Schimbarea software-ului DMS Export gratuit de date ale companiei
Un sistem de gestionare a documentelor a devenit o soluție indispensabilă pentru companii pentru a gestiona, edita și controla documentele și procesele de afaceri în mod eficient și rapid. Toți furnizorii de DMS fac publicitate cu interfețe către ERP dovedit, gestionarea mărfurilor, contabilitate, CRM și multe alte sisteme. DATEV, Salesforce și Sage sunt doar câteva exemple.
Digitalizarea nu se oprește la dimensiunea industriei sau a companiei. S-a construit rapid o infrastructură puternică, în care sistemul respectiv de gestionare a documentelor este adesea în centrul atenției. Indiferent dacă o companie are 20, 100 sau 500 de angajați.
Din păcate, întrebarea se pune mult prea rar ce se întâmplă atunci când centrul acestei infrastructuri nu mai răspunde nevoilor unei companii? În zilele noastre nu mai este doar o chestiune de gamă pură de funcții sau o soluție industrială adecvată, ci mai degrabă de acceptare de către angajați, utilizare și prețuri transparente.
Pot companiile să își exporte datele atunci când schimbă software-ul DMS?
Unii furnizori de DMS vând încă un blocaj pentru furnizori pentru software sau infrastructură IT ca garanție de stabilitate și inovație. Software-ul de gestionare a documentelor nu este cu siguranță schimbat la fel de repede ca furnizorul de energie electrică sau Internet, dar o schimbare ar trebui să fie cu siguranță accesibilă pentru client.
Răspunsul la întrebarea dacă puteți exporta documentele dvs. de afaceri atunci când schimbați software-ul DMS va fi de obicei „Da”. Dar asigurați-vă că întrebați întotdeauna despre „dar”. În majoritatea cazurilor, nu veți putea exporta independent. Documentele sunt mai mult sau mai puțin blocate și nu pot fi exportate și utilizate complet manual. Exportul este posibil doar de un serviciu costisitor din partea furnizorului de DMS. Când ați introdus software-ul de gestionare a documentelor, ați luat în calcul o sumă de cinci cifre pentru a răscumpăra documentele în cazul unei schimbări de software?
Un exemplu din viața de zi cu zi
Ai închiriat un apartament. Mobilier nou se adaugă de-a lungul anilor. Se achiziționează o bucătărie nouă. Partenerul se mută și aduce mai multe mobilier. Mobilierul vechi este sortat. La un moment dat va exista o nouă generație, nevoile tale s-au schimbat sau vrei să te dezvolți profesional. Apartamentul pur și simplu nu se mai potrivește.
Acum anulați contractul de închiriere. Închiriați un apartament nou. Mutarea este iminentă și apare următoarea situație: Proprietarul apartamentului vechi cere 50.000 de euro pentru ca dvs. să puteți muta propriul mobilier de la vechiul la noul apartament. Altfel trebuie să rămână în vechiul apartament.
Din păcate, este la fel cu multe sisteme comune de gestionare a documentelor. Software-ul este achiziționat sau închiriat lunar. Compania dvs. importă documente noi în infrastructură în fiecare zi, nevoile companiei dvs. se dezvoltă și la un moment dat nu se mai potrivesc cu software-ul DMS utilizat.
Sau furnizorul său crește prețurile sau modifică întregul model de calcul, produsul nu mai este dezvoltat după o preluare sau asistența devine inadecvată. Oricare ar fi motivul, pur și simplu nu se mai potrivește. O schimbare a software-ului DMS este în așteptare.
Cu toate acestea, pentru a exporta propriile date ale companiei din sistemul dvs., astfel încât să poată fi utilizate într-unul nou, unii furnizori necesită o sumă de cinci sau chiar șase cifre pentru servicii sau componente de export pentru a fi achiziționate ulterior. În Euro. Doar pentru că. Furnizarea unui API pentru soluția DMS/ECM vă ajută doar într-o măsură limitată, deoarece trebuie să (l-ați) dezvoltat pentru export, ceea ce implică și costuri.
Este legal. Și, din păcate, practică obișnuită. Termenul tehnic pentru aceasta este „Furnizor de blocare”. Majoritatea companiilor devin conștiente de acest fapt doar înainte de a-și schimba software-ul de gestionare a documentelor și se confruntă cu o adevărată provocare.
Când vă mutați într-un apartament nou, presupuneți în mod natural că propriul dvs. mobilier va fi de asemenea disponibil în noul apartament. Fără a fi nevoit să le plătesc a doua oară.
Documentele și datele dvs. sunt ale dvs. Oricand.
Considerăm că un astfel de model de afaceri este învechit. Nu am avut niciodată. Cu siguranță nu dorim să folosim resursele dezvoltatorilor pentru a bloca de fapt documentele clienților noștri și pentru a crește artificial obstacolul schimbării. Dacă companiile nu mai sunt mulțumite de software-ul AMAGNO, administratorii pot exporta toate documentele și versiunile lor, inclusiv metadatele, direct în structura de depunere, în orice moment și fără ajutorul nostru. Fără programare sau suport tehnic sau personal de la AMAGNO. Este întotdeauna o rușine când pierzi clienți, dar face parte din afacere. Cu toate acestea, ar trebui să vă puteți arăta prietenos în ochi, chiar dacă se încheie o relație de afaceri. Iată un manual pentru exportul documentelor de la AMAGNO.
Luați în considerare strategia de ieșire atunci când selectați software-ul DMS
Atunci când alegeți un software de gestionare a documentelor, ar trebui să luați în considerare întotdeauna posibilitatea de a schimba software-ul DMS. Clarificați în detaliu cu potențialii furnizori care cerințe și costuri trebuie calculate pentru exportul datelor companiei dvs. Lăsați aceste eforturi și costuri să curgă în întregul calcul. În caz contrar, o schimbare necesară ar putea să vă coste scump.