Scrierea unei scrisori oficiale Cu 9 pași 4 sfaturi pentru succes

Nu sunteți sigur cu privire la scrierea unei scrisori oficiale, cum ar fi o scrisoare oficială oficială sau o cerere? Avem un ghid simplu în 9 pași, toate informațiile importante despre formularul scrisorii și vă oferă patru sfaturi suplimentare care vă vor ajuta să scrieți și să trimiteți scrisoarea perfectă.

Cultura scrisorii noastre

Scrisorile au existat atâta timp cât au existat oamenii. Am lăsat întotdeauna mesaje și am dorit să surprindem și să comunicăm lucruri importante. De atunci, scrisorile au fost folosite pentru comunicarea scrisă între oameni și au devenit din ce în ce mai importante în timp. Acestea servesc în continuare exprimării opiniei publice (de exemplu, scrisori către editor), pot fi găsite ca dispozitive stilistice în literatura mondială (de exemplu, romanul epistolar al lui Goethe „Durerile tânărului Werther”), servesc în scopuri oficiale (de exemplu, plângeri) și, de asemenea, în scopuri private (de exemplu, scrisori de dragoste).

Dar cultura literelor, așa cum o cunoaștem astăzi, nu a început decât în secolul al XVII-lea. Scrisorile erau livrate în toată țara pe jos, călare sau cu o diligență. Destinatarul a plătit pentru scrisoarea primită. Datorită tradiției îndelungate a poștei, a devenit un obiect de colecție, iar timbrele au devenit un obiect de colecție și un obiect valoros.

Scrierea unei scrisori: formal vs. informal

Scrisorile sunt scrise în diferite ocazii. Aceasta include atât ocazii informale, cum ar fi felicitări de Crăciun, felicitări pentru ziua de naștere sau nunți, precum și ocazii oficiale, cum ar fi condoleanțe, demisie sau scrisori de intentie. O anumită formă de scrisoare este necesară în situații formale. Este una dintre formele oficiale de curtoazie și se asigură că scrisoarea dvs. va fi luată în serios. Dacă nu urmăriți structura scrisorii, ați putea lăsa o impresie proastă și nu vă veți atinge scopul de a scrie scrisoarea. Mai devreme sau mai târziu, toată lumea din viața lor va trebui să scrie o scrisoare formală. Din acest motiv, am reunit toate informațiile importante pentru a vă structura o scrisoare formală.

Situații în care trebuie să scrieți o scrisoare formală

Folosind lista de mai jos, puteți vedea că mai devreme sau mai târziu în viața dvs. va trebui probabil să scrieți o scrisoare formală. De asemenea, puteți utiliza lista pentru a evalua când este potrivit să scrieți o scrisoare formală. Am creat o prezentare generală a celor mai frecvente situații.

Schimb de scrisori între chiriaș și proprietar
Scrisori către poliție și scrisori legale
Corespondență cu companiile de asigurări și autorități
Scrierea politică
Scrierea la birourile bisericii
Scrisori de plângere sau scrisori de anulare
Scrisoare către angajator
Notificare de reziliere de orice fel
Scrierea la radio și televiziune
Aplicație pentru un job
Scrisoare către administrația de stat și oraș
Scrisoare de scuze pentru copilul din școală

Instrucțiuni: Scrieți o scrisoare în 9 pași

Instrucțiuni: Scrieți o scrisoare în 9 pași

Dacă doriți să scrieți o scrisoare formală, este important să știți despre structura și structura acesteia. Din acest motiv, v-am explicat componentele formatului oficial de scrisori unul câte unul și le-am oferit exemple și sfaturi mici. Cu aceste instrucțiuni, scrierea scrisorilor vă va fi mai ușoară în viitor.

