PMO - Sarcini și funcții ale biroului de gestionare a proiectelor
PMO - Biroul de Management al Proiectelor
Domeniul de aplicare al PMO, biroul de management de proiect depinde de acceptarea managementului de proiect în companie.
Deci zona de responsabilitate poate Sarcinile unui secretariat în care un agent secundar al managerului de proiect înregistrează săli de ședințe și înregistrează rapoarte de stare. Cu toate acestea, dacă factorii de decizie sunt unul dintre Valoarea adăugată a unui PMO convins că acest lucru poate un rol strategic ia înăuntru.
Prin dezvoltarea de standarde, coaching și selecția personalului în proiecte, programe și portofolii biroul de management al proiectului funcționează apoi ca un centru de comandă, cine ia decizii importante pentru munca proiectului.
Citiți care sunt în această postare Identificați elementele unui birou de proiect, când are sens să operezi una și ce sarcini poate îndeplini un birou.
Forme și tipuri de PMO
Ghidul pentru corpul de cunoștințe de gestionare a proiectelor de la Project Management Institute (PMI) descrie esența unuia Biroul de Management al Proiectelor după cum urmează: „Un birou de management de proiect este o structură organizațională care standardizează procesele de management și supraveghere legate de proiect și susține utilizarea partajată a resurselor, instrumentelor și metodelor. Responsabilitățile unui birou de management de proiect pot fi preluate de la Funcția de asistență pana cand management directUnul sau mai multe proiecte sunt suficiente. "
Pe de o parte, managerul de proiect însuși își asumă activitățile administrative ale proiectului său. Sau îl deleagă unui angajat. Deseori colegii interni sunt cei care petrec timpul la birou Sarcini de rutină slăbi. Consultanții externi pot, de asemenea, ușura managerul de proiect, mai ales dacă există blocaje ale resurselor în lucrările de proiect.
Pe de altă parte, se poate PMO constă dintr-un întreg grup de angajați sau un departament, conectați portofoliile, programele și proiectele și sistemele cheie ale unei companii.
Dezvoltați un caz de afaceri și asigurați conformitatea cu cifrele de afaceri.
În plus, se dezvoltă Metode, procese, instrumente și șabloane, antrenează managerii de proiect, gestionează ofertele educaționale, realizează audituri de proiect, monitorizează și gestionează Utilizarea resurselor în proiecte sau gestionați întregul Portofolii de proiecte.
Echipat cu un astfel de mandat, biroul acționează ca un centru de comandă, care vizualizează compania în ansamblu și controlează activitatea proiectului peste tot.
Avantajele unui PMO
A Office Management Project creează beneficii, daca:
- Sprijină managerii de proiect, angajații și factorii de decizie în operațiunile de zi cu zi
- Ca punct central de coordonare, cum ar fi un „sistem cu spițe hub”, colectează și distribuie informații importante despre un proiect, ceea ce crește transparența și permite luarea deciziilor mai rapid
- crește maturitatea muncii proiectului
- preia sarcini strategice în companie
- se asigură că proiectele inițiate corespund obiectivelor companiei
- Luă decizii importante pentru proiecte, programe sau portofolii ale unei companii
- Efort administrativ și costuri reduse
- asigură stabilirea unei culturi relevante pentru proiect în cadrul companiei
- mandatul companiei este primit și acceptat
Responsabilitățile unui PMO
Una dintre principalele sarcini ale unui PMO este Sprijiniți managerii de proiect în diferite moduri. Cu toate acestea, biroul poate fi, de asemenea, împuternicit să „acționeze ca părți interesate și factor de decizie cheie în timpul vieții unui proiect pentru a se asigura că obiectivele de afaceri sunt aliniate”, scrie PMI.
Sprijiniți managerii de proiect și factorii de decizie
Angajații din (PMO) sprijină managerii de proiect cu aceste activități, inclusiv Rezervați săli de ședințe, ridicați participanții la ședințe externe de la recepție, organizați echipamente de lucru, pregătiți documente decizionale și rapoarte de stare, arhivați documente, monitorizați consumul de resurse, pregătiți și urmăriți întâlnirile, documentați rezultatele întâlnirilor, înregistrați și mențineți datele proiectului, construiți un magazin de cunoștințe pentru construirea și menținerea conținutului acestuia, uniform Creați structuri de documente.
