Implementarea și monitorizarea proiectului subprocesului - procesele proiectului -

Sarcinile managementului proiectului în procesele de implementare a proiectului

Subiectul subprocesului „implementare și monitorizare” este implementarea planificării operaționale. Acestea includ:

Actualizarea planificării desfășurării personalului, precum și a planificării resurselor materiale și financiare
Conducerea echipei de proiect
Punerea în funcțiune, urmărirea și aprobarea pachetelor de lucru
Monitorizarea și controlul procesului proiectului ținând seama de priorități
Identificarea și limitarea riscurilor
Efectuați asigurarea calității
Documentați cursul proiectului

În subprocesul „implementare și monitorizare”, managementul proiectului este provocat prin toate cunoștințele lor tehnice și, mai presus de toate, sociale. În cele din urmă, aceasta arată calitatea planificării anterioare. Managementul proiectului are sarcina de a conduce echipa și de a reacționa în mod adecvat la conflicte și cerințe de calificare.

În practică s-a demonstrat că gestionarea riscurilor și gestionarea prospectivă a riscurilor și - luând în considerare resursele și bugetele deseori rare din viața de zi cu zi - planificarea adaptării orientate spre soluții sunt cheile esențiale pentru implementarea cu succes a proiectului.

Atunci când pachetele de lucru sunt procesate și rezultatele sunt prezentate, aceste rezultate ale lucrării sunt verificate pentru completitudine și calitate de către conducerea proiectului și aprobate intern. Aceasta pregătește finalizarea proiectului. Procesele subprocesului „Implementare” sunt prezentate și explicate mai jos. Procesele sunt prezentate și în Figura 23. Veți găsi această ilustrație și toate celelalte ilustrații asociate acestei secțiuni în partea practică a acestei secțiuni.

Efectuarea unui kick-off

După aprobarea planificării proiectului, ședința inițială este preludiul oficial al implementării proiectului și o oportunitate importantă de a motiva angajații către obiective și proceduri. Deoarece în faza incipientă a proiectului, sunt stabilite multe cursuri. Programul pentru lansare și posibila implicare a angajaților selectați trebuie să fie coordonate cu departamentul de planificare a resurselor (a se vedea Figura 24 din partea practică).

Conducerea echipei

Conducerea echipei este un proces care însoțește întregul subproces „implementare și monitorizare”. Managementul proiectului îndeplinește sarcini de management care se referă direct la implementarea proiectului. Conducerea oamenilor este sarcina principală a managementului proiectului și are o influență semnificativă asupra rezultatelor proiectului (a se vedea Figura 25 din partea practică). Acest lucru pune cerințe ridicate persoanei responsabile de proiect și cu siguranță nu este rezultatul unui efort unic. În practică, pe lângă auto-reflectarea continuă a propriului comportament de conducere, sprijinul profesional din partea mentorilor și a antrenorilor este avantajos.

Predarea pachetelor de lucru

În acest subproces, comenzile de lucru sunt predate pentru a iniția finalizarea sarcinii. Persoanele responsabile pentru pachetul de lucru sunt familiarizați cu segmentul lor de lucru, cu explicații despre sarcină, discuții și coordonare (a se vedea Figura 26 în partea practică).

Managementul proiectului trebuie să furnizeze informațiile necesare despre aspectele interne și externe ale proiectului.

Monitorizarea pachetelor de lucru

În acest subproces, execuția comenzilor de lucru și starea pachetelor de lucru sunt monitorizate de către managementul proiectului (a se vedea Figura 27 în partea practică). Aceste activități sunt strâns legate de control, care oferă datele necesare pentru luarea deciziilor și face comparații țintă/reale relevante. În plus, contactul personal regulat cu cei responsabili pentru pachetul de lucru și cu alți angajați ai proiectului este important pentru o evaluare realistă a progresului lucrării și pentru monitorizarea sarcinilor atribuite.

În plus față de o verificare a performanței prin monitorizarea execuției pachetelor de lucru care au fost predate, este, de asemenea, o chestiune de a fi în contact permanent cu angajații executanți, de exemplu, pentru a deveni conștient de potențiale probleme, oportunități de îmbunătățire sau cerințe actuale într-un stadiu incipient. În acest scop, se desfășoară atât conversații personale, cât și întâlniri regulate cu cei implicați.

Efectuarea controlului

Termenii de control și monitorizare a pachetelor de lucru sunt strâns întrețesute, fiind adesea folosiți sinonim. Controlul se înțelege aici pentru a însemna toate activitățile de captare, colectare și fuzionare a datelor relevante pentru proiect și evaluarea lor sub formă de comparații țintă/reale. Aceste comparații țintă/reale reprezintă punctul de plecare pentru activitățile de monitorizare a progresului proiectului (a se vedea Figura 28 în partea practică).

Controlul progresului proiectului este o sarcină centrală a sub-procesului „implementare și monitorizare” și o condiție esențială pentru controlul proiectului. Înregistrările efective ale stării proiectului în ceea ce privește efortul, timpul și rezultatul sunt realizate continuu cu scopul de a recunoaște abaterile dintre planificare și progresul real într-un stadiu incipient și, dacă este necesar, de a iniția contramăsuri adecvate.

Un alt aspect important este transmiterea datelor relevante către facturarea internă. De exemplu, în proiecte externe, înregistrarea de performanță este adesea utilizată ca metodă de înregistrare a performanței. La început, acest lucru este adesea disponibil doar pentru angajatul relevant sau managerul de proiect. Toate documentele referitoare la serviciile furnizate de client trebuie să fie puse la dispoziția facturii în timp util. Același lucru este valabil și pentru pasiv.

