Management de proiect Kanban pentru minți creative Contentman
Lucrătorii creativi sunt de obicei în război cu managementul de proiect. Și - parțial - pe bună dreptate. Metoda agilă „Kanban” este atât de minimalistă încât o pot recomanda autorilor, graficienilor și fotografilor.
Trucul aici este că Kanban nu creează un corset strâns care restricționează libertatea de mișcare, ci împarte un proces existent în elemente gestionabile. Acestea pot fi apoi revizuite și procesul îmbunătățit în pași mici. Astfel rămâi stăpânul faptelor tale - iar riscul pentru fiecare activitate individuală este redus semnificativ.
De ce „oamenii creativi” uneori nu pot fi terminați
Cred că există o anumită neînțelegere despre ceea ce înseamnă de fapt munca creativă. Una dintre ele este că este vorba de realizarea propriilor idei complet independente. Mai degrabă, în opinia mea, există patru „faze” ale creativității pe care le-am descris aici și dintre care doar una corespunde imaginii clasice a creației artistice. Cu toate acestea, cei care se orientează doar asupra acestui lucru vor crea rareori un produs real. Pentru că, din păcate, astăzi nu avem nici timp, nici nervi să lucrăm la o poezie sau la o imagine timp de câteva luni.
Structura este un factor de succes creativ
Așadar, neînțelegerea este că limitele (și despre asta este vorba despre managementul de proiect) sunt necreative. Dimpotrivă, este opusul, întrucât un proces ordonat creează în primul rând spațiul necesar pentru creație în care ideile se pot dezvolta liber: iar în al doilea rând, doar faza de producție ulterioară asigură un produs finit.
Prin urmare, există cel puțin două faze importante în procesul creativ: faza creativă și cea axată pe un produs. Și numai cei care învață să facă diferența între cei doi și se comportă în consecință vor avea succes.
Ceea ce face munca noastră diferită de cea de la Toyota - și ce nu
Sistemul Kanban a fost dezvoltat la Toyota încă din 1947. Motivul a fost că grupul nu a fost suficient de productiv în comparație cu alți producători de automobile. Astăzi Toyota este cea mai mare companie auto - dar nu era cazul atunci. Și cine știe dacă acest lucru se datorează lui Kanban. Cu toate acestea, cert este că construirea de mașini funcționează în mod natural diferit de scrierea cărților sau a textelor produselor. Sau?
Ei bine, să vedem ce a vrut Toyota să realizeze cu Kanban. Inventatorul Taiichi Ohno a descris ideea după cum urmează: „Ar trebui să fie posibilă organizarea fluxului de materiale în producție conform principiului supermarketului. Aceasta înseamnă că un consumator ia de pe raft un produs cu o anumită specificație și cantitate; golul este observat și umplut din nou ”. Deci este vorba despre fluxul de materiale într-un proces de producție rapid cu capacități limitate.
Acum, „creativitatea” materială nu este la fel de standardizată și este clar definită ca bare de protecție și capace hub. Dar dacă ne uităm la timpul nostru disponibil ca „material”, apar similitudini: deoarece raftul de timp al unui autor sau al unui artist grafic este, de asemenea, limitat. Uneori este înghesuit și uneori este destul de gol. Ambele duc la sentimente foarte incomode - și cu siguranță acestea nu favorizează creativitatea.
Flux de lucru creativ folosind exemplul „scrierea conținutului”
Când parcurg procesul necesar pentru o bucată de conținut finită online cu participanții la cursurile mele de scriere, există - aproximativ - aceste puncte:
1. Pregătirea și planificarea
- De ce și pentru cine scriu acum?
- Care formă, ce canale, ce cadru?
2. Conținut și cercetare
- Care este mesajul cheie?
- La ce întrebări ar trebui să se răspundă?
- Ce conținut trebuie să intre?
3. Creația
- Scrie
- Editare, corectură
- Selectați media, comisionați dacă este necesar
- Textele structurale (titlu, introducere etc.)
4. Producție
- Implementarea în CMS
- eliberare
- publicare
- Partajarea în rețelele sociale
S-ar putea să arate puțin diferit la tine. Momentul aprobării variază, uneori nu editorul, ci producătorul este cel care implementează conținutul în CMS, etc. Procesul este - cel puțin cu scriitori profesioniști - dar întotdeauna foarte asemănător.
Înștiințare: Dacă vă aflați în punctele 1.-4. Schimbarea comenzii nu este de obicei o problemă. Dar dacă săriți înainte și înapoi între cele patru puncte principale, proiectul se încheie în dezastru. Pentru că dacă începi să te gândești la grupul țintă doar atunci când îl aprobi, ai pierdut multă energie, timp și bani.
Cu toate acestea, și voi urmați un proces de scriere (probabil necunoscut și virtual). Dacă scrieți acest lucru, veți recunoaște ceva de genul unui lanț de producție la Toyota. Desigur, „materialul” pentru editare, de exemplu, este propria resursă - deci aparent nelimitată. DAR: Probabil preferați să scrieți și, prin urmare, să petreceți puțin timp corectând textele (sau, dacă sunteți precis, invers).
Și de aceea: Dacă nu vă planificați accesul și umplerea „raftului de timp” în mod corespunzător, produsul nu va fi la fel de bun sau la fel de precis așa cum ar fi fost altfel posibil.
Kanban ca management de proiect inteligent
În zilele noastre, când vine vorba de planificare, Kanban intră de obicei în joc: în loc de un proces de management de proiect excesiv de lung cu specificații, specificații funcționale, repere și alte metode de tortură agonizante, chiar și un proces complex pentru munca noastră rulează destul de clar pe o tablă Kanban:
Pare simplu - dar mai este mult de lucru: Iată tabloul meu Kanban pentru un proiect de carte. Și aș spune că asta se va schimba foarte mult în timp ...
Aceasta este o tablă Kanban pentru scrierea unei cărți. Există cinci coloane aici (o placă Kanban de bază are doar trei) pentru că am vrut să includ procesul de scriere pentru capitolele individuale și proiectele secundare care decurg din carte.
Procedura a fost simplă: m-am gândit la ce ar trebui făcut totul și am introdus-o în coloana „Deschis”. Când abordez un loc de muncă, îl mut în „în curs” și când este terminat, acesta este „terminat”. Asta e.
În această placă digitală Kanban din instrumentul „MeisterTask”, am alte câteva funcții: De exemplu, înregistrez ori sau marchez sarcinile cu „tag-uri” pentru a le identifica. În acest caz, ea a etichetat cu cele 4 moduri și va insera diferitele niveluri de scriere („schiță”, „revizie” etc.). Etichetarea este un test pentru mine - dar tocmai asta face Kanban atât de ușor: puteți încerca totul, deoarece organizația economisește timpul și este cât se poate de ușoară. Cu toate acestea, trebuie să respectați următoarele reguli:
Și aici vine regula bonusului: dacă lucrați deja cu o altă gestionare a sarcinilor, un jurnal bullet sau cu Getting Things Done, gândiți-vă la asta și întrebați-vă ce doriți să faceți mai bine și ce doriți să păstrați.
Pentru că pentru sarcini „nu poate exista decât unul”! Contabilitatea cu intrare dublă pentru organizarea vieții este pur și simplu o risipă de energie. Am început să îmi eliberez jurnalul de bullet de sarcinile viitoare și să le păstrez pe tabloul Kanban. Dar ați putea continua afacerea dvs. zilnică prin GTD - dar proiecte individuale cu Kanban. Deci, vă rog: luați o decizie clară!
Cum poate Kanban să lucreze pentru minți creative
O mulțime de ceea ce este în Kanban este relevant în special pentru echipe. Cu toate acestea, dacă suntem întreaga noastră echipă ca independent sau fotograf, nu trebuie să fie. Sau? Poate. Sau poate nu.
Da, știu: asta pare nerealist. Dar, din moment ce nu pot face fotografii ale tabloului Kanban al clienților mei și le public aici, tocmai am făcut o fotografie de stoc (mulțumită Pixabay). Și, bine, în această lume a fotografiilor de stoc totul pare cam curat și nerealist ...
Dacă pornim cu adevărat de la un model de fază al creativității, suntem - nu în același timp, ci alternativ - din nou și din nou în roluri diferite. Și cu siguranță știți cel puțin rolurile de „creație” și „producție”. Ideea mea este că acestea sunt „moduri” diferite în care ne aflăm. De exemplu, chiar am nevoie de odihnă și timp pentru „creație” - un „spațiu fără frică”. Când scriu așa ceva, am setat un cronometru timp de cel puțin o oră - și în acest timp conexiunea mea digitală cu lumea exterioară este întreruptă. În timp ce cercetez un subiect sau editez textul, este în regulă dacă câinele trebuie să coboare între ele sau să primească un apel telefonic important. Și, mai presus de toate: aș dori tot timpul cât îmi trebuie pentru creație; un termen limită mă motivează să produc. Acestea sunt cerințe complet diferite pentru timpul meu, motiv pentru care există și „materiale” diferite pe raftul meu de timp.
De aceea am marcat sarcinile în consecință în proiectele mele de carte și încerc să proiectez lucrarea în funcție de situație. Asta înseamnă că am o singură sarcină de scriere și maximum două activități de cercetare sau editare pe „în curs”. Doar când unul dintre ei este terminat, îl „primesc” pe următorul. Așadar, cartea mea așteaptă să termin acest articol. Și asta doare cumva, dar este rezultatul unei decizii conștiente pe care am luat-o pe baza unui management sensibil al proiectului. Și este o decizie de care nu am regretat niciodată! Mă face mai rapid, mai eficient și chiar mai mulțumit de rezultate.
Ce trebuie să gestionăm creativ
Cu toate acestea, gestionarea proiectelor creative este doar o parte a adevărului. Pentru că noi - cel puțin unii dintre noi - petrecem aproape întreaga zi cu „creativitate”. Aș dori să vă reamintesc că includ și managementul campaniei creative, managementul proiectelor creative și, de asemenea, înființarea de companii. Și o astfel de muncă devine din ce în ce mai valoroasă - în timp ce munca pur repetitivă sau standardizată va fi probabil mai bine gestionată de o inteligență artificială în viitor.
Ce vreau să spun prin asta: nu numai proiectele, ci și viața de zi cu zi trebuie coordonate. Și acest lucru necesită cu siguranță mai mult efort decât unele proiecte.
Cu toate acestea, Kanban nu va putea să-ți organizeze câteva din sarcinile tale în rutina zilnică: O zi bună include o rutină de dimineață bine planificată, alegerea unei liste Spotify adecvate și consumarea unei diete prietenoase cu corpul. Nu puteți face asta cu managementul de proiect - ci cu un control dur al proceselor. Pentru că dacă stai în fața unei tabele kanban imediat după ce te ridici pentru a împinge o carte pe „Meditație”, ești sigur că vei face o mare greșeală. Deoarece se știe că deciziile sunt foarte stresante pentru noi, nu ar fi deosebit de inteligent să pierdem energia disponibilă pentru ei în primele minute ale zilei pentru răspunsuri întotdeauna similare la întotdeauna aceleași întrebări. Deci, dezvoltă o rutină de dimineață (inclusiv spălarea dinților și dușul) și nu te mai gândi la asta.
Și orice altceva nu este nici un proiect în viața noastră. Poate aveți o situație similară cu mine: Pe de o parte, îmi place să scriu pentru Contentman, pe de altă parte, lucrez ca agent de marketing online pentru clienți și lideri de seminarii. Și, în același timp, am proiecte mari, cum ar fi o carte în acest moment sau Kreativreisen.de - proiectul site-ului meu inimă.
Toate acestea trebuie gestionate. Iar organizarea unui proiect este diferită de cea a vieții de zi cu zi. Dar - în afară de rutina de dimineață și alte câteva sarcini zilnice - aceasta poate fi organizată de obicei prin Kanban. Deci să mergem!
Kanban pentru proiecte creative
Acesta este - mai mult sau mai puțin - despre gestionarea a ceva de genul unui proiect de scriere (vezi tabla de cărți de mai sus). Este posibil să fi găsit câteva idei pe tabloul meu Kanban. Dar practic acest lucru se aplică:
- Colectează ceea ce trebuie făcut acum și în cursul proiectului. Nu fiți complicat și prea detaliat, dar formulați totul pe mici și puține (analogice sau digitale) carduri.
- Marcați-le după cum doriți (sau deloc) și parcurgeți-le din nou.
- Începeți cu cardul care vi se pare important chiar acum - sau cu care ați putea începe un proiect deosebit de plăcut. Agățați acest lucru sub „în curs” - și lucrați.
- Mâine dimineață te întorci la tablă și te gândești dacă trebuie schimbat ceva în funcție de munca de ieri (cărți adăugate, cărți pe „în curs”, cărți pe „gata”).
- Din când în când, verificați dacă ceea ce aveți și faceți pe tabloul Kanban chiar mai are sens pentru dvs. Pentru că nu este vorba despre gestionarea proiectelor, ci managementul proiectului este acolo pentru a obține rezultate. Acest lucru este uneori confuz.
Iată câteva alte coloane din tablă pe care le-am folosit parțial sau cu care am cochetat:
- Scrie: Asta reprezintă un substitut pentru munca creativă concretă. Cred că ar putea fi deosebit de apreciat.
- Fa investigatii: Acest lucru este similar cu „scrierea”.
- Proiecte secundare: Cu siguranță aveți câteva idei creative despre modul în care vă puteți folosi proiectul pentru a doua oară.
- Restante: Acestea sunt „extensiile” care nu intră în produs în acest moment - dar pot fi implementate în continuare după finalizare.
