Raportarea la telefon Evitați aceste erori de salut

Sună telefonul, îl ridici și spui exact ce? Este suficient un simplu salut sau ar trebui să-ți spui numele? Vă clarificăm și vă spunem cum să raportați corect la telefon.

Raportați corect și corespunzător la telefon

Atunci când efectuați un apel telefonic, aveți la dispoziție doar câteva secunde pentru a răspunde în mod adecvat și astfel puneți bazele unei conversații prietenoase, deschise și de încredere. Formularea salutului la telefon depinde dacă sunteți apelantul sau dacă vă sună cineva.

Adesea se consideră că apelantul este cel care are îngrijorare și că, prin urmare, ei sunt obligați să se identifice mai întâi. Dar: Recomandarea de astăzi pentru un apel telefonic este ca persoana apelată să răspundă mai întâi și să se prezinte. Persoana apelată îi spune pe un telefon privat Prenume și nume de familie și îl împinge pe unul salut prietenos al zilei după. Atunci este rândul apelantului să se prezinte în același mod.
Apelantul ar trebui să presupună că întrerupe persoana apelată. Prin urmare, este indicat să întrebați: "Aveți ceva timp pentru mine?" Mai puțin prietenos și, prin urmare, nu este recomandat este un „Sunt deranjant?” Uneori, acest lucru obligă persoana chemată să răspundă neprietenos: „Da, ești deranjant”.
Dacă persoana apelată răspunde doar cu „Bună ziua” sau „Vă rugăm”, apelantul ar trebui să accepte acest lucru în tăcere. În niciun caz nu trebuie să întrebați „Cine este pe linie?”. Acest lucru poate duce la numirea persoanei care reacționează enervată și răspunde: "Scuză-mă, dar tu m-ai sunat. Nu ar fi politicos dacă mi-ai spune numele tău?" În acest caz, apelantul nu are de ales decât să se prezinte corespunzător.
Dacă apelați un număr privat, nu ar trebui să faceți acest lucru înainte de ora 10:00, nu în timpul prânzului, nu între orele 14:00 și 16:00 și nici măcar după ora 21:00. Dacă nu știi exact rutina zilnică a persoanei chemate. Puteți încerca să ajungeți la conexiuni de afaceri în orice moment al zilei.
Dacă apelul telefonic a fost întrerupt din cauza unui defect tehnic, apelantul ar trebui să restabilească contactul telefonic.
Aici vă arătăm ce puteți face dacă apelul nu ajunge.

Începeți corect apelurile de afaceri

Regulile pentru apelurile de afaceri sunt diferite de cele pentru apelurile private:

Dacă sunteți chemat în afaceri, ar trebui să răspundeți la telefon cât mai repede posibil. Dacă este posibil, nu lăsați niciodată să sune de mai mult de trei ori. Salutați fiecare apelant ca și cum ar fi primii zilei - chiar dacă ar fi deja cincizeci.
Salutul ar trebui să fie scurt, concis, orientat spre servicii și drăguț eșua. Asigurați-vă că salutarea dvs. nu este prea lungă. Optim este: Compania ABC, John Doe, Bună dimineața sau Compania ABC, vorbești cu Max Mustermann, bună ziua.
Dacă aveți un apel activ care provine de la dvs., răspundeți la următoarele: Bună dimineața doamnă./Domnul . Compania XYZ, mă numesc Max Mustermann.
Când salutați, ar trebui să utilizați o viteză rezonabilă și o pronunție clară. Un ritm de vorbire rapid îi dă persoanei pe care o vorbești impresia că te grăbești.
Evitați excesul de prietenie. Sună prea artificial și tinde să conducă la un reflex de evadare în cealaltă persoană. Vorbește cu o voce relaxată. Acest lucru poate, de exemplu, să calmeze puțin clienții supărați.

Ar trebui totuși să fii atent la asta

Dacă sunteți chemat într-un context profesional, este întotdeauna recomandabil să scrieți numele apelantului, astfel încât să puteți reacționa corespunzător în timpul conversației.

Când efectuați apeluri de afaceri, nu ar trebui să vă lăsați tentați de telefoanele moderne ISDN cu recunoaștere a numărului de apel pentru a saluta imediat apelantul cu „Bună ziua, domnule Klein”. Pe de o parte, dispozitivul poate fi folosit și de altcineva. Pe de altă parte, se poate întâmpla ca apelantul să se simtă puțin ecranat dacă i se adresează pe nume înainte de a răspunde.
În timpul unui apel de afaceri, este recomandabil să vă adresați apelantului personal pe nume o dată sau de două ori. Acest lucru îi dă sentimentul că îi iei în serios îngrijorarea și că te interesează.
La sfârșitul unui apel telefonic (reușit) există un adio prietenos și obligatoriu și, dacă este necesar, un "Multumesc pentru apelul tau!" potrivit. Dacă apelul telefonic a avut mai puțin succes, această regulă nu trebuie respectată.
Când suni în reprezentare ar trebui să contactați și contacte de afaceri "pe linia lui ..." Raport. Pentru apelurile telefonice private trebuie să vă dați și propriul nume "aici la ..." Spune. În acest fel, evitați situațiile precare și confuziile.

Într-un alt sfat practic, vă vom explica cum să atașați singur o priză multimedia.