Perioada de păstrare a documentelor dosarul nostru legal - Riverchelles

Descoperiți dosarul nostru legal nr. 14!

păstrare

Perioada de păstrare a documentelor

Obligațiile angajatorului

Angajatorul este obligat din punct de vedere legal să păstreze, pentru o perioadă minimă de timp, anumite documente pentru a face față oricăror verificări efectuate de inspectoratul muncii, administrația fiscală sau Urssaf sau eventuale acțiuni legale.

Pentru documentele a căror păstrare nu este impusă de lege, se recomandă păstrarea acestora cel puțin până la expirarea termenului de prescripție aplicabil.

Prescripția civilă de drept comun

Prescripția civilă obișnuită este de 5 ani de la legea din 17 iunie 2008 de reformare a prescripției în materie civilă. Cu toate acestea, cu unele excepții, termenul de prescripție în dreptul muncii este de 2 ani pentru acțiunile legate de executarea contractului de muncă și de 12 luni pentru orice acțiune legată de încetarea contractului de muncă.

Documente care trebuie păstrate pentru eventuale verificări ale inspecției muncii

Această categorie de documente include, în special, registrele care trebuie păstrate și care trebuie să poată fi prezentate oricând ofițerilor responsabili de asigurarea respectării Codului muncii și Codului securității sociale.

Angajatorul trebuie să păstreze:

- Pe parcursul a 5 ani:

  • Documentele privind observațiile și notificările oficiale ale inspectoratului de muncă, precum și cele referitoare la controalele și controalele în materie de sănătate și securitate la locul de muncă și, în orice caz, cele din ultimele 2 controale sau verificări (art. D. 4711- 3 CT).
  • Înscrierile în registrul unic de personal pe parcursul a 5 ani de la data la care salariatul a părăsit sediul (art. R. 1221-26 CT).

- De 3 ani:

  • documentele care permit înregistrarea numărului de zile lucrătoare realizate de angajații vizați de contractele de preț fix (art. D. 3171-16, 3 ° CT).

- timp de 1 an:

  • Documentele care permit înregistrarea programului de lucru completat de fiecare angajat (art. D. 3171-16, 1 ° CT), inclusiv în cazul orarelor individualizate.
  • Documentul care rezumă numărul de ore de gardă completat în fiecare lună de către angajat, precum și compensația corespunzătoare (art. D. 3171-16, 2 ° CT).

Documente de păstrat pentru orice verificări ale administrației fiscale

Angajatorul trebuie să păstreze timp de 6 ani, dar, de preferință, mai lung, orice carte, registru, document sau exponat asupra căruia pot fi exercitate drepturile de comunicare, investigare sau control al administrației. Această perioadă de 6 ani curge de la data ultimei tranzacții menționate în cărți sau registre sau de la data la care au fost întocmite documentele sau documentele (art. L. 102 B, Livre des Procedures Fiscales, CGI). Aceasta se referă la TVA și declarațiile fiscale pentru BIC, precum și cărțile obligatorii (jurnal, registru etc.).

Documente care trebuie păstrate pentru orice inspecție de către Urssaf

Controlul Urssaf face posibilă verificarea aplicării corecte a legislației în materie de securitate socială și asigurări de șomaj, pentru a asigura exactitatea declarațiilor și se referă la contribuțiile și contribuțiile nescrise.
Contribuțiile sociale și contribuțiile sunt prescrise pe 3 ani de la sfârșitul anului calendaristic pentru care se datorează (art. L. 244-3 CSS). Prin urmare, este recomandabil să păstrați documentele timp de cel puțin 4 ani.
Rețineți că, în probleme de muncă ilegală, controlul Urssaf poate fi exercitat pe parcursul a 5 ani (art. L. 244-11 CSS).

Ofițeri de control poate solicita prezentarea mai multor documente:
- documentele obișnuite de funcționare ale companiei (tabel și fișa de contribuție sumară, DADS, dovada reducerilor sau scutirilor de la contribuțiile sociale, DPAE etc.);
- documente contabile (bilanțuri și conturi de exploatare, contabilitate generală etc.); - documente bancare (cepuri de cec, extrase bancare etc.);
- documente fiscale (duplicate ale declarațiilor fiscale etc.).

Documente de păstrat pentru posibile acțiuni în justiție

Angajatorul trebuie să păstreze, de asemenea, anumite documente pentru a face față, dacă este necesar, reclamații sau acțiuni, atât civile, cât și publice, de la angajați sau foști angajați, de la companii utilizatori sau de la administrație.

Perioadele de păstrare a documentelor corespund diferitelor regimuri de prescripție, atât civile, cât și penale.

Prescripția civilă de drept comun este de 5 ani (art. 2224 C. civ).

Cu toate acestea, în materie de drept al muncii, cu unele excepții, prescripția de drept comun este:
- 2 ani pentru acțiuni legate de executarea contractului de muncă;
- 12 luni pentru acțiuni legate de încetarea contractului de muncă (art. L. 1471-1 CT)

În ceea ce privește prescripția penală, este necesar să se facă distincția în funcție de faptul dacă infracțiunea comisă are natura unei contravenții sau a unei infracțiuni. Într-adevăr, prescripția acțiunii publice este un an S-au dus biletele și 6 ani pentru contravenții (art. 9 și 8 Cod penal).

Angajatorul trebuie să păstreze:

- timp de 6 ani:

  • Prin urmare, se recomandă păstrarea pentru 6 ani diversele documente referitoare la reprezentarea personalului (procesele-verbale ale alegerilor și ședințelor etc.).
    Se prescrie infracțiunea de obstrucție care constă în subminarea sau încercarea de a submina numirea liberă a reprezentanților personalului (IRP și DS) sau exercitarea regulată a funcțiilor acestora. cu 6 ani (art. 8 C. proc. Pen).