Referințe - Taxmaro Personal
„Toate locațiile funcționează împreună fără probleme.”
Philipp Wunderlich
nextbike GmbH
nextbike este liderul pieței europene în partajarea bicicletelor. Compania pune oamenii pe biciclete și le face parte naturală a mobilității urbane. Ca pionier, Nextbike dezvoltă sisteme de partajare a bicicletelor durabile de 16 ani. Nextbike este activ în prezent în peste 200 de orașe din întreaga lume și se consideră un supliment pentru autobuz și tren. În 2019, nextbike a fost recunoscută de Stiftung Warentest drept câștigătoarea testului în rândul furnizorilor de biciclete în Germania.
Provocarea
nextbike angajează echipe de service în 60 de locații din Germania. Până la implementarea TAXMARO, toți angajații erau administrați central de către departamentul de resurse umane din Leipzig. Fiecare document al angajaților și fiecare informație despre angajați trebuia trimis la Leipzig sau, dacă este necesar, solicitat. De exemplu, dacă un manager regional avea nevoie de declarația actuală de protecție a datelor a unui angajat, singura cale era prin sediul central. Pe măsură ce numărul angajaților a crescut, acest proces a devenit confuz și predispus la erori.
Implementare de către TAXMARO
Cu gestionarea drepturilor, TAXMARO a putut structura departamentele și locațiile individuale ca unități gestionate independent în cadrul procesului de personal. Responsabilitatea pentru administrarea angajaților a fost transferată astfel managerilor de resurse umane de la fața locului. Toate locațiile pot fi vizualizate într-o manieră consolidată de către managerii regionali în funcție de aria lor de responsabilitate. În același timp, toate departamentele centrale au acces la întreaga bază de date și documente ale companiei.
Cu ajutorul drepturilor de acces gradate individual, a fost implementat un proces bazat pe împărțirea muncii, care permite o colaborare lină între locații și departamente. Datele și documentele de bază care nu sunt facturate sunt gestionate independent de angajați și pot fi verificate de echipă și de liderii regionali în orice moment.
Pentru a pregăti salarizarea, departamentul central de resurse umane are acces la o bază de date verificată și completă, care trebuie completată doar cu datele variabile ale salarizării. Salarizarea este realizată de TAXMARO, astfel încât administrația angajaților să poată fi integrată perfect în procesul de salarizare.
Rezultatul
Administrarea descentralizată a datelor master a dus la o ușurare considerabilă a departamentului de personal. Prin transferul gestionării datelor la nivel regional, departamentul central de resurse umane se poate concentra pe pregătirea datelor efective de salarizare. În general, ar putea fi creată o structură organizațională scalabilă pentru creșterea viitoare.
"Cu TAXMARO stăpânim înregistrarea orară centrală a celor 22 de departamente."
Peter Waitschies
Implementarea de către TAXMARO
Odată cu înregistrarea timpului, TAXMARO a reușit să ofere un instrument cu ajutorul căruia angajații își înregistrează orele de lucru lunare online. Posibilitatea de a înregistra, independent de locație și timp, face mai ușor pentru instructori, de exemplu, înregistrarea orelor de lucru în timpul unei sarcini de weekend. Înregistrarea manuală anterioară în fișele de timp nu mai este necesară. În plus, angajații pot folosi orele țintă stocate individual pentru a apela oricând starea lunii curente. Pentru a îmbunătăți opțiunile de evaluare în contabilitatea financiară, se face o înregistrare exactă a declarațiilor de cost și a departamentelor.
TAXMARO efectuează o consolidare automată a programului de lucru cu timpii de gestionare a absenței, astfel încât o plată automată a salariului să poată fi calculată pentru zilele de lucru fixe. Toate cererile de timp sunt transmise electronic către departamentul central de resurse umane pentru examinare și aprobare. Fiecare aplicație poate fi procesată retrospectiv, astfel încât intrările incorecte să poată fi corectate, dacă este necesar. În funcție de organizarea departamentelor, cererile pot fi atribuite diferitelor procesoare prin setările gestionării drepturilor.
După aprobarea de către departamentul de resurse umane, orele de lucru colectate sunt transferate automat la TAXMARO pentru facturare. Acest lucru se face cu un clic, astfel încât să nu fie necesar niciun transfer manual al datelor contabile.