Antetul

Hârtia cu antet atrage atenția destinatarului mai întâi. Datele dvs. de contact ar trebui să fie în colțul din dreapta sus: nume și prenume, adresă, cod poștal, oraș, număr de telefon, adresă de e-mail. Detaliile de contact ale destinatarului aparțin decalajului stâng, cu un spațiu între ele. Aici nu este întotdeauna absolut necesar să se includă toate datele, deoarece destinatarul își cunoaște propriile date. Dacă nu sunteți sigur cu privire la gradul de formalitate, puteți include toate datele complete în antet pentru a fi în siguranță. Dar, uneori, numele și prenumele, precum și adresa completă sunt suficiente. Dacă există un nume de companie, trebuie menționat întotdeauna mai întâi.

loc și dată

Locul și data ar trebui să se potrivească întotdeauna cu ziua în care ați scris scrisoarea. Aceste informații pot fi găsite cu un spațiu gol pe partea dreaptă a scrisorii dvs. după datele de contact ale destinatarului. Un exemplu de indicație formală a locului și a datei este: Köln, 8 iunie 2018.

Subiectul

Dacă doriți să scrieți o scrisoare formală, asigurați-vă că nu uitați subiectul. În special, dacă companiile sau birourile mai mari primesc și trebuie să sorteze numeroase scrisori pe zi, este recomandabil să includeți un subiect. Subiectul urmărește de obicei antetul și are funcția de antet. Acesta oferă pe scurt informații despre ce este scrisoarea dvs. și o face mai clară.

Salutul potrivit

Salutul este alfa și omega unei scrisori. Vorbește direct destinatarului și îi încurajează să citească. Un salut formal trebuie întotdeauna folosit pentru scrisorile formale, de exemplu „Draga doamnă Muster, ...”. Salutarea ceva mai personală „Dragă doamnă Muster, ...” este destul de nepotrivită pentru scrisori foarte formale. Cu siguranță ar trebui să evitați să vă folosiți prenumele.

Forma de adresă din scrisoare este de asemenea importantă. Chiar dacă ați mai avut corespondență cu persoana respectivă, este curtoazie obișnuită să folosiți scrisori oficiale (dvs., dvs., dvs., dvs.). Duzen este rezervat familiei sau prietenilor.

Textul scrisorii: conținutul scrisorii

Conținutul scrisorii depinde de cine doriți să spuneți ce. Există anumite fraze pe care le puteți folosi pentru anumite litere. De exemplu, atunci când reziliați un contract de muncă, puteți scrie:

Prin prezenta îmi reziliez contractul de muncă existent (valabil începând cu 4 august 2012) în mod corespunzător și în timp util la următoarea dată posibilă.

Vă rugăm să confirmați în scris că am primit notificarea de reziliere, inclusiv data la care contractul de muncă se încheie oficial.

Vă rog să-mi trimiteți o referință calificată a postului. Vă mulțumesc foarte mult pentru cooperarea de până acum.

După cum puteți vedea din acest exemplu, textul scrisorii este, de asemenea, împărțit în secțiuni separate prin spații. Ar trebui să faceți întotdeauna aceste secțiuni, deoarece acestea ușurează citirea și slăbesc puțin întreaga formă a scrisorii. Poți decide singur când crezi că o secțiune are sens. De regulă, o nouă secțiune este întotdeauna potrivită atunci când urmează un subiect sau informații noi. În exemplul nostru se poate găsi următoarea structură a secțiunii: Reziliere - Cerere de confirmare - Cerere de referință a postului.

Cererea de răspuns

Dacă doriți să primiți un răspuns la scrisoarea dvs., este obișnuit să o solicitați în corpul scrisorii. Dacă uitați să cereți un răspuns, scrisoarea dvs. poate rămâne fără răspuns. De regulă, ar trebui să includeți cererea la sfârșitul textului scrisorii. Fie ca propoziție separată „Cer un răspuns cât mai curând posibil.” Sau în combinație cu salutul „Cu cele mai bune salutări și solicitarea unui răspuns ...”. Dacă doriți să subliniați urgența unui răspuns, îl puteți pune într-un paragraf propriu pentru a-l sublinia.

Scrisoare de încheiere: salutarea

Salutul este ca un fel de rămas bun și ar trebui să fie distanțat și politicos într-o scrisoare formală. Evitați felicitările precum „Salutări ...” sau doar „LG”. Expresiile formale obișnuite sunt „Cu respect ...” sau, mai personal, „Cu respect ...”.

