Sfaturi pentru bugetul IT al IMM-urilor sub control - asta contează

Sfaturi pentru întreprinderile mijlocii

Nu ratați niciodată un alt articol de Maurice Teltscher

Maurice Teltscher este fondatorul și directorul general al INVENTRY GmbH, specialist în evaluări IT și planificare bugetară IT, cu accent pe companii de toate dimensiunile.

Recomanda
A apasa
PDF
"> Url
Xing
LinkedIn
Stare de nervozitate
Facebook
Părere

În timp ce companiile mari își gestionează de obicei bugetele IT în mod profesionist, companiile mici și mijlocii nu au uneori nicio transparență în ceea ce privește cheltuielile IT, ele acționează „după cum este necesar”. Prezentarea generală a costurilor IT globale este în mod corespunzător slabă și, de regulă, acestea includ mult mai mult decât cheltuielile pentru hardware, software și personal.

Cum sunt alcătuite costurile totale IT? Dacă nu puteți răspunde la această întrebare, atunci ar trebui să citiți urgent.
Foto: VikaGeyder - shutterstock.com

O astfel de stare nu este nici ideală pentru management, nici pentru managerii IT. Îngreunează planificarea și utilizarea eficientă a fondurilor. În astfel de cazuri, costurile IT sunt un rău necesar, un centru de cost - și adesea o gaură neagră.

Așa funcționează inventarul IT

Unii șefi IT contribuie și ei înșiși la acest lucru: Cui îi place să fie măsurabili? Cu toate acestea, se poate da înapoi când IT-ul trebuie să negocieze fiecare problemă mică și este paralizat de un sprijin imprevizibil. Acest lucru duce la sisteme incoerente și procese lente - și astfel la utilizatori nemulțumiți. Utilizatorii ar trebui să-și pună următoarele întrebări ca parte a unui proces de inventar:

Ce hardware și software sunt disponibile și ce a costat?

Cât durează ciclul tipic de utilizare? Trei ani, cinci ani sau mai mult?

Cât de veche este astăzi flota existentă de servere, PC-uri și notebook-uri?

Cât de des se lansează software-ul instalat? Dacă acest lucru se bazează pe modele de abonament: Care sunt costurile anuale?

Sunt procedurile de zi cu zi clar definite și documentate?

Dacă știți care au fost cheltuielile recente din trecut și prezent, le puteți folosi pentru a face presupuneri în cunoștință de cauză despre viitor. Un inventar exact dezvăluie adesea că există mai multe soluții pentru anumite sarcini, ceea ce duce la costuri suplimentare ale licenței și poate mai multă muncă.

De exemplu, suita Microsoft 365 (fost Office 365) conține echipa de soluții de colaborare și conferință video, care este utilizată în tot mai multe companii în timpul pandemiei corona. În urmă cu trei ani, acest lucru nu îndeplinea încă cerințele dorite pentru mulți, motiv pentru care companiile au optat adesea pentru o altă soluție. Astăzi ar trebui să aruncați o privire atentă dacă soluțiile de colaborare și videoconferință care au fost achiziționate în acel moment sunt cu adevărat necesare.

Google Meet
Google Meet permite conferințe video și telefonice pe web. În versiunea gratuită, care va fi disponibilă din luna mai, serviciul permite conferințe cu până la 100 de participanți cu o durată maximă de 60 de minute - această restricție va intra în vigoare numai din octombrie 2020. La fel ca majoritatea serviciilor Google, Meet este conceput pentru Google Chrome și alte browsere bazate pe Chromium și funcționează aici fără pluginuri. Sunt disponibile și aplicații mobile pentru Android și iOS.
Camere Facebook Messenger
Cu Messenger Rooms, utilizatorii pot configura o sală de conferințe direct din Messenger sau Facebook și pot invita până la 20 de participanți - ulterior 50 - la un apel video - chiar dacă nu au un cont Facebook. Nu există limită de timp. Participarea este posibilă prin smartphone sau PC prin browser și, potrivit Facebook, nu necesită descărcări. Cu toate acestea, utilizatorii aplicației Messenger au acces la diferite efecte AR (de exemplu, urechi de iepure) și la noi funcții acceptate de AI, precum fundaluri imersive de 360 de grade și iluminare atmosferică.
Skype
Fiind cel mai cunoscut serviciu VoIP, Sype oferă, de asemenea, o gamă largă de funcții de chat video și videoconferință. De atunci, Microsoft a înlocuit Skype for Business cu platforma Teams.
Echipe
Succesorul Lync și Skype for Business nu este un produs autonom, ci face parte din suita Microsoft Office 365. Cu toate acestea, Teams este disponibil gratuit și este potrivit pentru întreprinderile mici cu până la 300 de membri. Accesul oaspeților, precum și apelurile video individuale și de grup și partajarea ecranului sunt, de asemenea, la bord.
Google Duo
Google Duo este conceput în principal ca un instrument gratuit de apelare video pentru utilizatorii casnici. Numărul maxim de participanți la aplicația Android și iOS a crescut recent de la opt la doisprezece persoane și, potrivit Google, ar trebui să crească în continuare. Duo este disponibil ca aplicație web pentru PC, Mac și Chromebook, precum și ca aplicație mobilă pentru dispozitive Android și iOS.
Jitsi Meet
Jitsi Meet este o soluție ușor de utilizat pentru videoconferințe care oferă încă multe funcții. Soluția gratuită se bazează pe standardul WebRTC deschis și poate fi utilizată direct pe computer fără a se înregistra în browser (Chrome). Aplicațiile (Android, iOS) sunt disponibile pentru smartphone-uri și tablete.
Prin care
Serviciul norvegian Prin care (fostul aparut in) este gratuit pentru conferințe video cu până la patru participanți. . Soluția se bazează pe WebRTC, ceea ce înseamnă că oaspeții se pot conecta pur și simplu prin browserul lor fără a se înregistra. Aplicațiile pentru Android și iOS sunt disponibile opțional.
Tinychat
După înregistrare, Tinychat gratuit oferă posibilitatea de a deschide o nouă conferință video rapid și ușor. Tot ce trebuie să faceți este să creați o nouă „cameră” și să trimiteți adresa URL generată participanților la conferință.
Lifesize
Lifesize oferă licențe gratuite companiilor afectate de epidemia de coronavirus pentru o perioadă de șase luni. Întâlnirile și durata apelurilor sunt nelimitate - soluția Lifesize este disponibilă atât pentru desktop-uri, cât și pentru dispozitive mobile.
zoom
Zoom se poziționează ca unul dintre principalii furnizori de conferințe video. Instrumentul se caracterizează în primul rând prin ușurința de utilizare și o ofertă atractivă freemium: chiar și cu versiunea gratuită, sunt posibile conferințe video cu până la 100 de participanți.
Mergi la sedinta
LogMeIn a revizuit complet software-ul de conferințe video GoToMeeting și a implementat noi funcții la sfârșitul anului 2019. Printre altele, soluția funcționează acum în browser prin WebRTC, precum și prin aplicații desktop și mobile. Planurile de abonament încep de la 10,75 euro pe lună și găzduiesc pentru versiunea profesională.
WebEx
Cisco oferă WebEx gratuit până la o nouă notificare în urma pandemiei coronavirusului. Sunt incluse întâlniri nelimitate cu până la 100 de participanți, video HD, apelare audio, sală de conferințe personală, partajarea ecranului pe desktop și dispozitive mobile, precum și stocare în cloud de 1 GB și înregistrări sunt incluse.

Unele programe software nu mai sunt necesare

Există zeci de astfel de exemple. De exemplu, „AirWatch” (astăzi „Workspace ONE” de la VMware) - inițial numai software utilizat ca instrument de gestionare a dispozitivelor mobile - de la versiunea avansată încolo conține o soluție VPN integrată care acoperă toate punctele finale de la Windows, MacOS și iOS la Android și huse ChromeOS. În acest fel, Workspace ONE poate face ca soluția VPN a producătorului respectiv de gateway care trebuie să fie autorizat să fie superflua. În plus, poate prelua software-ul complet și poate actualiza distribuția pentru sistemele menționate anterior și chiar oferă o cale de migrare de la Microsoft System Center Configuration Manager. Soluțiile relevante de la furnizori precum Baramundi sau Matrix42 pot fi înlocuite, precum și software-ul de întreținere la distanță la TeamViewer și Co. Fluxurile de lucru și funcționarea s-ar schimba, personalul disponibil ar trebui să se obișnuiască cu el.

O privire regulată și mai atentă asupra soluțiilor software existente este întotdeauna utilă. De exemplu, cu Microsoft Intune, gestionarea dispozitivelor mobile este deja inclusă și licențiată în Microsoft 365 (în funcție de plan). Deseori ar fi posibil să economisiți folosind o altă soluție - întotdeauna în funcție de cerințele individuale ale companiei, desigur. Este posibil ca alte programe software să fi fost achiziționate în altă parte mai devreme, dar să nu fie utilizate în mod productiv. Oamenii încă plătesc pentru asta.