Pentru controlul proiectului, cifrele cheie din operațiunile în desfășurare ale proiectului (starea proiectului, înregistrările de performanță, utilizarea resurselor, creanțele și pasivele legate de proiect) sunt transferate instrumentelor de control.

Managementul proiectului este responsabil pentru subprocesul „Implementarea controlului”.

Monitorizarea asigurării calității

Procesul „Monitorizarea asigurării calității” (a se vedea Figura 29 din partea practică) parcurge întregul subproces „Implementare și monitorizare”. Asigurarea calității este foarte importantă și, prin urmare, trebuie susținută și controlată în mod conștient de către managementul proiectului. Sprijinul dvs. în implementarea măsurilor de asigurare a calității este esențial pentru succesul proiectului.

Modelul procedural propriu al unei companii și un manual elaborat pentru managementul calității sunt considerate ca fiind date. Subprocesul „Monitorizarea asigurării calității” se referă la aplicarea orientărilor generale existente la criteriile specifice legate de proiect. Acestea au fost derivate din factorii de succes și cerințele de calitate ca parte a managementului riscului și în timpul planificării. Scopul este dezvoltarea și implementarea unui plan de testare. Managementul proiectului poate delega implementarea măsurilor unui alt angajat al proiectului, de exemplu asistentul de proiect.

Documentați procesul

Sarcinile de documentare trebuie efectuate pe parcursul întregului subproces „implementare și monitorizare”. Managementul proiectului este susținut în sarcinile de documentare de către asistentul de proiect, a cărui zonă de responsabilitate include, în special, păstrarea fișierului proiectului. Obligațiile de documentare respective au fost convenite între cei doi la începutul implementării proiectului. Documentele servesc drept sursă de informații pentru prezentarea progresului și pentru pregătirea raportului final. Raportul final oferă o imagine de ansamblu asupra desfășurării proiectului și explică rezultatele obținute (a se vedea Figura 30 în partea practică).

Când se documentează desfășurarea proiectului, trebuie să se asigure întotdeauna că există suficiente „dosare” pentru a asigura securitatea juridică.

Informați despre curs

Scopul subprocesului „informarea despre curs” este de a oferi nivelul de informații necesare pentru desfășurarea lucrării și de a le distribui tuturor celor implicați (a se vedea Figura 31 din partea practică). În plus, „informarea despre curs” servește la îndeplinirea sarcinilor de marketing a proiectului și astfel creează acceptare atât în ceea ce privește cursul proiectului (din partea celor care controlează și implementează), cât și a obiectivelor (din partea celor afectați).

Evaluează acțiunile corective necesare

Subprocesul „Evaluarea măsurilor corective necesare” (a se vedea Figura 32 din partea practică) este necesar atunci când sunt identificate abaterile de la plan. Evaluarea gradului de severitate necesită, pe lângă experiența extinsă, pe baza căreia situația actuală poate fi comparată, o privire sistematică asupra relațiilor cauzale. Posibilele măsuri corective pot varia foarte mult ca amploare și profunzime și depind direct de contextul proiectului. Este adesea necesar să se enumere posibile măsuri corective și, pe baza acestora, o estimare a efortului necesar pentru a le pune în aplicare pentru a putea evalua gravitatea abaterilor.

Este important să recunoaștem necesitatea măsurilor corective în timp util pentru a evita abateri și cheltuieli și mai mari, precum și conflicte grave sau chiar situații de criză. În general, trebuie promovată acceptarea măsurilor corective, deoarece pericolele cauzate de abateri și intervențiile necesare nu pot fi recunoscute de cei implicați fără informații suficiente.

În acest subproces, managementul proiectului are nevoie de întreaga gamă de abilități profesionale, sociale și organizaționale. Deoarece cea mai mare prioritate în deciziile și măsurile dvs. este atingerea obiectivelor proiectului în cadrul proiectului definit contractual.

Coordonarea procesului ulterior cu clientul

Dacă evaluarea măsurilor corective necesare duce la abateri critice, poate fi necesară coordonarea cursului viitor al proiectului cu clientul. Acest lucru are ca rezultat o ierarhie de escaladare similară cu cea din subprocesele „Coordonarea cu clientul” și „Coordonarea cu superiorii sau consilierii clienților” din subprocesul de planificare. Etapele procesului pentru aceasta sunt prezentate în Figura 33 din partea practică.

Ajustarea planificării detaliate

Coordonarea măsurilor corective necesare și orice coordonare necesară cu toate părțile implicate au avut deja loc în subprocesele anterioare. Această etapă a procesului se referă la elaborarea măsurilor luate și la actualizarea datelor din instrumentele de control (a se vedea Figura 34 din partea practică).

Ajustarea planificării detaliate reale este un sub-proces destul de tehnic. Toate considerentele fundamentale, cum ar fi cântărirea alternativelor sau luarea în considerare a condițiilor generale, au fost deja luate în considerare. Sarcina acum este de a elabora detaliile specifice ale implementării.

Un pas important în acest subproces este de a face ca cauzele și consecințele măsurilor corective să fie transparente în echipă sau în rândul celor afectați și să obțină acceptul necesar. Aceasta este o mare provocare în practică, deoarece schimbări precum măsurile corective întâmpină adesea rezistență, dar fără cooperarea constructivă a celor implicați există puține șanse de succes.

Utilizați următoarele descrieri ale proceselor proiectului pentru a vă clarifica sarcinile și procesele în faza proiectului „implementare și monitorizare”. Folosiți-l pentru a vă gestiona proiectul, procesarea pachetelor de lucru și a sarcinilor, implementarea personalului și resurselor proiectului și monitorizarea progresului proiectului și a rezultatelor proiectului (calitatea proiectului). Puteți adapta procesele la condițiile dvs. specifice.