Probabil vă puteți gândi la coloane pe care le puteți folosi singuri. Dar vă rugăm să nu uitați niciodată regula de sus: păstrați-o simplă!
Kanban pentru viața de zi cu zi creativă
O tablă Kanban ar trebui să arate probabil dacă ar trebui să reprezinte viața creativă de zi cu zi, mai degrabă decât un proiect. Iată câteva dintre sarcinile pe care le văd în el:
- Scrieți postări pe rețelele sociale
- Scrieți postări pe blog
- Sarcini pentru proiecte
- lucruri financiare și organizaționale
- Achiziționați proiecte
- învață și citește
Unele dintre aceste puncte sunt direct legate de fazele noastre creative: Scrierea de postări pe blog este probabil cea mai mare parte „creație”, „învățare și citire” aparține fazei de învățare. Cu toate acestea, din moment ce rareori îl planificăm în mod explicit pe acesta din urmă sau îl scriem în calendar, acesta merge adesea sub - și la un moment dat suntem blocați sub ceața vechii noastre experiențe.
Ideea de a face față unor astfel de sarcini recurente este, desigur, să le facă vizibile în mod explicit pe tablă. De ce nu puneți un card „studiați și citiți” în coloana „în curs”? Sau o culoare specială de „învățare” pentru sarcina „Citește cartea xy” - astfel încât să putem vedea dintr-o privire dacă această fază creativă are un loc în munca noastră de zi cu zi. Acestea sunt lovituri minunate pentru a face nu numai lucrurile urgente, ci și cele importante.
În funcție de complexitatea muncii și a proiectelor dvs., puteți, desigur, combina totul într-o singură placă. Apoi, proiectul dvs. de carte capătă propria culoare a cărții, iar sarcinile recurente sunt diferite.
Dacă lucrați cu o placă digitală, puteți gestiona și mai multe plăci, astfel încât să aveți în continuare o imagine de ansamblu. Și despre asta este vorba.
Instrumentul potrivit
Prima întrebare care se pune aici este cum vă gestionați placa Kanban - analogică sau digitală. Într-adevăr, aceasta este o decizie de bază pe care nimeni nu o poate lua pentru tine. Practic, este vorba despre aceste întrebări:
Plăci analogice Kanban
În același mod, puteți lucra practic cu trei „dimensiuni” diferite:
- A Tabla Kanban pe perete cu post-it-uri mari.
- A hârtie destul de mare (de exemplu, o flipchart DIN-A0) cu post-its.
- A Caiet cu benzi adezive super mici
Plăci digitale Kanban
Acum ar trebui să pot face o listă lungă de software. Dar trebuie să recunosc că nu m-am bâlbâit atât de mult. Iată cele două pe care le știu:
- MeisterTask: Aceștia sunt factorii de decizie ai programului MindMeister de mapare mentală, la care mă abonez de mult timp. Prin urmare, a fost doar un mic pas către gestionarea sarcinilor MeisterTask ale companiei bavareze. Am tot ce am nevoie în el - chiar și o conexiune directă cu hărțile mintale, pe care le creez de obicei la începutul proiectelor.
- Trello: Firește! Trello este lista ToDo de la Atlassian, care a construit și Confluence și Jira. Și deci este ceva de genul WordPress printre plăcile digitale Kanban.
Ambele instrumente sunt universal aplicabile, gratuite la primul nivel și există și aplicații pentru iOS și Android. Deci, nu există niciun motiv să nu încercați cel puțin unul dintre acestea imediat.
Un ultim sfat important
Cea mai plăcută calitate a Kanban este că este o metodă foarte flexibilă și se adaptează nevoilor dumneavoastră în timp. Cu toate acestea, aveți nevoie de experiență pentru a face acest lucru - deci trebuie să începeți de undeva.
Și acesta este și sfatul meu principal: mergeți mai departe!
Cumva: vopsiți un afiș, înregistrați-vă cu MeisterTask sau lipiți post-its în birou: 3 coloane, o mână de lucruri care trebuie făcute și apoi continuați să lucrați.
Dar nu vă faceți griji: DEoarece Kanban este atât de minimalist, încât puteți schimba totul în orice moment. Deoarece efortul de a trece de la analog la digital după câteva săptămâni, de exemplu, este relativ scăzut.
„Contentman” este blogul, revista, locul meu de joacă și oportunitatea mea de a-mi exprima gândurile. Sunt jurnalist de mulți ani - așa că poate am puțin cerneală în sânge. Lucrez și ca agent de marketing online la CONTENTmanufaktur GmbH și - de preferință - ca antrenor și terapeut, am grijă de clienți cu obiectivele și problemele lor.