Personalul ca factor cheie

Ca și în cazul inventarului, cei responsabili ar trebui să se gândească la personalul din organizația IT și la rolul lor în companie. Ar trebui să conducă problemele strategice centrale în mod autodeterminat și să urmărească atent furnizorii de servicii externi? Sau doriți un IT care să deschidă și să gestioneze doar bilete cu furnizori externi de servicii? Desigur, o reprezentare polarizantă, dar există multe forme diferite între aceste două extreme.

Activitățile de rutină, cum ar fi furnizarea de dispozitive client sau asistența pentru utilizatorul final, pot fi externalizate pentru a elibera IT-ul companiei cu resursele de timp pentru probleme mai importante. Dar la fel de bine ar putea fi introduse noi instrumente pentru a atinge cel mai înalt grad de automatizare posibil. În orice caz, angajații sunt obligați să pună în aplicare aceste lucruri. Dacă utilizarea lor este prea mare, este nevoie imediată de acțiune: dacă operațiunile IT sigure nu pot fi garantate pe termen lung, aceasta poate avea consecințe juridice și economice grave. Lipsa personalului înseamnă, de asemenea, că nu există posibilități pentru noi proiecte și progrese digitale.

Mai devreme decât mai târziu, acest lucru va însemna că angajații fideli vor arunca prosopul la un moment dat. Ca rezultat, există o rotație costisitoare a personalului, deoarece noii angajați cu cunoștințe și abordări anterioare diferite trebuie instruiți de fiecare dată. Continuitatea se pierde, alte departamente își pierd încrederea în IT-ul lor.

Standardizarea ajută

Standardizarea este în continuare metoda aleasă pentru a ține sub control eforturile excesive de sprijin. Desigur, acest lucru se aplică dispozitivelor finale - de la notebook-uri la PC-uri, la smartphone-uri și tablete. Oricine urmărește fiecare afacere sau plasează comenzi individuale după cum este necesar sau chiar cererile utilizatorilor finali are rapid o grădină zoologică întreagă de dispozitive și software în uz care pot ocupa și paraliza departamentele IT.

Cea de-a zecea versiune de Windows 10 va apărea în scurt timp, indiferent de diferitele ediții și predecesori. Cei responsabili de asistență ar trebui, de asemenea, să fie familiarizați cu orice altceva, de exemplu cu sistemele de operare de la Android 5 la 10, cu toate subtilitățile individuale ale producătorilor de dispozitive respective și, bineînțeles, cu iOS, iPadOS și MacOS. Acest lucru creează frustrare din toate părțile și duce la costuri ascunse considerabile.

Companiile sunt bine sfătuiți să alcătuiască un coș de cumpărături cu un număr maxim de modele hardware, ideal de la producătorul în care au încredere. Dispozitivele individuale pot fi înlocuite cu siguranță din când în când, dar IT trebuie să utilizeze un singur proces de service în operațiunile zilnice în loc de zeci de altele diferite. Problemele care încă apar atunci vor fi cel puțin uniforme. O astfel de standardizare este, de asemenea, o cerință de bază pentru externalizare. Un furnizor de servicii care dorește să ofere servicii serioase și rentabile va necesita standarde.

Achiziții de pachete

Pachetarea achizițiilor poate aduce o contribuție semnificativă la standardizare, deoarece componentele IT centrale, cum ar fi procesoarele, chipset-urile, sistemele de operare sau smartphone-urile, sunt supuse unui ciclu anual de reînnoire de la care este necesar să se decupeze. Serverele, computerele și notebook-urile din companii nu trebuie înlocuite mai frecvent decât la fiecare cinci ani - cu excepția cazului în care cumpărătorii au atins cel mai mic raft din punct de vedere al prețului.

Este logic să se concentreze achizițiile pentru a solicita reduceri de la producători. Marjele din industria hardware sunt reduse, dar există o diferență clară de preț între achiziționarea de dispozitive individual, după cum este necesar de la diferiți furnizori sau, de exemplu, în loturi de 50 de la un singur producător. Dacă achizițiile de server și stocare sunt în așteptare în același timp, se pot realiza economii de cinci cifre în volumul total. Prețurile proiectului pot fi adesea solicitate de la partenerul de vânzări respectiv dintr-o cifră de afaceri de cinci cifre, efectul de economisire fiind desigur mai clar aici.

Oricine împarte achiziția de hardware în câteva comenzi mari are, pe lângă un grad puternic de standardizare, transparență totală a costurilor și efecte de economisire. În plus, este clar ce sumă ar trebui să fie bugetată din nou în cinci ani. Clienții care își concentrează volumul de achiziții sunt, de asemenea, percepuți mai clar de producător, iar poziția de negociere este considerabil consolidată. Pe lângă un serviciu preferat, reducerile pentru cursurile de formare nu sunt neobișnuite.

Există un moment ideal pentru a-l obține? Nu. Dacă așteptați ceva nou în IT cu achiziționarea, veți aștepta pentru totdeauna. Și zilele în care „devine mai ieftin după CeBIT” au dispărut de mult. Mângâietor: înainte ca ceva să dispară de pe piață, de obicei devine mai ieftin.

Achizițiile și finanțarea au nevoie de sprijin

Deoarece achizițiile IT la pachet implică investiții masive, departamentele de achiziții și finanțe sau conducerea se implică în mod natural. Cu toate acestea, expertiza lor de multe ori nu depășește compararea sumelor diferitelor oferte. Astfel, managementul IT trebuie să verifice cu atenție dacă opțiunile disponibile sunt într-adevăr comparabile. Chiar și o singură poziție lăsată în afara poate face o diferență uriașă. Situația este îngreunată de faptul că unii furnizori încearcă totul pentru a face produsele lor cât mai incomparabile, chiar și pentru ochii experimentați.

Este important ca IT să stabilească aici orientări clare care să permită comparabilitatea. Abia atunci pot fi implicate celelalte domenii. Ar trebui stabilit în prealabil un consens trans-departamental cu privire la aceste reguli de joc. Cel mai bun lucru este ca IT să ofere cel puțin două variante bine dezvoltate, diferit de scumpe, cu care se poate argumenta. De asemenea, ar trebui să proiectați versiunea mai mică astfel încât toată lumea să poată trăi cu ea. Departamentul IT trebuie să argumenteze clar aici și să sublinieze, de exemplu, că ciclul de viață poate fi mai scurt sau că pot exista costuri pentru extinderea stocării - motiv pentru care soluția mai scumpă poate fi cu atât mai bună, cât și în cele din urmă mai ieftină.

Atunci când calculează un buget IT, acesta ar trebui să fie, de asemenea, responsabil pentru acesta - din punct de vedere comercial și tehnic. Odată ce bugetul a fost aprobat, este logic că IT are controlul asupra acestor parametri financiari și poate decide ce urmează să fie cumpărat. Departamentul de achiziții poate negocia, desigur, condițiile, dar nu și sfera serviciilor. Pentru a face acest lucru, ea trebuie să se consulte cu IT. În general, trebuie evitate constant înainte și înapoi cu departamente nespecializate.

În prezent există o tendință către servicii cloud care sunt facturate lunar sau anual în mod permanent, posibil chiar prin intermediul cardului de credit. În mod interesant, totuși, închirierea sau leasingul pentru servere, PC-uri și notebook-uri, de exemplu pe o perioadă de utilizare de 60 de luni, este adesea nedorit.

Dar cumpărarea în volume mai mari economisește bani - datorită reducerilor și standardizării asociate. În caz de criză, reducerea rapidă a costurilor de funcționare pentru a menține lichiditatea este o abordare inteligibilă. Dar trebuie să vă întrebați dacă investițiile unice de sume de cinci până la șapte cifre în hardware și software sunt întotdeauna mai ieftine. Înainte de a renunța la idee, ar trebui să o discutați cu departamentul dvs. financiar sau cu consilierul fiscal.

Subvenții și finanțare pentru digitalizare

O privire asupra ofertelor de finanțare de stat poate fi utilă, deoarece există numeroase programe regionale diferite ale statelor federale și ale municipalităților pentru a sprijini întreprinderile mici. Acest lucru se aplică și digitalizării: statul Hesse, de exemplu, oferă o „subvenție Digi”. Aceasta înseamnă că 50% din costurile proiectelor de digitalizare a proceselor de producție și de lucru și de îmbunătățire a securității IT în întreprinderile mici și mijlocii (IMM-uri) din Hesse sunt acoperite. Subvenția este plafonată la maximum 10.000 de euro.

Sprijinul financiar poate fi solicitat și în domeniul formării angajaților. „Legea privind oportunitățile de calificare”, care a intrat în vigoare la 1 ianuarie 2019, este menită să sprijine angajații cu formare continuă ale căror locuri de muncă riscă să fie înlocuite de tehnologie sau care se străduiesc să obțină un loc de muncă într-o „ocupație de blocaj”, adică un loc de muncă în zonele în care există un deficit de lucrători calificați . Sunt subvenționate atât formarea continuă/recalificarea, cât și plata continuă a salariilor în timpul formării continue.

Posibilă formare suplimentară în domeniul IT (exemplar):

Microsoft Office 365

Baze de date (Oracle, Microsoft, MySQL)

Dezvoltare software (C ++, C #, Java, web full-stack și dezvoltare de aplicații)