Cum să comunicați clar și precis prin e-mail, pentru a spori eficiența

Despre autor

Hei! Management și management de proiect, care vă conectează ?
Și eu ! Deci ne vom înțelege bine!:)

Trimiterea e-mailurilor este bună. Este mai bine să le trimiteți persoanei potrivite, la momentul potrivit, pentru motivul corect și să evitați destinatarul să interpreteze mesajul.

E-mailuri, toți primim prea multe! Există, de asemenea, alternative interesante, precum Microsoft Teams sau Slack. Aceasta este ceea ce îi face pe unii experți să spună că e-mailul este sortit morții.

Ei spun asta de 20 de ani, iar de 20 de ani e-mailul se întâmplă.

Deoarece este ușor să trimiteți un e-mail, facem clic pe Nou, ne tastăm textul, facem clic pe Trimite și bang! ajunge în căsuța poștală a destinatarului.

Presupun că e-mailurile vor avea în continuare zile strălucitoare.

Da, dar iată-te. Nu trimitem un e-mail oricum și oricând.

Iată 8 sfaturi pe care le-aș putea culege pentru a vă gestiona mai bine e-mailurile și pentru a ști când să trimit un e-mail.

Cum să comunicați eficient prin e-mailuri în 8 sfaturi ?

1) Pentru un răspuns simplu, comunicarea live este mai ușoară

Aveți o întrebare și așteptați un răspuns simplu? Da/Nu, Sunt de acord/Nu sunt de acord etc ...

Evitați e-mailul, acesta se va pierde printre alte zeci din căsuța de e-mail a destinatarului dvs. și în cel mai bun caz veți avea un răspuns în 48 de ore.

Nu este un termen minunat pentru câteva cuvinte.

În aceste cazuri, preferați să utilizați telefonul sau să mergeți direct la colegul dumneavoastră. Veți câștiga în timp de răspuns.

2) Folosiți și abuzați de mesaje colaborative

Faceți parte dintr-un grup de lucru și vă petreceți timpul trimitându-vă reciproc e-mailuri discutând despre cum să mergeți mai departe în proiectul dvs. sau chiar mai bine (mai rău?) Trimiteți reciproc versiuni diferite ale aceluiași atașament ?

Să facem un mic calcul rapid: 5 persoane în grupul de lucru, deci în mod sistematic 5 destinatari de e-mailuri.
Dacă fiecare persoană scrie 4 răspunsuri la e-mailul inițial, acest lucru ne oferă 20 de e-mailuri de procesat pe cutie poștală. Adăugați la aceasta fișierele atașate cu versiuni diferite pe fiecare e-mail și începe să fie mult de gestionat.

În timp ce utilizați mesaje de colaborare, cum ar fi Microsoft Teams (inclus în suita Office365) sau Slack, vă permite:

• Pentru a crea un grup de discuții care să vă elibereze din căsuța poștală
• Pentru a partaja un fișier între toți membrii grupului, fără ca acest lucru să polueze cutia poștală și serverele de poștă electronică
• Pentru a lucra cu mai multe persoane în același timp pe același fișier

Economisiți timp, nu puteți găsi ?

3) Aveți dreptul să vă deconectați de la plumb

Este într-adevăr o idee bună să trimiți acest e-mail la ora 19:00 echipei tale? Dacă își folosesc mesageria vocală de lucru pe telefon și există șanse mari să fie, se vor simți presați să răspundă. Și dacă nu, îi va stresa până a doua zi dimineață.

Văd mulți manageri făcând acest lucru, deoarece în timpul zilei nu au timp să își proceseze e-mailurile.

Dacă acesta este cazul dvs., permiteți-mi să vă pun o întrebare: în ce fel este diferit de trimiterea unui e-mail seara la ora 19:00 echipei dvs. pentru o sarcină care urmează a fi realizată a doua zi față de trimiterea acestuia în dimineața următoare ?

Sarcina nu se va rezolva miraculos peste noapte.

Dacă vă ocupați de e-mailurile dvs. seara, scrieți-vă răspunsurile, dar puneți-le în schiță. Trimite-le a doua zi dimineață și respectă dreptul angajaților și colegilor tăi de a se deconecta.

---