Rezultatul
Odată cu introducerea înregistrării digitale a timpului, a fost posibil să se reducă considerabil efortul de control implicat în facturarea salariilor orare variabile. În același timp, postprocesarea orelor trimise poate fi transparentă și ușor de înțeles.
"Onboarding ușor, cu creștere rapidă"
Sebastian Klein
Provocarea
Creșterea rapidă a angajaților. În scurt timp, s-au înființat echipe în Germania și Austria, ale căror date de bază trebuiau colectate pentru salarizare. Fiecare angajat a primit o foaie de intrare a personalului, care a fost transferată manual către departamentul de salarizare după ce a fost returnată departamentului de personal. Transferul era predispus la erori și trebuia verificat lunar pentru a vă asigura că era actualizat. Colectarea și urmărirea datelor incomplete au reprezentat o cantitate mare de muncă administrativă care nu putea fi stăpânită decât cu un nivel ridicat de personal.
Implementare de către TAXMARO
Cu modulul de integrare, Honest Food adaugă noi angajați în sistem doar cu punctele de date „Adresă de e-mail” și „Tipul de angajare” pentru a începe procesul de integrare. Noul angajat primește automat o invitație la instrument pentru a efectua introducerea datelor de bază în mod independent.
Toate datele relevante pentru facturare sunt verificate automat de TAXMARO folosind cifre de verificare, astfel încât intrările incorecte să poată fi afișate direct. În plus, noii angajați primesc zilnic un e-mail de reamintire în care sunt rezumate toate datele lipsă și incorecte. Documentele lipsă, cum ar fi certificatul de înscriere de la studenții care lucrează, sunt, de asemenea, interogate automat. Funcția de reamintire se dezactivează de îndată ce toate datele și documentele au fost completate.
Rezultatul
Cu ajutorul TAXMARO, cantitatea de muncă implicată în angajarea de noi angajați a fost redusă semnificativ. Datorită posibilității de autoservire a angajaților, de asemenea, nu a fost nevoie să verificați actualizările lunare, astfel încât procesul de administrare a angajaților și contabilitatea salarizării să poată fi îmbunătățit semnificativ.
„Cu TAXMARO am reușit să automatizăm rambursarea cheltuielilor pentru angajații noștri din șapte locații.”
Florian Bogenschütz
Implementarea de către TAXMARO
Cu modulul de cheltuieli, TAXMARO a reușit să furnizeze un flux de lucru care să standardizeze foarte mult depunerea chitanțelor de cheltuieli de către angajatul respectiv. Angajatul scanează chitanțele individuale, atribuie costurile categoriilor predefinite și le depune electronic ca cerere de rambursare. Deoarece primirea documentelor a fost efectuată anterior de departamentul de resurse umane, acest lucru a dus la o mare ușurare.
Controlul și aprobarea electronică a aplicațiilor se efectuează central de către departamentul de resurse umane. Cu ajutorul managementului detaliat al drepturilor, domeniile de responsabilitate ar putea fi structurate în funcție de centre de costuri sau locații. În prezent, toate documentele pot fi apelate și evaluate digital.
După aprobarea de către departamentul de resurse umane, toate chitanțele sunt decontate de TAXMARO și pregătite pentru plată. Airgreets primește un fișier de transfer cu care toate transferurile pot fi efectuate cu un singur clic. Astfel economisiți Airgreets timpul pentru câteva sute de transferuri individuale pe lună.
Pe baza categoriilor de costuri, o alocare automată a conturilor la conturile corespunzătoare ale contabilității financiare are loc în fundal, fără ca chitanța să fie procesată din nou separat. Deoarece, în cazul Airgreets, angajații sunt repartizați la centre de cost fixe, înregistrarea pe centrele de cost poate fi efectuată și automat. Toate înregistrările rezervării sunt puse la dispoziție la sfârșitul lunii, inclusiv imaginile chitanței, ca fișier de import Datev.
Rezultatul
În general, cantitatea de muncă implicată în rambursarea cheltuielilor atât pentru departamentele de resurse umane, cât și pentru departamentele financiare ar putea fi redusă considerabil. Procesul anterior de rambursare pe hârtie a fost convertit într-o soluție digitală scalabilă.