Semnatura

Scrieți o scrisoare oficială: niciodată fără semnătură

Există o regulă de aur atunci când scrieți scrisori: semnătura nu trebuie să lipsească niciodată. Acest lucru se aplică atât scrisorilor personale, cât și celor formale. Mai ales în ceea ce privește chestiuni precum încheierea de contracte sau rezilieri, este esențial să semnați manual pentru ca scrisoarea să fie valabilă.

Dacă aveți scris de mână ilizibil, ar trebui mai întâi să scrieți scrisoarea pe computer și să imprimați și numele complet. Ar trebui să lăsați un spațiu deasupra numelui dvs. tipărit, astfel încât să puteți scrie în continuare spațiul gol. Numele tipărit este doar pentru o mai bună înțelegere și poate fi pus și între paranteze.

Investiții

Dacă adăugați atașamente importante la scrisoare, de exemplu un certificat de înscriere, trebuie să indicați acest lucru în zona sub semnătura dvs. În acest fel, destinatarul poate verifica dacă toate atașamentele sunt de fapt prezente în plic. Dacă există mai multe plante, le puteți lista cu ușurință. Ar putea arăta astfel:

Certificat de înscriere
Certificat de membru al companiei de asigurări de sănătate
Copie carte de identitate

Scrierea și trimiterea unei scrisori: 4 sfaturi

În plus față de forma scrisorii și structura formală, există câteva alte puncte pe care ar trebui să le luați în considerare. Dacă scrieți o scrisoare, cu siguranță veți dori să o trimiteți și voi. Urmați sfaturile noastre pentru a face totul bine.

Etichetați corect plicul

Ar trebui să scrieți vreodată pe partea din față a plicului (fără sigiliu), astfel încât mașinile din centrele de poștă să o poată citi cu ușurință și să o trimită mai repede. Expeditorul aparține în colțul din stânga sus, destinatarul din dreapta jos. Expeditorul este important în cazul în care scrisoarea nu a putut fi livrată.

Ștampilă și poștă

Asigurați-vă că nu uitați ștampila, astfel încât scrisoarea dvs. să nu ajungă în cutia poștală. Dacă este o chestiune oficială și vi s-a trimis un plic pe care ar trebui să îl utilizați, poștele au fost deja plătite de către companie (de exemplu, de către companiile de asigurări). Dacă da, aceste informații se află într-o cutie mică de pe plic, unde altfel v-ați fi lipit ștampila.

De asemenea, asigurați-vă că aveți suficient poștă pe scrisoarea dvs. Trimiterea scrisorilor în străinătate este semnificativ mai scumpă. Greutatea și dimensiunea scrisorii joacă, de asemenea, un rol. Aflați dacă există abateri de la normă online sau la cel mai apropiat birou poștal din zona dvs.

Ortografie și gramatică

O scrisoare formală își pierde toată formalitatea atunci când este plină de erori de ortografie. Sunt necesare o gramatică și o ortografie corecte. Prin urmare, ar trebui cu siguranță să vă corectați sau să vă corectați scrisoarea. Poate aveți rude sau prieteni care vă pot privi scrisoarea. Dacă, în general, nu sunteți foarte talentat din punct de vedere lingvistic, puteți învăța să vă îmbunătățiți retorica aici. De asemenea, vă poate ajuta cu formularea scrisorilor dacă vă antrenați și vă îmbunătățiți abilitățile de scriere.

Revizuirea finală

În cele din urmă, verificați din nou dacă toate datele și informațiile sunt corecte, astfel încât scrisoarea să ajungă efectiv la destinatar și, mai presus de toate, pentru a nu-și pierde integritatea. De exemplu, dacă aplicați pentru un stagiu la o companie, dar îl scrieți incorect, probabil veți fi pensionat imediat.

(11 voturi, medie: 4.36 din 5)
Trebuie să fii membru înregistrat pentru a evalua acest lucru.