Metoda Kaizen - folosind cu sensibilitate puterea pașilor mici, dar cum

Oricine se ocupă mai îndeaproape de managementul ideilor, CIP sau metodologia lean va trece mai devreme sau mai târziu de termenul japonez kaizen. Metoda Kaizen - arta de a face schimbări mari cu pași mici - este practicată cu succes în întreaga lume. Ce anume se află în spatele tehnologiei „moi” din Orientul Îndepărtat - și cum o putem folosi în Vest chiar mai bine?

Mulți oameni cunosc Kaizen ca un concept de „îmbunătățire continuă” din lumea muncii. Numele este alcătuit din termenii japonezi „Kai” („schimbare”) și „Zen” („în bine”). Metoda Kaizen își propune să îmbunătățească companiile în fiecare zi - prin mulți pași mici. Kaizen oferă o serie de instrumente utile în acest sens. Dar Kaizen este mult mai mult decât atât: o filozofie a vieții și a muncii.

O idee merge în jurul lumii

Kaizen a fost dezvoltat de producătorul japonez de autoturisme Toyota după cel de-al doilea război mondial ca un concept de management pentru a stimula economia de reziduu de acasă. Principiul a devenit cunoscut la nivel mondial în anii 1980 prin intermediul lui Masaaki Imai, care a rezumat strategiile de succes ale managerilor japonezi sub esența „Kaizen” și care, în 1985, și-a înființat propriul Institut Kaizen. Cu cartea sa „Kaizen: Cheia succesului japonezilor în competiție”, principiul Orientului Îndepărtat a devenit brusc popular pe plan internațional din 1986, în special în SUA și Europa.

În Occident, metoda Kaizen a devenit una dintre practicile de bază în managementul lean pentru eficientizarea și simplificarea proceselor. Și în anii 1990, am dezvoltat conceptul de CIP (proces de îmbunătățire continuă) ca o adaptare a ideii. Astăzi kaizen și CIP sunt adesea utilizate sinonim în gestionarea ideilor. CIP este, de asemenea, despre „procese de îmbunătățire continuă” și despre îmbunătățirea continuă a competitivității în companii în pași mici. Dar sunt CIP și Kaizen cu adevărat identice?

Nu o zi fără îmbunătățiri

Să revenim la „Mr. Kaizen ": Masaaki Imai a formulat miezul ideii astfel:" Mesajul lui Kaizen este că nu ar trebui să treacă nicio zi fără o îmbunătățire a companiei., În fiecare zi - Kaizen Way. „Dacă lăsăm următoarele citate să lucreze asupra noastră, va deveni mai clar:

„Kaizen este un proces fără sfârșit.” - Akio Toyoda, CEO Toyota

„Când sunt întrebat ce diferențiază Toyota de alte companii, răspunsul este: Toată lumea înțelege, Kaizen nu are sfârșit.” - Fujio Cho, fost șef Toyota

„Kaizen nu este o destinație, ci o călătorie; nu este un sprint, ci un maraton; nu este o sarcină, ci o atitudine; este simplu care este dificil de realizat. "- Sursa: necunoscut

Cu Kaizen ar trebui să facem diferența între metodologie („cum”) și atitudine („de ce”). Și, de asemenea, aruncați o privire mai atentă asupra diferitelor culturi care funcționează cu Kaizen sau CIP.

Să ne uităm la metodologie. Scopul ambelor abordări este îmbunătățirea lentă, dar durabilă. Accentul nu se pune pe schimbări bruște prin inovație, nu pe câștiguri financiare rapide, ci pe optimizarea treptată a produselor și proceselor. Pentru a-și putea dezvolta efectul deplin și de succes, Kaizen sau CIP trebuie să trăiască în companie la toate nivelurile (ierarhice). Fiecare angajat - de la managerul superior la lucrător - ar trebui să prezinte sugestii de îmbunătățire a problemelor pe care le observă în munca sa de zi cu zi: fie pentru propria sa zonă de responsabilitate, un anumit proces, tehnologie sau condiții de muncă. Chiar și cea mai mică idee, deci gândul, poate face o mare diferență. Următoarele pietre de temelie stau la baza „cum”.

Kaizen: cei 5 stâlpi centrali

Rezolvați problemele cu ajutorul PDCA: PLAN - DO - CHECK - ACT

(1) Orientarea procesului: Kaizen nu se concentrează pe rezultate, ci pe procese. Orientarea procesului înseamnă în primul rând documentarea precisă a unui proces și îmbunătățirea în continuare a standardului procesului.

(2) Orientarea către client: Kaizen spune „Clientul este rege” și este împărțit în clienți interni și externi: clientul extern este consumatorul final, clientul intern este colegul (de exemplu, într-o sucursală). Prin rezolvarea comună a problemelor cu toate departamentele, fiecare angajat dezvoltă o înțelegere a proceselor și nevoilor clienților săi interni - calitatea este îmbunătățită constant.

(3) Orientarea calității: Kaizen funcționează cu controale de calitate constante și standarde de calitate ridicate. În acest scop, pentru fiecare produs se utilizează indicatori de calitate precise și metode complexe de măsurare.

(4) Orientarea spre critică: Kaizen vede critica ca pe o oportunitate de îmbunătățire constantă - nu numai că este permisă, ci este dorită în mod explicit. Fiecare angajat poate face sugestii de îmbunătățire, care sunt apoi verificate pentru utilizare. Dacă ratingul general este pozitiv, ideea va fi integrată sau implementată în procesele companiei. Acest lucru are ca rezultat un ciclu nesfârșit cu sarcini recurente: Planificați → Efectuați → Verificați → Actuați sau PDCA pe scurt. Toate activitățile sunt analizate și îmbunătățite în mod constant folosind PDCA (vezi graficul de mai sus).

(5) Standardizare: Dacă se implementează o îmbunătățire care sa dovedit a fi adecvată, aceasta este definită ca un nou standard și integrată în proces utilizând așa-numitul ciclu SDCA: Standardizare → Efectuare → Verificare → Acțiune. Doar după finalizarea standardizării, totul începe din nou.

Pentru a sprijini munca de zi cu zi, metoda Kaizen oferă un fel de cutie de instrumente - o serie de instrumente utile și reguli practice de conduită pe care fiecare angajat ar trebui să le folosească și să le urmeze. Cele mai cunoscute metode - inclusiv în CIP - includ 3-Mu:

3-mu: servește pentru a evita risipa (muda), supraîncărcarea (muri) și devierea (mura)
5S: servește la standardizarea și organizarea locurilor de muncă pentru o muncă mai eficientă, fără stres
TQM: (Managementul calității totale) este utilizat pentru a revizui și documenta toate procesele în ceea ce privește planificarea calității (mai multe detalii despre aceasta mai târziu)

Kaizen și CIP: Filosofie vs. metodologie

Ideea Kaizen este în mod natural strâns legată de mentalitatea și cultura japoneză: comunitatea, o etică de lucru de neclintit, căutarea perfecțiunii etc. A. întruchipate de „Zen” - toate aceste valori joacă un rol cheie în cultura japoneză și sunt ferm ancorate în gândirea fiecărui japonez.

Japonezii au internalizat schimbarea permanentă și îmbunătățirea în toate domeniile de la o vârstă fragedă - nici măcar nu se gândesc la asta, ci trăiesc Kaizen ca un lucru firesc. În practica japoneză, Kaizen nu este o metodă, ci o filozofie de viață și de muncă. Pentru noi, lucrurile arată puțin diferit - datorită culturii - așa cum arată următorul grafic:

Est vs. Vest: diferite moduri de gândire și de lucru

Un „transfer unu la unu” al ideii Kaizen în condițiile occidentale - bănuiți - nu este posibil. Potrivit lui Kaizen, îmbunătățirea vine de oriunde în companie și fiecare angajat contribuie - CEO-ul, precum și liderul echipei sau lucrătorul în producție. Și la noi, accentul este pus pe oameni - spre deosebire de Japonia, cu toate acestea, nu toți angajații sunt de obicei implicați în procesul general. Acolo se trăiește procesul „de jos în sus”: de jos în sus, cu noi „de sus în jos”: inițiat de sus și trăit doar „de jos”. O diferență uriașă! Sau CIP este practicat „japonez” în compania dumneavoastră? Cum funcționează?

