Managementul licitației digitale mai rapid, mai ușor; mai de înțeles
Un proiect complex este adesea precedat de un proces îndelungat de licitație. Cu cât este mai mare domeniul publicitar, cu atât sunt mai multe cerințe. După obținerea ofertelor, începe doar munca complicată: ofertele nu numai că trebuie comparate între ele, ci trebuie să corespundă cerințelor publicitare. Sună complicat? Este! Cu toate acestea, trebuie să fie posibilă luarea unei decizii temeinice de atribuire.
Un schimb sistematic de cerințe bazat pe instrumente susține clientul, printre altele. la ...
- ... schimbul de descrieri complexe de servicii și cataloage de criterii
(Condiții) - ... structurarea cerințelor și reutilizarea articolelor de servicii
- ... aprobări, variante și gestionarea configurației
- ... răspunsul la cataloagele de criterii de către ofertanți și evaluarea de către
Client - ... obligații de a furniza dovezi și conformitate
Manipularea digitalizată a documentelor de licitație
Doar pentru că cerințele și ofertele sunt scrise pe computer nu înseamnă că nu mai rămâne nimic de digitalizat. Adesea nu este vorba despre digitalizarea documentelor în sine, ci mai degrabă despre digitizarea modului în care sunt tratate. Ca să spunem clar: la ce folosește o imprimare Word de 100 de pagini care vă este trimisă prin poștă? Munca cu siguranță nu va fi ușurată. Din punctul nostru de vedere, încărcările prin e-mail sau PDF sunt calea poștală mai modernă. Doar cu digitalizarea „reală” puteți obține testarea, evaluarea și trasabilitatea prin simpla apăsare a unui buton - ca o imagine de ansamblu asupra totalității cerințelor sau în detaliu pentru o cerință foarte specifică.
Digitalizarea documentelor de licitație nu este, desigur, un scop în sine. Are o influență extrem de pozitivă asupra etapelor procesului de licitație.
Ilustrația 1: Procesul de ofertare
Determinarea nevoilor și pregătirea documentelor de atribuire
Licitațiile complexe implică mai multe articole de servicii cu descrieri de servicii și cerințe asociate, precum și cataloage de criterii individuale. Acestea se referă în mare parte la cerințe legale sau specificații tehnice, cum ar fi alte documente aplicabile. Este creată o rețea complexă de artefacte de cerințe care nu mai poate fi gestionată cu ușurință cu produsele Office. Un instrument modern de cerințe precum IBM Engineering Requirements Management (DOORS Next) vă oferă exact funcțiile pentru gestionarea digitalizată a cerințelor, de exemplu:
- Crearea de cataloage de cerințe reutilizabile, documente aplicabile ...
- Trasabilitatea cerințelor (între ele, dar și în ceea ce privește arhitectura, codul și testul)
- Revizuirea și aprobarea cerințelor
- Procesare simultană și introducerea rapidă a cerințelor (bazate pe browser)
Exemplul prezintă un catalog fictiv de cerințe pentru un portal online al unui birou comercial:
Figura 2: Catalog de cerințe
Furnizarea documentelor de licitație
În ceea ce privește dreptul concurenței, toți ofertanții trebuie să primească aceleași informații în mod egal. În mod ideal, schimbul de informații este rapid, slab și simplu. Acesta trebuie să fie cazul, deoarece, în ciuda cerințelor de înaltă calitate, există în mod natural întrebări ale ofertanților. Instrumentul pentru cerințe ar trebui să vă susțină aici și să nu facă procesul deja complicat și mai complicat de obstacolele tehnice.
Întrebări despre ofertant
Formatul standardizat ReqIF (Req uirements Interchange F ormat) a fost dezvoltat de industria auto. Producătorii și furnizorii au făcut mereu schimb de cerințe acolo. ReqIF oferă, de asemenea, un flux de lucru de schimb standardizat, adică controlul „jocului întrebare-răspuns” în procesele de achiziție. Procesul de licitație oferă exact mediul pentru care a fost dezvoltat ReqIF: Și aici, clienții și potențialii contractori schimbă idei.
