Autogestionare - Cum să planificați corect Onpulson

Scopul planificării este de a crea claritate, adică de a ști ce să faci zilnic și pe termen lung. Prea mulți oameni planifică foarte puțin, mai ales când vine vorba de propria lor muncă

Jurnalul personal, planificatorul sau organizatorul a ieșit pe piață când a fost lansat în anii 1980, printre altele, deoarece oamenii îl vedeau ca pe un instrument și, în cele din urmă, șansa de a se organiza, planifica lucrurile în avans și afla despre pentru a ține evidența muncii depuse.

Unii oameni consideră în mod eronat că activitățile lor mentale la deplasarea la serviciu sau la duș „planifică” munca. S-ar putea să vă gândiți la munca dvs., dar cu greu o puteți numi planificare. În schimb, este o formă de gândire ineficientă care clarifică puțin sau nimic.

Unii oameni cred, de asemenea, că planificarea în sine este o pierdere de timp și nu aduce prea multe beneficii. Dacă planificați ineficient și nu faceți ceea ce ați planificat să faceți, planificarea este de la sine înțeles. Un plan care a fost întocmit este bun numai dacă este pus în practică - și abia atunci planificarea are sens.

Când simțiți că vă aflați sub presiune la locul de muncă, că aveți prea multe de făcut, că aveți prea puțin timp să o faceți, că sunteți scăpat de sub control sau că pur și simplu nu puteți realiza cele mai importante lucruri, este adesea din cauza unui rău sau lipsa de planificare. În acest caz, veți descoperi că orice iese din munca dvs. seamănă cu autocolantul „Avion înainte”, cu cuvântul „înainte” strâns până la dreapta.

Bazele planificării

Există trei pași către o planificare eficientă: stabilirea priorităților, gestionarea timpului și implementarea efectivă a obiectivelor. În cele ce urmează am dori să vă arătăm cum să stabiliți corect prioritățile și cum să vă gestionați timpul eficient.

stabiliți priorități

Planificarea fără stabilirea priorităților nu are absolut niciun sens. Nu este neobișnuit ca haosul să amenințe, deoarece nu este clar dacă sarcinile importante și/sau urgente au prioritate mai mare. Cu toate acestea, având în vedere volumul de muncă, pe care trebuie să-l facem adesea sub o presiune enormă de timp, nu se poate evita stabilirea priorităților. Un coleg olandez a spus odată: planificarea nu înseamnă altceva decât stabilirea priorităților și acordarea timpului pentru a trece la sarcini în ordine.

Înainte de a putea acorda prioritate, trebuie să aveți o idee clară despre obiectivele dvs. și despre calea care vă va duce acolo. Verificați dacă lucrarea pe care o așteptați este în conformitate cu pașii necesari pentru a ajunge acolo. Decideți dacă anumite sarcini trebuie îndeplinite de dvs. sau dacă nu ar fi mai bine să le delegați. Cu toate acestea, dacă delegați sarcini, ar trebui să vă asigurați că acestea sunt finalizate.

Gestionarea sarcinilor, cunoscută și sub numele de gestionarea sarcinilor, este deosebit de importantă pentru cei dintre noi care nu își pot planifica liber programul de lucru. Gândiți-vă doar la toți angajații din call center, bănci sau standuri de informații: cu greu își pot planifica sarcinile în termeni de timp, deoarece trebuie întotdeauna să reacționeze imediat la întrebările clienților. Cu cât ești mai puțin liber să-ți dispui timpul, cu atât trebuie să fii mai clar pentru a distinge între sarcini urgente și sarcini mai puțin urgente.

De gestionare a timpului

Gestionarea timpului ar putea fi definită ca arta de a te gestiona. Odată ce știți ce să faceți și cum să o realizați cel mai bine (gestionarea sarcinilor), trebuie să profitați la maximum de timpul pe care îl aveți. Indiferent dacă vă confruntați în prezent cu planificarea zilnică, săptămânală sau anuală: stabiliți ce sarcini trebuie finalizate și când. Vă rugăm să rețineți următoarele sfaturi:

Planificarea zilnică

Există o plângere generală conform căreia programul zilnic este prea adesea îndeplinit parțial din cauza unor evenimente neașteptate și apoi se transformă într-o mare dezamăgire. Pentru unii oameni, planurile zilnice par a fi doar ceva ce râde îți amintește de ceea ce nu a fost făcut.

Cu toate acestea, trebuie să înțelegeți că este extrem de important să dedicați ceva timp în fiecare zi planificării activităților dvs. Unii preferă să facă acest lucru la sfârșitul zilei de lucru, alții dimineața înainte de orice altceva. Ori de câte ori - îți poți folosi jurnalul pentru a-ți nota sarcinile zilnice.

Pentru a realiza planificarea zilnică în mod eficient și rapid, ar trebui să vă creați planul zilnic conform unui plan săptămânal. Cu acel plan mai mare, împărțiți munca săptămânii în bucăți ușor de gestionat zilnic și veți ști în fiecare zi că lucrați spre un obiectiv mai mare.

Planificare săptămânală

O dată pe săptămână ar trebui să vă verificați sursele de lucru: fișierele dvs. de lucru, inclusiv proiectele dvs., programul dvs., activitățile programate și mementourile, sistemul de urmărire a lucrurilor care apar în săptămâna viitoare, afacerile dvs. curente (coș și fișiere pentru actualitate - inclusiv E -Dosarul de poștă electronică în care colectați toate e-mailurile la care nu puteți răspunde și cartea de rezolvat pe care ați putea să o păstrați pentru a scrie lucrurile pe care trebuie să le faceți.

De exemplu, să presupunem că lucrați în prezent la opt proiecte, dintre care două pot dura mult timp, iar celelalte șase din care s-ar putea să nu necesite atât de multă atenție. Există alte aspecte în programul dvs. zilnic, inclusiv planuri pentru o călătorie de afaceri și aveți șase întâlniri cu diverși șefi de departamente și clienți în calendarul dvs. pentru această săptămână.

Dosarul dvs. de retrimiteri conține lucruri pe care trebuie să le verificați la anumite date, astfel încât să fie gata să fie gata la timp. Există, de asemenea, numeroase bucăți de hârtie în jurul vostru care vă amintesc de diverse lucruri de făcut. (Este posibil să aveți, de asemenea, un program de calculator sau o carte de sarcini care servește ca suport de memorie comprimată, astfel încât să nu trebuie să lucrați cu toate bucățelele de hârtie.

Deci, pe scurt, trebuie să consultați o jumătate de duzină de surse pentru a ține pasul cu tot ce trebuie să faceți. Este logic să parcurgi toate aceste surse o dată pe săptămână. Pe măsură ce faceți acest lucru, acordați prioritate muncii dvs. și planificați-vă săptămâna.

Verificați-vă calendarul pentru a vedea cât timp a fost consumat în trecut de o muncă neașteptată, neplanificată. Unele dintre ele vor fi sarcini pe care șeful tău sau altcineva într-o poziție mai înaltă ți le-a pus în ochi la cel mai nepotrivit moment (zi, săptămână, lună), în timp ce altele vor fi pur și simplu sarcini imprevizibile care îți cer atenție și îți consumă timpul. că de fapt ai vrut să te dedici unei alte lucrări.

Oricare ar fi cauza, nu veți putea evita să vă petreceți o parte din ziua sau săptămâna de lucru făcând astfel de lucruri - poate douăzeci și cinci la sută, poate mai mult de cincizeci la sută.

Fie că este mult sau puțin, ar trebui să vă planificați săptămâna de lucru în funcție de timpul mediu pe care îl aveți la dispoziție. Dacă aveți nevoie de jumătate din ea pentru chestiuni neașteptate, puteți dedica celelalte cincizeci la sută propriei lucrări cu adevărat productive.