Selectați proceduri, metode și instrumente
Biroul poate stabili dacă și care standarde stabilite se aplică în companie sau dacă ar avea mai mult sens să-ți creezi propriile.
În plus, un PMO va găsi răspunsuri la aceste întrebări:
- Ce metode și instrumente ar putea ajuta managerul de proiect în munca sa?
- Are sens alegerea unui model de proces tradițional sau agil?
- Cum ar trebui stocate, făcute accesibile și transmise cunoștințe valoroase?
- Are sens să folosiți un sistem de gestionare a documentelor? Dacă da, care?
Monitorizați și controlați
Biroul de gestionare a proiectelor colectează informații despre Stadiul proiectelor și le reamintește (sub) managerilor de proiect să-și livreze informațiile la timp. Deci, PMO poate oferi rezultate unuia raportul părintelui către conducerea superioară consolida.
În plus, verifică dacă Regulile proiectului sunt respectate Audituri prin, se simte general Riscuri și dezvoltă contramăsuri, în special pentru acele riscuri care au o probabilitate mare de apariție și sunt foarte dăunătoare.
Sfaturi și asistență pentru managerii de proiect, angajați și părțile interesate
Tot mai multe companii se orientează spre cele moderne, slabe și flexibile Modele procedurale. Cu toate acestea, echipele care încă nu au experiență în acest model procedural au nevoie de o mână de ajutor. De exemplu, un coleg cu experiență de la birou poate fi repartizat unui manager de proiect pentru a-l ajuta sfătuiți și sprijiniți.
Dezvoltarea și instruirea personalului
Întreaga echipă trebuie să aibă cunoștințele necesare pentru a face față provocărilor proiectului.
Educația continuă poate avea loc ca parte a unui program de certificareau loc, care este organizat de birou sau se desfășoară el însuși.
În echipele internaționale de proiect, a Instruire culturală ajuta la evitarea neînțelegerilor și a fricțiunilor. PMO ar putea crea o platformă pentru a aduna experți într-un singur loc, astfel încât colaborarea lor la proiectele solicitate să fie posibilă rapid.
gestionează proiecte
Biroul poate sprijini managerul de proiect ca pompier în situații critice de către Conflicte echilibrate sau Moderare în dispute. Pentru că în situații excepționale poate fi util să inițiezi și să ghidezi discuția din exterior.
Controlează portofoliul de proiecte
Biroul de management al proiectului este centrul central pentru toți cei implicați într-un portofoliu, ceea ce asigură prioritatea proiectelor care contribuie cel mai mult la succesul companiei.
Concluzie
- Nu poate exista o rețetă concretă pentru succes cu privire la modul în care ar putea fi conceput un PMO. Pentru că, la fel ca un proiect care se evidențiază ca o întreprindere vizată, unică, biroul de management al proiectului are și unul personaj unic.
- PMO-urile performante își direcționează munca către obiectivele strategice ale companiei afară. Proiectarea și scopul unui PMO depind de nevoile organizației pe care o susține.
- Sfera de activitate a unui PMO variază de la una pură Funcția de asistență până la responsabil Gestionați unul sau mai multe proiecte sau un portofoliu.
- Cu toate acestea, ei își pot dezvolta puterea creativă numai dacă părțile interesate ale organizației înțeleg pe deplin valoarea adăugată a muncii unui birou de management al proiectului și acceptă munca acestuia.
- Când biroul de management al proiectului își atinge potențialul maxim, poate Creșteți semnificativ profesionalismul managementului de proiect și să genereze valoare adăugată pentru companie.
Sfat de lectură:
Biroul de management al proiectului: introducere și beneficii
conţinut
Introducere. - PMO. - Opțiuni de clasificare pentru PMO - Poziționarea corectă a PMO - Sarcini și responsabilități ale PMO - Găsirea sferei sarcinilor, introducerea și ancorarea PMO - Factori de succes și acceptare - Studii de caz - Index de subiecte.