Desigur, ReqIF permite mai multe „călătorii dus-întors”: ID-urile, conținutul și structura cerințelor sunt păstrate chiar și după mai multe runde de comentarii. În plus față de cerințele în sine, fișierele pot fi, desigur, schimbate folosind ReqIF (din punct de vedere tehnic mai precis ReqIFZ, Z = ZIP). Fișiere precum referințe sau certificate pot fi atașate direct la o cerere și sunt transferate înapoi către client.
Următoarea figură prezintă un proces de schimb bazat pe ReqIF și susținut de instrumente:
Figura 3: Proces de schimb
- Client: Exportul cerințelor de la IBM ERM DOORS Next ca fișier ReqIF
- Client: Încărcați fișierul ReqIF pe portalul de achiziții electronice
- Ofertant: Descărcați și importați fișierul ReqIF
- Ofertant: Comentați cerințele și exportați-le ca fișier ReqIF
- Ofertanți: încărcați fișierul ReqIF pe portalul de achiziții electronice
- Client: Descărcați și importați fișierul ReqIF.
- Răspuns/comentarii la întrebările ofertantului, corectarea cerinței, dacă este necesar
- Începeți din nou cu 1 .: Furnizați noua versiune comentată în portal
Anterior s-a vorbit despre drepturi egale pentru ofertanți. Acest lucru înseamnă, de asemenea, că nu numai cei care cumpără licențe IBM au permisiunea de a participa. ReqIF este un standard gratuit și există un software freeware simplu (de exemplu, ReqIF Studio).
Figura 4: ReqIF Studio
Depunerea ofertelor
Desigur, procedura de mai sus poate fi utilizată și pentru depunerea ofertelor. Fiecare ofertant depune un fișier ReqIF.
- ... cerințele din ofertă, evaluate în funcție de fezabilitatea acestora
- ... oferta reală
- ... trasabilitatea între ofertă și cerințe
Un astfel de pachet ReqIF facilitează mult testarea și evaluarea și are, de asemenea, un impact pozitiv asupra trasabilității.
Examinare, evaluare și trasabilitate
Un criteriu juridic important este trasabilitatea deciziei de atribuire. După importarea fișierelor finale ReqIF ale tuturor ofertanților, toate datele relevante pentru comunicare din instrument sunt conectate. Trasabilitatea este în esență un produs secundar.
În cele din urmă, procedura prezentată permite clientului în instrument ...
- ... verificarea exhaustivității și corectitudinii formale a ofertelor ofertantului folosind rapoarte
- ... o evaluare și ponderare sistematică a performanței
- ... o comparație simplă a mai multor ofertanți
Începutul proiectului
Contractul a fost atribuit și începe proiectul. Documentele de licitație servesc ca o componentă centrală, deoarece conțin cele mai importante cerințe. Conform modelului V, acestea pot fi rafinate și transformate într-o arhitectură. În același timp, ele servesc drept criterii de acceptare pentru testele de integrare și acceptare.
În plus față de IBM Engineering Requirements Management (DOORS Next), IBM Engineering Lifecycle Management Platform oferă cele mai importante instrumente pentru a sprijini procesul de inginerie a sistemelor:
- Ghid interactiv prin procesul de dezvoltare
- Acoperire consecventă a tuturor disciplinelor de inginerie a sistemelor: gestionarea cerințelor și arhitecturii, gestionarea testelor și gestionarea codului sursă, gestionarea configurației
- Management agil de proiect și platformă de colaborare
Avantajele rezumate dintr-o privire:
- Schimb consecvent și inteligibil de cerințe, chiar și pentru „călătorii dus-întors”
- Reducere semnificativă a timpului, a efortului și a costurilor pentru solicitanți și ofertanți
- Reutilizarea specificațiilor în proiectul de implementare
De asemenea, puteți citi blogul nostru despre acest lucru: Ingineria sistemelor: fără instrumente devine scump