3 instrumente esențiale de planificare -
de Lyne Branchaud
Determinarea tuturor pașilor și acțiunilor care trebuie întreprinse pentru ca un eveniment să se întâmple nu este o sarcină mică! Pentru a te ajuta să planifici totul și să nu uiți nimic, îți ofer în acest articol 3 instrumente de care nu aș putea lipsi: programul, lista sarcinilor și scenariul evenimentului.
1 - Programul
Programul este un instrument care identifică principalele linii ale proiectului și le situează în timp. Este un instrument de referință, astfel încât toate părțile interesate implicate în proiect să fie pe aceeași lungime de undă. Acesta include etapele cheie (sau etapele critice) în organizarea evenimentului, datele la care trebuie efectuate aceste etape și numele persoanelor responsabile de executarea lor.
Pentru a construi cronologia, este de obicei mai ușor să începeți cu data evenimentului (fix și neschimbat) și să rezolvați pașii înapoi în timp. Ca regulă generală, planificarea unui eveniment ar trebui să înceapă cu 3 luni până la 1 an înainte de data desfășurării sale, în funcție de dimensiunea și complexitatea sa.
Din fericire, pașii majori în configurarea unui eveniment sunt similari, indiferent de natura sau complexitatea evenimentului. Pentru a crea o cronologie, puteți începe cu acești pași principali și puteți adăuga pașii specifici ai proiectului:
- Prima întâlnire de producție cu managerii pentru a determina elementele de bază ale proiectului (obiectiv, obiective și publicul țintă)
- Stabiliți liniile principale ale evenimentului și liniile directoare
- Pregătirea planului preliminar (alegerea site-ului, a datei, a conținutului)
- Realizarea graficului și a bugetului provizoriu
- Aprobarea planului preliminar de către manageri
- Vizitarea site-ului selectat și semnarea contractului cu managerul
- Dezvoltarea conținutului detaliat al evenimentului (implementare și producție)
- Aprobarea conținutului detaliat al evenimentului de către manageri
- Negocieri de sponsorizare
- Negocierea și semnarea contractelor de divertisment (gazdă, DJ, activități etc.)
- Începerea promovării evenimentului
- Crearea și trimiterea invitațiilor și a formularului de rezervare
- Termenul limită pentru primirea înregistrărilor
- Alegerea meniurilor, negocierea contractelor cu diferiți furnizori (audiovizual, decor, echipamente etc.)
- Creați planul de așezare, scrieți discursurile, configurați prezentările vizuale
- Producerea de elemente și materiale de comunicare
- Scrierea scenariului evenimentului
- Asamblare, eveniment și demontare
- Compilarea analizelor și redactarea raportului evenimentului
După identificarea etapelor principale, este necesar să stabiliți o dată de finalizare pentru fiecare în funcție de experiențele anterioare. Dacă aveți dubii, nu ezitați să solicitați furnizorului dvs. o estimare a timpului necesar. Apoi distribuiți-vă programul diferitelor părți interesate din proiect, astfel încât acestea să vă poată verifica și aproba previziunile. Programul trebuie să fie cât mai realist și poate fi ajustat în mod evident pe parcursul finalizării mandatului.
Programă Expoziție și seară de gală
10 și 11 iunie
Pași Data Resp.
Prima întâlnire de stabilit
obiective, obiective și public țintă Echipa de la jumătatea lunii septembrie
Stabiliți schița și alegeți
temele serii Începutul lunii noiembrie Echipa
Data sugerată + locație și camere + conținut
Prezentarea bugetului și programul Începutul lunii noiembrie Echipa
Aprobarea planului preliminar la jumătatea lunii noiembrie DP
2 - Lista sarcinilor
Diferența dintre program și lista sarcinilor este că programul este o imagine de ansamblu asupra etapelor strategice majore ale proiectului și le situează în timp, în timp ce lista sarcinilor include fiecare dintre etapele de realizare care trebuie realizate în detaliu și termene precise. pentru a le realiza. Această listă este mult mai completă și mai detaliată decât cronologia. Iată un exemplu pentru a înțelege mai bine diferența dintre aceste două instrumente: