Formula SMART - instrument pentru stabilirea obiectivelor
Acesta este articolul 4 din 9 din seria Obiective de proiect
SMART ... nu-i acum pălăria aceea veche? Toată lumea știe! Este mestecat în fiecare seminar și în fiecare antrenament suplimentar.
Lucrul amuzant este că, în ciuda acestui fapt, se fac atât de multe greșeli în formularea obiectivelor. Deci, se pare că nu este atât de ușor, nu-i așa?
Nu se poate sublinia suficient cât de importante sunt obiectivele concrete și măsurabile.
De ce este importantă formula SMART?
Pur și simplu: Pentru că sunt stabilite multe obiective care nu sunt deloc obiective. Activități mai deghizate și prezentate doar lumii exterioare ca scopuri.
Interfață cu utilizatorul îmbunătățită
Costuri mai mici de fabricație
Implementarea cât mai curând posibil
Calitate superioară
Relocare într-o clădire nouă de birouri
Ce se întâmplă cu astfel de obiective la sfârșitul proiectului? Managerul de proiect este de părere că proiectul a fost finalizat - clientul are o opinie complet diferită. Nu ar fi o coincidență dacă, cu astfel de obiective vag formulate, ambii ar avea aceeași imagine în minte?
O.K. Trebuie să fie mai bine. Iar formula SMART ajută la acest lucru!
Cum este structurată formula SMART?
Pur și simplu: cinci litere inițiale - cinci criterii pe care un obiectiv bun ar trebui să le îndeplinească. Uită-te la ele:
S - specific
Un obiectiv ar trebui să fie cât mai specific și specific posibil. Exemplu: „Construirea unei case unifamiliale în construcție solidă cu max. 125 de metri pătrați de locuit pe un teren pe un deal, finalizat până la 30 noiembrie 2013. ” în loc să „construiască o casă unifamilială”.
M - măsurabil
Este important să se precizeze o structură cantitativă, o specificație de timp sau un alt criteriu măsurabil. Formulările nefavorabile sunt, de exemplu, „cele mai mici costuri posibile”, „creșterea calității”, „extinderea cotei de piață” etc. Toate aceste formulări nu au un criteriu specific, măsurabil. Exemplu: „Respectarea bugetului proiectului de 300.000 de euro.” în loc de „costuri reduse ale proiectului”.
A - Acceptat
Obiectivele care sunt văzute ca inacceptabile de către echipa de proiect au puține șanse de succes. Exemplu: „Tencuirea casei unifamiliale cu tencuială roz și aplicarea unui model de flori”. nu pot fi acceptate de către autoritățile din clădiri, spre deosebire de „tencuirea casei în aceeași schemă de culori ca cartierul”
R - Realist
Acest criteriu este strâns legat de punctul anterior: obiectivele realiste sunt acceptate mai ușor și sunt mult mai motivante decât cele care sunt considerate nerealiste în prealabil. Exemplu: „Finalizarea casei până la 30 noiembrie 2013” în loc de „Finalizarea casei până la sfârșitul lunii următoare”.
T - Reziliat
Un criteriu simplu: specificarea unui timp. Nu se aplică întotdeauna tuturor obiectivelor. De exemplu, dacă este un obiectiv pur financiar (de exemplu, respectarea bugetului) sau unul pur tehnic („țiglă roșie închisă”), programarea de multe ori nu contează. Obiectivele termenului sunt adesea formulate separat. Exemplu: „Parterul gata să se mute până pe 20 noiembrie 2013.” în loc de „parter gata pentru ocupare devreme”.
Toate criteriile formulei SMART trebuie să fie întotdeauna îndeplinite?
Așa cum se întâmplă atât de des, nu există doar alb-negru, ci și o zonă gri: nu fiecare obiectiv trebuie să îndeplinească pe deplin fiecare dintre aceste criterii.
Obiectivele acceptate și realiste apar adesea ca de la sine. Cine alege obiective pe care nimeni nu le poate atinge oricum? (Practic te văd strâmbându-te de faptul că șeful tău crede că trebuie să meargă la obiective nerealiste. Dar acesta este un alt subiect.)
Punctul de lipire este întotdeauna măsurabilitatea: Cum pot măsura sau verifica dacă obiectivul a fost atins efectiv? Ce valori numerice specifice, date, valori comparative pot folosi?
Exemple de formulă SMART
Rău: Vreau să fumez mai puțin.
Mai bine: De la 1,5. Nu voi fuma nici o țigară - până la restul vieții mele.
Rău: Părțile interesate ar trebui să fie informate.
Mai bine: Toate părțile interesate marcate cu prioritatea A în analiza părților interesate primesc un raport de stare de 2 pagini cu informații despre ținta și starea reală a proiectului și activitățile curente prin e-mail la sfârșitul fiecărei luni.
Rău: Utilizare mai bună.
Mai bine: Utilizarea software-ului este evaluată „foarte bine” de cel puțin 90% din participanții la un test de utilizare.
Rău: Creșterea vânzărilor
Mai bine: Vânzările brute din categoria de produse „pălării pentru femei” au crescut în al doilea trimestru al anului cu cel puțin 15% față de anul precedent.
Rău: Respectarea bugetului
Mai bine: Bugetul proiectului în valoare de 100.000 de euro nu vor fi depășiți.
Puteți găsi o mulțime de alte exemple aici: