Managementul achizițiilor IT profesionale pentru cumpărături

Importanța IT crește în aproape toate companiile și domeniile de afaceri. În multe cazuri, acesta devine un factor decisiv de succes. Pentru a face față sarcinilor și provocărilor în continuă creștere, trebuie să aibă resursele necesare. În mediul corporativ, este vorba despre investiții. Dacă se extinde acest termen la zona de personal, de exemplu, se vorbește despre achiziții. O caracteristică importantă a achizițiilor corporative este că este controlată de management, motiv pentru care este cunoscută și sub numele de management al achizițiilor IT. În partea noastră finală a seriei de articole despre întrebări legate de managementul IT, ne ocupăm exact de acest subaspect. În calitate de furnizor de servicii IT, este foarte util să înțelegem punctul de vedere și abordarea de bază a clienților noștri pentru a obține puncte cu oferte personalizate.

profesionale

Seria articolelor

  • Partea 1: Determinarea nivelului de maturitate al IT în mediul de afaceri
  • Partea 2: O prezentare generală a aspectelor managementului modern al riscurilor
  • Partea 3: Licitații: Calea către bani
  • Partea 4: Managementul achizițiilor

Caracteristicile proceselor organizaționale de achiziții

Procesul privat de cumpărare diferă de procesele de achiziții din companie? Răspunsul la această întrebare este clar: da. Puteți susține în acest moment că depuneți un efort enorm pentru a cumpăra ultima mașină sau pentru a vă alege vacanța de vară. Au cercetat ce ți-ar plăcea, au comparat prețurile și au citit recenzii. În cele din urmă, ați ales un produs care credeți că va satisface cel mai bine toate nevoile dumneavoastră. Cu toate acestea, se aplică următoarele: Majoritatea deciziilor de cumpărare în sfera privată sunt luate ad hoc și intuitiv. Multe achiziții sunt așa-numitele achiziții impulsive. Nu există altă cale, altfel nu am avea ce mânca pe masă seara dacă am cântări fiecare decizie mică ore întregi. Deciziile de cumpărare și investiții în sectorul corporativ sunt diferite. Acestea sunt cunoscute sub numele de procese organizaționale de decizie de cumpărare și au următoarele caracteristici:

  • cererea derivată
  • mai multi oameni
  • grad ridicat de formalizare
  • grad parțial ridicat de personalizare
  • mare importanță a serviciilor
  • mai multe organizații
  • relații de afaceri pe termen lung
  • interacțiunea personală este primordială

Să explicăm aceste caracteristici pentru a le putea înțelege mai bine: achiziționarea de hardware și software sau punerea în funcțiune a unui furnizor de servicii are loc întotdeauna din perspectiva afacerii pentru a putea oferi un serviciu propriilor clienți. Licențele scumpe pentru mediile de dezvoltare vor fi achiziționate numai dacă sunt necesare pentru comenzi viitoare. Prin urmare, amploarea achizițiilor și investițiilor este determinată de cererea clienților. Se vorbește deci de cerere derivată sau derivată.

De la o anumită dimensiune, procesele de achiziții nu sunt de obicei efectuate de o singură persoană. Aceasta include, de exemplu, managementul (cerințele de bază și bugetul), departamentul specializat relevant (definiția cerințelor) și achizițiile (gestionarea procesului de achiziție). Pentru vânzări, acest lucru înseamnă că trebuie să aveți de-a face cu toate părțile interesate cheie din partea clientului. Spre deosebire de comportamentul de cumpărare pentru clienții finali, trebuie adesea să se ocupe de așa-numitele centre de cumpărare din mediul organizațional.

Este adesea un drum lung de la cerere la achiziția finală. Deciziile de cumpărare sunt de obicei foarte formale și respectă reguli stricte. Exemple sunt: ​​obținerea de oferte, negocierea, aprobarea, plasarea comenzilor și controlul întregului proces de decizie de cumpărare. În multe cazuri, software-ul și hardware-ul sunt adaptate la provocările specifice. Produsele disponibile la raft trebuie adesea personalizate. De exemplu, cu software-ul, acest lucru se întâmplă prin configurarea sau programarea interfețelor speciale.

„Respect pentru cei care o fac ei înșiși”, sună un cunoscut grup de bricolaj în reclama lor și se adresează în mod clar consumatorului final. Informatica din companii este îngrijită de furnizori de servicii profesioniști. Aceasta înseamnă că sarcinile standard sunt, de asemenea, externalizate ca servicii. Mai multe companii și organizații sunt adesea implicate în procesele de decizie de cumpărare. De multe ori comenzile sunt atât de complexe încât nu pot fi preluate de un singur client. Un exemplu: IT-ul unui centru medical urmează să fie reînnoit. Acest proiect include achiziționarea de hardware și software și integrarea în procesele existente. Hardware și software sunt furnizate de diferiți furnizori. Configurarea individuală și adaptarea la IT-ul companiei, pe de altă parte, este realizată de o companie externă de dezvoltare IT. Departamentul IT intern este responsabil pentru întreaga coordonare.

Îți place varietatea cumpărăturilor săptămânale? Desigur, știți deja pe de rost brânza și iaurturile discounterului din apropiere. Deci săptămâna aceasta îți vei face cumpărăturile într-un alt supermarket. Durează mai mult și nici nu aveți o imagine de ansamblu a prețurilor, dar asta nu contează - principalul lucru este că este distractiv! Situația este diferită în mediul operațional: există un mare interes pentru relațiile de afaceri pe termen lung. Acestea facilitează procesul de comandă și procesarea tranzacțiilor de plată. Obstacolele formale pot fi astfel reduse. Fiecare cumpărător dintr-o companie este fericit să poată comanda de la un furnizor cunoscut. Acest lucru duce la simplificări considerabile, în special pentru produsele recurente.

Vânzarea de hardware și software către clienții finali este în mare parte complet anonimă. Cumpărătorul și vânzătorul nu se cunosc și încheie un contract cu achiziția. Nu contează dacă este o achiziție pentru prima dată sau o repetare. Achizițiile corporative se bazează în mare parte pe contacte personale. Companiile vânzătoare se ocupă personal de clienți și oferă sfaturi cu privire la produs și la mediul produsului. Pentru a face acest lucru, trebuie să se ocupe în mod cuprinzător de circumstanțele clienților lor (managementul contului cheie).

După această caracterizare fundamentală a proceselor de comandă antreprenorială față de deciziile de cumpărare din mediul privat, acum aruncăm o privire mai atentă asupra ciclului de achiziții.

Prezentare generală a ciclului de achiziții

În primul rând, încercăm să clarificăm care sunt obiectele achizițiilor în IT. Să încercăm o definiție: achizițiile IT corporative includ toate produsele, serviciile și drepturile care, la rândul lor, susțin procesele de creare a valorii corporative prin infrastructură și servicii [1]. Ce vrei sa spui cu asta? Pe lângă bunurile fizice, aceasta afectează și serviciile, informațiile și drepturile. Cu cunoștințele despre obiectele achizițiilor, putem trece la ciclul de achiziții. Ciclul de achiziții cuprinde pașii care sunt urmați la achiziționarea de bunuri ( Fig. 1 ).

Fig. 1: Prezentare generală a ciclului de aprovizionare [2]

De îndată ce strategia de achiziții a fost stabilită, se poate trece la selectarea celui mai potrivit partener contractual. Factorii decisivi aici sunt considerațiile privind costurile și beneficiile. Această fază se caracterizează prin următoarele subetape [2]:

  • Definiția cerințelor pentru achiziții.
  • Rezumatul conținutului într-o specificație pentru a defini clar baza pentru luarea deciziilor pentru toate părțile implicate.
  • Clarificați utilitatea, valoarea și costul resursei.
  • Determinarea procesului de selecție pentru atribuirea contractului.

Continuă cu dezvoltarea contractului. Scopul este de a crea o relație lină între cumpărător și furnizor. În funcție de ce fel de resursă este, procedura concretă arată diferit. Un exemplu: cu externalizarea, întregul proces de dezvoltare a contractelor poate implica mai multe departamente din cadrul unei companii. Ciclul de achiziții se încheie cu gestionarea furnizorilor și a contractelor, la care vom ajunge mai târziu.

