Cum se scrie un e-mail eficient (și se obține un răspuns)
INTERVIU - Cuvinte de curtoazie, „subiect” al unui e-mail, propoziții introductive. Anne-Marie Gaignard, autorul Coaching pentru un e-mail eficient și impecabil, oferă sfaturi pentru scrierea unui e-mail perfect.
Publicat pe 06/04/2019 la 07:00, actualizat pe 06/04/2019 la 10:15
Ar trebui să preferăm „salutări” decât „cordial”? „Bună ziua domnule” sau „dragă domnule”? Scrierea unui e-mail este dificilă. Vai, ne frecăm zilnic împotriva acestui exercițiu crud. Și de fiecare dată, ezităm în ceea ce privește ortografia cuvintelor, „obiectul” de pus, expresiile politicoase de scris. Anne-Marie Gaignard, autoarea cărții Coaching pentru un e-mail eficient și fără cusur (care va fi publicat pe 17 iunie), ne oferă câteva sfaturi.
LE FIGARO. - Cum să scrieți un e-mail eficient unei persoane care primește aproximativ cincizeci pe zi?
Anne-Marie GAIGNARD. - Mai întâi, trebuie să te gândești la ce vrei să-i spui. Ajută să fii mai concis. Metoda mea este cea a Q.Q.O.Q.C: Cine? Când? Sau? De ce (despre ce vorbim)? Cum? 'Sau' Ce? Întrebați-vă: cu cine vorbesc? De ce îi scriu? Cum o voi face?
Știm că, în medie, cititorul dvs. își amintește 30% din mesajul pe care i-l trimiteți. Deci, trebuie să fiți eficient: nu mai faceți propoziții lungi cu „pentru că” sau „prin urmare”. Dacă doriți să utilizați aceste cuvinte de legătură, înlocuiți-le cu un punct. Păstrați propozițiile scurte. Nu depășiți patru paragrafe. Și apoi, începeți! „Bună ziua”, funcționează în continuare. Dacă cunoașteți persoana, numele și prenumele acesteia, puteți scrie „Bună ziua Paul”. În ceea ce privește „dragul”, fii atent: intră sub sfera afectivă. Scriem „Dragi părinți”. Când scrii „dragă”, poți vorbi cu persoana cu care vorbești.
„Evitați greșeala de ortografie din subiect: vă poate fi fatal! "
Pentru ce este „subiectul” unui e-mail?
El răspunde la întrebarea „De ce îi scriu?” Deci, de ce scrieți acest e-mail? Este pentru o dată să fie schimbată? O întrebare de livrare? În acest caz, scrieți pur și simplu „Întâlnirea noastră din 4 iunie” sau „Livrarea refuzată”. Nu faceți propoziții cu verbe sau subiecte și nu includeți semne de punctuație. Loveste-l tare! Evitați greșelile de ortografie din subiect: poate fi fatal pentru dvs. Știm că în casetele mari, o eroare de ortografie introduce un e-mail direct în „spam”. Tu realizezi? Ești pus în coșul de gunoi înainte de a fi citit!
»VEZI ȘI - Formule de evitat în e-mail-uri
Este cu adevărat posibil să scrieți un e-mail atât formal cât și personalizat?
Desigur. Lucrul magic este ceea ce eu numesc T.G.V.O.O: atingere, gust, vedere, miros, auz. Vrei să-ți inviți șeful la prânz? Închide ochii, reflectează la cererea ta, la restaurantul în care ai vrea să fii. Dacă alegeți un restaurant indian, este foarte posibil să le trimiteți: "Bună ziua, (linie) Ce zici de puțin curry pe farfurie?" Trebuie să îndrăznești!