Lexoffice Stocarea legală a documentelor cosmopolită IT
Întrebarea mea către asistența Lexoffice (pe 5 mai 2018 la 9:01):
Până acum mi-am salvat și chitanțele pe laptop. Aș dori să-mi economisesc acest efort suplimentar în viitor. Pot să fiu sigur că documentele mele vor fi disponibile în continuare la Lexoffice peste 10 ani și va rezista și la un eventual audit fiscal?
Răspunsul de la asistență (8 mai 2018 09:24)
Cu lexoffice, documentele dvs. sunt încă securizate chiar și după ce ați notificat și aveți întotdeauna un mod de citire pe care îl puteți utiliza pentru a le accesa.
Cu lexoffice puteți scana în general documente de hârtie conforme GoBD și apoi le puteți distruge (scanare înlocuitoare).
Cu toate acestea, trebuie să luați în considerare câteva lucruri.
1. Creați documentație procedurală scrisă pentru depunerea propriului document
Trebuie să creați documentație procedurală scrisă pentru compania dvs. pentru depunerea documentelor.
Aceasta trebuie să arate cine din compania dvs. procesează care pentru documente și cum. În plus, trebuie să descrieți mecanismele de control (de exemplu, principiul cu 4 ochi) pe care le utilizați pentru a vă asigura că documentele scanate corespund originalului.
Sfat: Arbeitsgemeinschaft für Wirtschaftsverwaltung e.V. furnizează exemple de documentație de procedură pe care le puteți adapta cu ușurință pentru propria companie.
2. Verificați imaginea electronică imediat după scanarea unei chitanțe
Completitudine: numerele de pagină se potrivesc în scanare și în original? Tot conținutul unei pagini este înregistrat?
Corectitudine: toate numerele și textul sunt corecte?
Citire: scanarea este clară? Este suficient contrastul? Informațiile importante despre culoare (de exemplu, textul roșu pentru cantități minus) sunt lizibile?
3. Înregistrați și înregistrați imediat chitanțele în lexoffice
După ce ați încărcat scanarea pe lexoffice, ar trebui să o înregistrați cât mai curând posibil și să vă notați chitanțele cât mai curând posibil - cel târziu când depuneți declarația TVA în avans.
4. Trebuie să păstrați întotdeauna originalul unor documente
Chitanțele de donație, contractele (legalizate), certificatele fiscale și documentele cu valoare probatorie în cadrul procedurilor judiciare trebuie păstrate întotdeauna în original. Desigur, puteți scana aceste documente și le puteți stoca în lexoffice, astfel încât să le puteți urmări oricând.
5. Dumneavoastră, ca utilizator, sunteți responsabil pentru evidența contabilă și depunerea documentelor
Ca utilizator al lexoffice sau ca reprezentant legal al companiei dvs., sunteți și rămâneți persoana responsabilă pentru contabilitatea dvs. și pentru înregistrarea și arhivarea documentelor asociate. Nici lexoffice, nici consilierul dvs. fiscal nu vă pot scuti de această responsabilitate.
Adică Indiferent dacă utilizați lexoffice sau o altă tehnologie și indiferent de procedura pe care o utilizați pentru organizarea contabilității și a înregistrării documentelor, în calitate de reprezentant legal, sunteți responsabil pentru respectarea cerințelor legale de conformitate.
Trebuie să îndepliniți în detaliu aceste cerințe:
respectarea principiilor contabilității corespunzătoare (secțiunea 239 (4) HGB)
luând în considerare cerințele asociate pentru securitatea contabilității bazate pe IT
trasabilitatea procedurilor de contabilitate și contabilitate (secțiunea 238 (1) teza 2 HGB)
trasabilitatea cartografierii tranzacțiilor comerciale individuale în crearea și prelucrarea acestora (secțiunea 238 (1) teza 3 HGB)
respectarea cerințelor de păstrare (secțiunea 239 paragraful 4, secțiunea 257 HGB)