Cât timp să vă păstrați documentele personale

Puneți ceva ordine în documente personale nu este o sarcină dificilă, dar pentru unii poate părea intimidantă și plictisitoare. Acesta este un exercițiu esențial dacă doriți să recâștigați ceva control. Apropo, știați că un studiu american estimează că angajații și directorii pierd până la 6-8 săptămâni pe an căutând obiecte și documente în biroul lor sau 20 de minute pe zi!

O modalitate simplă de a începe acest exercițiu este să începeți prin organizarea lucrărilor recente și ulterior, când v-ați creat sistemul, puteți integra lucrări mai vechi (sau lăzi de hârtie) în el.

Organizăm prezentul înainte de a organiza trecutul. În acest fel, oprim procesul de acumulare prin crearea unui sistem care ne va permite să avem un loc pentru stocarea documentelor pe măsură ce intră în casă.

Primele lucruri de știut sunt:

• tipurile de documente pe care trebuie să le păstrați
• cât timp să le păstrezi
• cum să le organizăm

Pasul 1: înțelegeți și grupați tipurile de documente

Acestea sunt, în general, tipurile de documente care pot fi găsite într-un sistem de înregistrare la domiciliu:

• Înregistrări personale și de familie, cum ar fi: certificat de naștere, certificat de deces al rudelor, pașaport, diplome, contract de căsătorie sau decret de divorț, testament și mandate.
• Extrase de cont și alte cheltuieli lunare.
• Evidența muncii: plăți, impozite, contract de muncă etc.
• Acte și titluri de proprietate, contract de cumpărare a vehiculelor și certificate de autenticitate a bijuteriilor sau artelor.
• Polițe de asigurare, aviz de investiții.
• Înregistrări financiare precum extrase de cont bancar, cecuri încasate, bon de investiții.
• Manuale de instrucțiuni și garanții.

Pentru a găsi și clasifica aceste documente, iată cum să procedați

• Facem un tur al casei și adunăm într-un singur loc (în mod ideal un coș sau o cutie) grămezile de hârtie situate în jur.
• Ne stabilim într-un loc în care nu vom fi deranjați ex.: masă.
• Toate documentele sunt desfășurate cu grijă pentru a evita deteriorarea lor.
• Realizăm grămezi de documente, clasificate în funcție de tipul de document și de furnizor pentru cheltuieli lunare.
• Există lucrări care nu pot fi clasificate pentru că nu au fost încă procesate.
• Îi separăm și îi regrupăm prin acțiuni de făcut, de ex. a plăti, a citi etc. Ne vom ocupa de ele mai târziu.

Pasul 2: Ce să păstrezi și ce să arunci?

Următoarele informații sunt relevante dacă nu sunteți independent, deoarece în acest caz trebuie să păstrați dovada fiscală timp de 6 ani.

Puteți arunca (distruge) în mod corespunzător următoarele documente:

După 6 luni

• Facturi de reparare a electrocasnicelor

După 1 an

• Facturi telefonice
• Facturi prin cablu
• Cecurile încasate
• Declarații de plată
• Carnetele și extrasele bancare

După 3 ani

• Facturile la electricitate, păcură și gaze naturale
• Chitanță fiscală municipală

---