Strategii de achiziții

Care sunt posibilele strategii de achiziție și cum pot fi clasificate în contextul managementului IT? Din perspectiva furnizorului, se diferențiază următoarele strategii:

  • Aprovizionare unică: Aceasta înseamnă achiziționarea unei game de produse sau servicii de la un singur furnizor. Deși această strategie este asociată cu riscul de eșec, aceasta permite un preț scăzut prin gruparea volumelor și reduceri. Mai mult, în timp veți cunoaște deja furnizorul și produsele sale, i. H. Măsurile de asigurare a calității pot fi reduse.
  • Dual Sourcing/Multiple Sourcing: Dual Sourcing reprezintă achiziționarea unui produs sau serviciu de la doi furnizori alternativi. Aprovizionarea multiplă înseamnă achiziționarea aceluiași produs sau serviciu de la mai mulți furnizori. Aceste strategii oferă o protecție mai bună în caz de eșec al furnizorului. Desigur, efortul administrativ crește.

Cine sunt furnizorii mei? Îmi primesc bunurile de la compania de alături sau le cumpăr de pe piața mondială? Există și opțiuni aici:

  • Aprovizionare locală: furnizorul de produse sau servicii se află în imediata apropiere geografică.
  • Aprovizionare globală: spre deosebire de aprovizionarea locală, furnizorul nu este chiar după colț. Este achiziționat cel mai ieftin și mai inovator produs de pe piața mondială.

Externalizarea - o formă extremă de aprovizionare

Externalizarea este o formă radicală de sprijin pentru managementul IT. Furnizarea de servicii IT este transferată complet sau parțial responsabilității unei terțe părți. De regulă, astfel de acorduri sunt încheiate pentru o perioadă de cinci până la zece ani. Domeniul de aplicare al externalizării poate fi limitat la părți sau segmente ale serviciului IT sau poate cuprinde portofoliul complet de servicii și toate activitățile IT operaționale. Prin urmare, se face distincția între externalizarea parțială și completă. În cazul externalizării parțiale, se face un acord cu privire la furnizarea de servicii IT specifice. Această componentă de serviciu este integrată în propriile servicii IT. Cu externalizarea IT completă, întreaga funcție IT este externalizată către un furnizor de servicii. Subiectul externalizării a devenit din ce în ce mai important în ultimii ani. Mai jos enumerăm cele mai frecvente forme din sectorul IT [3]:

  • Furnizarea de servicii de aplicații sau software ca serviciu: software-ul este pus la dispoziție de o terță parte prin rețea, i. H. software-ul și infrastructura IT sunt operate de un furnizor extern de servicii IT. Clientul plătește o taxă de utilizare pentru operațiune.
  • Externalizarea proceselor de afaceri: toate procesele de afaceri și procesele auxiliare din spatele acestora sunt externalizate.
  • Externalizarea transformării afacerilor: Aceasta se înțelege ca însemnând o legătură economică între două proiecte paralele de externalizare: reinginerie și implementarea continuă a proceselor de afaceri. În plus față de transformare, scopul este și optimizarea continuă a procesului relevant.
  • Aprovizionare completă: ceea ce se înțelege aici este că părți întregi ale companiei, inclusiv forța de muncă, sunt date unei terțe părți.
  • Serviciu administrat: părți dintr-un serviciu sau serviciul complet este oferit de o terță parte, de ex. B. locul de muncă IT.
  • Outasking: Acordurile privind serviciile IT se încheie cu furnizorul extern de servicii. Aceste servicii sunt furnizate continuu sub managementul și controlul departamentului IT.

După cum se arată, formele de externalizare urmăresc obiective foarte diferite. Pentru a alege o variantă adecvată, trebuie luate în considerare următoarele puncte:

  • Încrederea conducerii și a angajaților în competența terței părți
  • Domeniul de aplicare al riscului ca sarcina să fie externalizată
  • competența soluției tehnice a terțului
  • lipsa proprie de capacitate
  • avantaj financiar al operațiunii proprii sau al externalizării

Practic, acele părți ale IT care nu afectează activitatea de bază a companiei sunt interesante pentru externalizare. Serviciile standard și serviciile de bază pot fi furnizate de obicei de un furnizor extern de servicii cu calitatea necesară la un cost mai mic decât dacă o faceți singur.

Cloud sourcing

Cloud-ul este pe buzele tuturor în aceste zile: tehnologii cloud, cloud computing, soluții cloud etc. Ați auzit de aprovizionarea cloud? Acesta este un termen general pentru „o strategie de externalizare a serviciilor IT și furnizarea și întreținerea acestora de către unul sau mai mulți furnizori de servicii cloud” [1]. În acest fel, întreaga infrastructură IT poate fi achiziționată din cloud: resursele de calcul, capacitatea de stocare și software-ul sunt furnizate ca servicii și facturate în funcție de utilizarea lor. Așa-numitele ecosisteme cloud, piețele cloud și platformele cloud joacă un rol important în stabilirea strategiei (Tabelul 1).