Tatăl fondator al Kaizen, Masaaki Imai, vede o altă diferență importantă în companiile japoneze: „Modul de gândire asociat orientat spre proces în comparație cu inovația occidentală și gândirea orientată spre rezultate.” În multe companii, Kaizen rămâne, așadar, pură teorie. Cursuri precum Kaizen Super, Kaizen Blitz sau Kaizen Best Practice „prescrise” de sus. În mintea angajaților doar blocat: Kaizen este o tehnică care poate fi învățată rapid în câteva ore sau 1 sau 2 zile. Abordarea holistică, principiul de bază al Kaizen, care ar trebui folosit și în CIP, nu este nici înțeles, nici practicat în fiecare zi.

„Ascultarea și înțelegerea nu sunt suficiente. Trebuie să practici Kaizen în fiecare zi. Trebuie să devină abilitatea, filozofia și înțelegerea ta. Aceasta creează și dezvoltă propria cale. " - Chihiro Nakao

Conducerea trebuie să ancoreze și (pre) să trăiască metoda Kaizen

Faptul este că cultura europeană este fundamental diferită de japoneză. Dar multe sugestii de la Kaizen pot avea, de asemenea, un efect de succes și de durată asupra noastră. Pentru a face acest lucru, totuși, podeaua executivă trebuie mai întâi să regândească: este, de asemenea, necesar să „facem ceva mai bun în fiecare zi” și să verificăm de la sine dacă există dorința de a transforma colegii de muncă în gânditori reali. Și: Managerii trebuie să suporte pe termen lung că sarcinile sunt realizate diferit decât erau obișnuite. Acest lucru este însoțit de obicei de o schimbare culturală - aceasta este singura modalitate prin care toți angajații pot obține o nouă atitudine față de munca lor și pot interioriza principiul Kaizen. Aceasta necesită timp, răbdare și disciplină.

Dar cum funcționează exact: ancorează Kaizen ca un mod universal de a gândi în companie și de a trăi „calea europeană”? Iată o prezentare generală a celor mai importanți pași:

Pregătire - începeți cu Kaizen:

Kaizen necesită un stil de conducere cooperativ. Ceea ce este important este o formulare obișnuită, clară a obiectivelor și un consens transparent în loc de decizii individuale izolate „de sus”. Ca introducere, se recomandă un atelier de strategie cu întreaga echipă de management, în care obiectivele și foaia de parcurs Kaizen sunt definite mai întâi, iar conducerea se angajează în scris să pună în aplicare Kaizen. Într-un eveniment comun cu conducerea (de top), comitetul de întreprindere și întreaga forță de muncă, este prezentat apoi principiul de bază al Kaizen și se discută ideea, strategia și obiectivele companiei. Coordonatorii și moderatorii pot fi de asemenea aleși sau numiți.

Integrare - aplicarea Kaizen:
Recomandarea noastră: instruire regulată la locul de muncă cu proiecte pilot paralele. Măsuri de însoțire, de ex. Acțiuni 5S (cu management); Instruire de bază sau instruire/ateliere avansate aprofundate, instruire a coordonatorilor și moderatorilor

Implementare - trăirea Kaizen în viața de zi cu zi:

Instruire regulată pentru toți angajații și instruire avansată pentru moderatori (și externi)

Transfer de cunoștințe prin întâlniri interdisciplinare și schimb de locații

Transparență, documentare, informații: despre toate activitățile în curs, rezultatele și succesele

Control constant al succesului, îmbunătățiri în structura și organizarea procesului

Cea mai bună practică a unui furnizor de automobile arată cum cultivarea Kaizen poate avea succes în practică: Pentru a crește competitivitatea, a fost înființat acolo un program de transformare Kaizen în 2018 pentru o perioadă de 2 ani, a cărui foaie de parcurs se bazează pe patru piloni: Kaizen pentru echipele din activitatea de zi cu zi, Kaizen pentru directori, Kaizen în proiecte și Kaizen în infrastructură și guvernanță. În activitatea de zi cu zi, de exemplu, măsurile practice pentru dezvoltarea angajaților, cum ar fi întâlnirile de dimineață, consiliile de echipă, vizualizarea și indicatorii de performanță oferă sprijin. În proiecte, diferite proiecte Kaizen au fost derivate din punctul de vedere al clientului pe baza unei analize a fluxului de valori și a optimizării fluxurilor de valori centrale și realizate folosind metoda PDCA. Programul de ancorare pozitivă a mentalității Kaizen în întreaga organizație a fost un succes răsunător: în doar șase luni, fabrica germană a urcat de pe ultimul loc pe primul loc în ceea ce privește transformarea Kaizen.