Vă mențineți flexibilitatea acordând timp pentru aceste lucruri neașteptate, dar cu siguranță bruște (chiar dacă nu știți ce va fi în prealabil) și nu vă încărcați cu orare imposibile. Ați planificat în avans pentru cei neplanificați și puteți determina în mod clar și sensibil munca pentru restul săptămânii.

Simplificați planificarea zilnică prin definirea sarcinilor care trebuie realizate în săptămâna următoare și stabilirea priorităților. De asemenea, va fi mai ușor să stabiliți priorități. Dacă ceva este important, acesta va fi în programul săptămânal; în caz contrar, nu va fi. Trebuie să decideți o singură dată, în timpul planificării săptămânale, ce să faceți mai întâi.

Planificare lunară

Un trainer britanic care a lucrat cu succes pentru manageri de top în numeroase mari companii engleze de ani de zile a dezvoltat o metodă foarte eficientă de planificare lunară, pe care o descrie ca „ajustarea calendarului”. Ca parte a planificării generale, el le cere clienților săi de afaceri să își ajusteze jurnalele o dată pe lună, aproximativ la jumătatea lunii, pentru luna următoare. Planificarea lunară are mult mai mult sens pentru manageri, deoarece aceștia își planifică de obicei întâlnirile cu mult înainte și au mai puțin de-a face cu afacerile zilnice și evenimentele neașteptate. Și aceasta este instrucțiunea sa:

1. Luați o foaie goală de hârtie și creați o masă.

2. Acum introduceți maximum opt activități relativ nespecifice care acoperă 100% din programul dvs. de lucru. De exemplu, masa dvs. ar putea arăta astfel:

Întâlnire cu echipa de conducere
Pregătirea rapoartelor
Personalul contează
Bugete
Tururi de companie, vizite la sucursale, vizite la clienți
Recenzie a coșului
Lucrări de proiect
Alții

Acum gândiți-vă cât timp dedicați în prezent activităților pe care le-ați introdus. Introduceți timpul ca procent din timpul total de lucru în coloana „Acum” din tabel. Nu este prea tragic dacă nu primești exact 100% la prima rundă, doar estimează timpul simțind. După ce ați introdus procentul emoțional de ore de lucru pentru fiecare activitate, corectați informațiile ulterior până când veți obține un total de 100 la sută.

4. Întrebați-vă dacă există un anumit domeniu de activitate pe care credeți că îl neglijați, care nu este pe foaia dvs. de calcul (de exemplu: timpul pentru a gândi, a revizui sau a planifica). Adăugați aceste puncte la masa dvs.

5. Gândiți-vă la ce activități ați dori cel mai mult să vă petreceți orele de lucru în viitor. Următorul exemplu vă poate ajuta:

Ați adăugat ceva la pasul 4? Ce procent din timpul dvs. de lucru ați dori să cheltuiți pentru acesta? Introduceți această valoare în coloana „Mai târziu” din tabel.
Procedați în același mod cu celelalte domenii de activitate și procente.
Rămâneți pe teren cu faptele! De exemplu, dacă în prezent petreceți 25% din timpul dvs. de lucru la întâlniri, ar fi complet nerealist să introduceți zero procente ca obiectiv în coloana „Mai târziu”. Întâlnirile cu echipa de management fac parte din treaba ta și nimic nu se va schimba în viitor.

6. Rezervați acum intervale de timp speciale pentru următoarea lună (sau următoarea, dar una, dacă sunteți deja complet programat), astfel încât să vă puteți dedica exclusiv activităților pentru care este introdus un procent mai mare în coloana „Mai târziu” decât în coloană "Acum".

Acest lucru crește probabilitatea ca de fapt să aveți timp pentru a face aceste activități, ceea ce poate face o diferență reală. Cu toate acestea, nu rezervați orele stabilite pentru toate activitățile. Trebuie să fii suficient de flexibil pentru a putea reacționa la evenimente neprevăzute.

Sursa: Institutul pentru sfaturi și formare - Lucrați cu PEP, ISBN: 3593370948