietei zilnice datorită meselor de muncă plătite) Mesele de muncă plătite reduc dreptul la diete zilnice (în Germania, reducere de 13,20 EUR pe masă plătită).

Documente precum Facturile hotelului trebuie să fie incluse în original cu raportul cheltuielilor de călătorie (inclusiv din cauza deducerii impozitului pe intrare).

Alocația pentru kilometraj

La plata indemnizațiilor de kilometraj, este important să rețineți, printre altele, că indemnizația de kilometraj acoperă toate costurile vehiculului, cum ar fi parcarea și costurile de taxare. Dacă aceste sume sunt plătite în plus față de alocația oficială pentru kilometri, aceasta este o retragere impozabilă.

Dacă călătoriile de afaceri sunt întreprinse numai de la caz la caz, jurnalul nu trebuie păstrat continuu, ci doar cu ocazia unei călătorii de afaceri.