Categorie Funcție Semnificație pentru exemplul de aprovizionare IT
Piața cloud Gestionarea integrată a relațiilor contractuale și a proceselor de facturare, generarea transparenței prețurilor foarte inalt Telekom Business Marktplace, Deutsche Börse Cloud Exchange
Ecosistem nor Rețea și integrare a partenerilor selectați pentru a putea oferi soluții speciale sau o coordonare mai economică înalt Equinix Cloud Exchange
Platformă cloud Conexiune standardizată a partenerilor prin API la infrastructurile marilor furnizori de cloud înalt Microsoft Azure, Amazon AWS

Tabelul 1: Piața cloud, ecosistemul cloud și platforma cloud [1]

Cum alegeți cel mai potrivit serviciu cloud? Parametrii de decizie sunt u. A. tipul serviciului cloud și durata contractului. În prezent, încă nu este posibil să se compare în mod clar și transparent serviciile oferite. Elaborarea standardelor va ajuta în viitor serviciile cloud să își dezvolte potențialul mai bine și va fi mai ușor să găsiți partenerul cloud potrivit.

Clasificarea furnizorilor

Nu fiecare furnizor este sinonim din punctul de vedere al companiei. Clasificarea furnizorilor se bazează de obicei pe produsele pe care le livrează. Exemplu: Furnizorul A livrează bunuri standard sau bunuri non-critice care nu au un impact serios asupra succesului companiei. Furnizorul B este responsabil pentru bunuri rare și de înaltă calitate, care sunt de importanță strategică pentru companie. Furnizorii pot fi clasificați după cum urmează:

  • Furnizori standard: Acești furnizori sunt responsabili pentru livrarea bunurilor standard. Există un număr mare de furnizori standard pe piață.
  • Furnizori de pârghie: se caracterizează printr-un volum mare de achiziții de materiale. Există, de asemenea, un număr mare de furnizori de pârghii pe piață.
  • Furnizori de gâtuire: Există doar câțiva furnizori de gâturi pe piață. Din acest motiv, ele domină relația furnizor-client.
  • Furnizori strategici: acești furnizori sunt responsabili pentru componentele critice. De multe ori este disponibilă o singură sursă de furnizor.

Gestionarea furnizorilor

IT este un domeniu în care produsele și serviciile sunt obținute în mare măsură de la furnizori externi de servicii sau persoane din afara companiei. Din acest punct de vedere, gestionarea sistematică a actorilor are o importanță strategică. Se vorbește și despre gestionarea furnizorilor. Furnizorii sunt furnizori de bunuri și servicii din sectorul IT. Managementul furnizorilor se ocupă de toate subiectele legate de furnizori, inclusiv A. cu menținerea relațiilor, gestionarea contractelor, întocmirea prezentărilor generale ale vânzărilor, compararea prețurilor și condițiilor etc.

Tabelul 2: Surse de drept relevante pentru managementul IT [3] (faceți clic pentru a mări)

Concluzie

Excursia noastră în managementul achizițiilor IT a ajuns la sfârșit în acest moment - la fel ca întreaga noastră serie de articole despre managementul IT. Indiferent de aspectul pe care l-am tratat, problemele IT generale sunt adesea doar la limita naturii tehnice. IT devine din ce în ce mai mult un factor de facilitare a afacerii și, prin urmare, un factor competitiv. Pentru noi dezvoltatorii, aceasta este o garanție pentru locurile noastre de muncă. Nevoia de IT specializat continuă să crească. Cu toate acestea, pentru a îndeplini sarcini responsabile, trebuie să se ocupe de procesele de management subiacente.

bibliografie

[1] Tiemeyer, Ernst (Ed.): „Manual de gestionare a sistemului IT”, Carl Hanser Verlag, 2016
[2] Steigele, Helmut: „Achiziții profesionale în IT. Un ghid ”, 2009
[3] Heuermann, Roland: „Management IT strategic în sectorul privat și administrație”, De Gruyter Oldenbourg, 2014