Un lucru este clar: Kaizen este un proces continuu, un proces care nu se termină niciodată. Organizațiile care se angajează să pună în aplicare principiul în fiecare zi și în mod constant în întreaga companie pot profita din plin de beneficii. Iată principalele avantaje ale unei culturi Kaizen consacrate:

Economii de costuri: Prin optimizare constantă, pas cu pas, evitarea deșeurilor etc.
O atmosferă de lucru mai bună: Toți angajații fac parte din proces, contribuie la dezvoltare și se îmbunătățesc. Mentalitatea se schimbă fundamental. O comunitate de rezultate devine o comunitate de semnificații!
O mai bună cooperare: prin lucrări de grup între specialiști/locații încrucișate, întâlniri și ateliere comune. Toată lumea este automat la același nivel de cunoștințe și vorbește aceeași limbă.
Motivație mai mare a angajaților: angajații pot lucra independent și pot vedea că ideile lor mici și pașii de îmbunătățire sunt, de asemenea, importanți. Sunt mult mai dispuși să se implice.
Productivitate crescută: mai puține respingeri, reducerea stocurilor, timpi de livrare mai scurți
Calitate mai mare a produsului = satisfacție mai mare a clienților

Ce ne poate oferi Kaizen

Cu metoda Kaizen, nu numai că îmbunătățim procesele la locul de muncă - ne îmbunătățim automat și noi înșine. Poate apărea un ADN de durabilitate. Acest lucru funcționează perfect și în viața de zi cu zi, de exemplu, cu principiul 5S:

• Seiri (sortare): Concentrați-vă pe echipamentul de lucru cu adevărat important și eliminați tot ceea ce vă deranjează sau vă distrage de la locul de muncă real.

• Seiton (sistematizează): organizează-ți lucrurile în mod sensibil (de exemplu, etichetând foldere)
• Seiso (curățenie): păstrați-vă întotdeauna locul de muncă frumos și curat!
• Seiketsu (standardizare): faceți locul de muncă ordonat și curat prin stabilirea standardelor. În mod ideal, ar trebui să planificați cinci minute pentru aceasta în fiecare zi.
• Shitsuke (autodisciplina): Fă-ți 5 S preocuparea ta personală, rămâi pe minge!

Procesele slab optimizate și lipsa organizării la locul de muncă în birou sunt o pierdere uriașă de timp. Ca urmare, se pierde mai mult de un sfert din timpul zilnic de lucru. Angajații petrec 12 zile pe an căutând singuri informații sau materiale. Metoda 5S crește, de asemenea, siguranța muncii, deoarece - conform filosofiei japoneze din spatele ei - ordinea și curățenia duc automat la mai multă siguranță. Desigur, 5S ajută și în sfera privată - gândiți-vă doar la dulapuri debordante și dulapuri pentru pantofi. Un alt instrument util Kaizen sau CIP este 3 Mu:

• Muda (deșeuri): Muda cuprinde 7 deșeuri de bază de proces: supraproducție, stocuri, transport, timp de așteptare, procese prea complexe, mișcare inutilă, erori
• Muri (supraîncărcare) de angajați sau mașini
• Mura (abatere) de la standarde sau reguli

Concentrarea asupra lucrurilor cu adevărat importante, mai puțin balast - există mult spațiu de îmbunătățire. Indiferent dacă este la locul de muncă sau în viața de zi cu zi: Kaizen poate fi folosit aproape oricând și oriunde - cu puțin efort. Faceți mai mult sport, mâncați mai bine, învățați o limbă nouă, optimizați-vă finanțele, reduceți plasticul: faceți doar un mic pas în fiecare zi și va deveni un nou obicei. Toată lumea își poate atinge obiectivele într-un mod „blând”. Kaizen nu se oprește niciodată. Doar începe.

Doriți să aflați mai multe despre modul în care clienții HYPE își cresc pas cu pas forța inovatoare și competitivă cu idei și îmbunătățiri noi? Răsfoiți puțin în studiile noastre de caz sau în blogul de gestionare a ideilor.

Apropo: în perioada 13-14 noiembrie, ideea 2019 va avea loc la Bonn, marele nostru forum de toamnă pentru managerii de idei. Faceți cunoștință cu alți experți și discutați despre evoluțiile actuale și viitorul managementului ideilor!