Managementul proiectelor în firme de avocatură

Avocații și consultanții fiscali rareori au experiență în gestionarea proiectelor. Ce este un proiect și când este atât de mare încât ar trebui gestionat? Agențiile și firmele de avocatură se plâng în mod regulat că „nimic nu progresează”, că proiectele sunt în zadar, sunt uitate și trebuie discutate din nou și din nou.

Managementul proiectului are sens dacă un anumit proiect urmează să fie implementat într-un anumit timp și resursele sunt limitate. Este vorba despre structurarea proceselor, despre implementarea rapidă și eficientă și desigur despre a nu lăsa în urmă nicio demisie. Următorul articol explică modul în care managementul de proiect poate funcționa în firme de avocatură și unde se află capcanele.

De ce managementul proiectului?

Indiferent dacă este vorba de introducerea unui nou software pentru firmele de avocatură, de reproiectarea paginii de pornire a firmei de avocatură sau de gestionarea unui mandat important: Managementul de proiect este indispensabil în firmele de avocatură profesionale. Presiunea costurilor crește. Clienții se așteaptă ca avocații sau consilierii lor fiscali să lucreze eficient și transparent. Pentru ca acest lucru să aibă succes, firmele de avocatură mijlocii și mari, în special, sunt nevoite să își profesionalizeze procesele de lucru.

Dar înainte de a veni la planificarea și implementarea concretă a proiectelor, este necesar ca factorii de decizie din firma de avocatură să dezvolte o conștientizare a unui proiect. Proiectele pot fi implementate rapid numai dacă această conștientizare este dezvoltată și disponibilă.

În primul rând, este important să identificați cu precizie problema actuală, să formulați un obiectiv pentru proiect (management) și să estimați ce resurse va necesita proiectul. Acest lucru este esențial la începutul unui proiect.

Tocmai structura de parteneriat a multor firme de avocatură conduce în mod regulat la opinii diferite asupra problemelor fundamentale de orientare strategică. Acest lucru are, de asemenea, un impact asupra proiectelor. Experiența noastră arată că, în acest moment, implicarea unei terțe părți externe poate fi utilă. El aduce o privire proaspătă asupra subiectelor și descompune lipsa de vorbire și blocajele din cadrul parteneriatului trăit de ani de zile.

Un efect secundar excelent: proiectele finalizate cu succes împreună consolidează coeziunea întregii firme de avocatură și, astfel, a mărcii.

Ce este special la managementul de proiect în firmele de avocatură?

Munca prin mandat este întotdeauna pe primul loc. Proiectele sunt organizate în mod regulat la nivel de partener și există adesea o lipsă de resurse de timp pentru a avansa proiectele.

Acest lucru duce la resentimente în rândul celor implicați în proiect - de multe ori chiar la oprirea proiectului. Furnizorii de servicii de la firme de avocatură, de exemplu, designeri de web și artiști graficieni, împărtășesc această experiență. Incapacitatea de a acționa cauzată de organizații de proiect inadecvate în firmele de avocatură provoacă daune: daune financiare și imateriale, cum ar fi pierderea încrederii în rândul furnizorilor de servicii și al angajaților și scăderea angajamentului. Pentru a evita acest lucru, aveți nevoie de o bună planificare.

Pentru proiectele mari este recomandabil să se definească repere. Descompunerea în secțiuni îndepărtează complexitatea proiectului și ajută la a nu pierde urma. Cei responsabili pot utiliza, de asemenea, rezultate intermediare pentru a arăta progresul intern al proiectului.

De asemenea, este deosebit de important să gândim în termeni de procese. Adesea, diferite persoane și departamente ale firmei de avocatură lucrează la proiect. Prin urmare, managerul de proiect trebuie să țină frâiele în mână și să se asigure că participanții individuali își livrează munca la timp. În caz contrar, vor exista întârzieri și demisii.

De aceea este logic să se implice părți terțe externe în calitate de manageri de proiect, în special pentru proiecte mai mari sau planuri pentru prima dată. De-emoționalizează munca și creează profesionalism. În orice caz, trebuie numită o persoană responsabilă pentru proiect.

De ce eșuează proiectele din firmele de avocatură

Proiectele din firmele de avocatură eșuează din cauza activităților de zi cu zi, a lipsei de presiune de a acționa, a dorinței de a pune în aplicare și a lipsei de prioritate. Mai ales când volumul de muncă al profesioniștilor este foarte bun, există o lipsă de disponibilitate de a face față dezvoltării strategice a firmei de avocatură pe piață. Strategia este fundamentul pentru domenii precum dezvoltarea afacerilor, marketing sau recrutare.

O lipsă de claritate cu privire la obiectivul unui proiect duce apoi la o lipsă de informare. Dar dacă nu descrieți deschis și clar viziunea internă a propriei firme de avocatură de la început și nu formulați sarcina asociată, veți pune cel puțin în pericol succesul proiectului.

Managementul proiectelor: un subiect pentru firmele de avocatură mari?

Unitățile mai mari au un avantaj în managementul de proiect. Aveți un director general, un dezvoltator de afaceri și un departament de marcă. Comisionați și așteptați fără a cere eforturi personale intense de la avocați și consultanți fiscali. Managementul de proiect aici este adesea standardizat și, prin urmare, la un anumit nivel de profesionalism. Cu toate acestea, lipsa disponibilității de a lua decizii la nivel de partener poate întârzia un proiect sau chiar duce la eșecul acestuia.

Unitățile mici nu au acest confort și își pot permite pierderi prin fricțiune și frustrări de durată chiar mai puțin, deoarece subvenționarea încrucișată nu este de obicei prevăzută în cabinetul de avocatură. Tocmai acest lucru face necesară gestionarea proiectelor în unități mici și mijlocii, deoarece dacă angajații nu sunt mulțumiți aici, atunci când proiectele eșuează, credibilitatea partenerilor scade rapid. Disponibilitatea pentru proiecte de urmărire scade în mod natural.

Deci, ce este de făcut?

Definiți un obiectiv! Formulați-vă așteptările și rezultatul dorit în scris.
Descrieți situația inițială și nevoia de acțiune rezultată.
Stabiliți un buget. Obțineți diverse oferte pentru a putea estima în mod realist prețurile pentru servicii.
Numiți cei responsabili pentru proiect și cei implicați.
Definiți instrumentele care vor fi utilizate în proiect.
Reglați permisiunile și accesul la informații.
Faceți întâlniri periodice de raportare. Indicați ce ar trebui raportat în aceste numiri.
Creați un plan de proiect care să includă toate măsurile, reperele și, dacă este posibil, toate datele de raportare.
Verificați periodic rezultatele intermediare și controlați proiectul, dacă este necesar.
Evaluează proiectul la final. Permiteți o critică de manevră fundamentală și puneți la îndoială critic procesele proiectului. Acesta este modul în care vă îmbunătățiți rezultatele proiectului pe termen lung.

Liane Allmann

Liane Allmann este proprietarul agenției Kitty & Cie. Ea consiliază firme de avocatură pe probleme de comunicare strategică și managementul vânzărilor.

Friederike Sophie Foitzik

Friederike Sophie Foitzik a studiat jurnalismul și științele comunicării, precum și științele politice la Universitatea Liberă din Berlin. A lucrat în diverse birouri de presă, inclusiv pentru Camera de Comerț a Germaniei Baltice din Riga, Muzeele de Stat din Berlin și firma internațională de avocatură comercială CMS Hasche Sigle.