Sfaturi pentru întâlniri 2020
Conferința mai eficientă în 2020 15 sfaturi pentru întâlniri mai bune
Managerii de top își petrec trei sferturi din timpul lor de lucru la întâlniri - dar nu trebuie să fie.
De Michael Scheppe | 02 ianuarie 2020
Magazinul nu funcționează fără întâlniri. Dar trebuie să fie bine organizați.
Întârzieri notorii. Zeci de participanți se plimbau demonstrativ pe telefoanele lor mobile. Și managerii care habar nu au ce anume vor să decidă. Întâlnirile au loc în același mod în multe săli de conferințe din Germania. "Pentru unii, întâlnirile sunt un factor perturbator", spune Gunther Wolf, consultant în management Wuppertal, "pentru alții o oportunitate binevenită de a opri".
Întâlnirile par a fi doar un lucru pentru foarte puțini: timpul de lucru bine investit.
Întâlniri de nebunie de birou - dar corect
Managerii petrec trei până la patru ore pe zi la întâlniri - și ar putea economisi mult din asta. Deoarece conferințele sunt adesea prea lungi, nu aduc progrese măsurabile și provoacă mai multă frustrare decât motivație.
Statistic vorbind, managerii de top își petrec aproape trei sferturi din orele lor de lucru la întâlniri, după cum arată un studiu de la Harvard. După aceea, fiecare CEO avea 37 de întâlniri pe săptămână. Și fiecare treime dintre ei a durat mai mult de o oră.
Numerele sunt alarmante, deoarece directorii își pierd adesea timpul limitat în sălile de conferințe. Aproape 70 la sută dintre cei chestionați s-au plâns că, din cauza numeroaselor întâlniri, nu le-a mai rămas timp pentru sarcinile lor efective.
Întâlniri pentru începători: acestea sunt cele cinci reguli de bază
Chiar dacă invitația la întâlniri cauzează adesea încruntări justificate în rândul angajaților: echipele trebuie să discute, să atribuie sarcini și să clarifice procedurile pentru a avansa compania. Prin urmare, este crucial să nu vedem întâlnirile ca pe un obstacol, ci ca pe un program de lucru.
Și chiar și cu trucuri simple, o întâlnire dificilă poate fi transformată într-una eficientă:
- Trimiteți agenda în avans, astfel încât participanții să se poată pregăti.
- Setați bugetul de timp pentru fiecare punct de pe ordinea de zi și respectați-l strict pentru a limita timpul de vorbire al chat-urilor.
- Înregistrați sarcinile participanților individuali în câteva minute și trimiteți-le tuturor imediat după terminarea sesiunii.
- Invitați doar cei mai importanți factori de decizie.
- Și: începe la timp! De altfel, acest lucru înseamnă, de asemenea, să nu așteptați la coadă la aparatul de cafea la începutul sesiunii.
Aceste reguli de bază pot părea banale - totuși par a fi încălcate la majoritatea întâlnirilor de lucru. Odată stabilită disciplina întâlnirii, următoarele 15 sfaturi practice oferă inspirație suplimentară.
Sfatul 1: transparența costurilor
Ceasurile de întâlnire sunt un instrument îngrijorător pentru a arăta cât de rapid crește costurile cu fiecare minut al întâlnirii irosite. Aplicațiile cu nume precum Meetime, Abacus sau Meeting Fee arată în timp real cât costă o întâlnire.
Pentru a face acest lucru, utilizatorii trebuie să introducă anonim numărul de participanți și rata lor orară sau salariul anual în aplicație la începutul întâlnirii. Cronometrul pornește - și rulează și rulează și rulează.
Sfat 2: decizie sau discuție
Înainte de fiecare întâlnire, fondatorul Facebook, Mark Zuckerberg, pune o întrebare importantă: „Discuție sau decizie?” Deci, toată lumea din sală știe ce se așteaptă în cele din urmă. Consultantul în management Bernd Steffens de la Mönchengladbach îi sfătuiește pe clienții săi să formuleze chiar un obiectiv clar pentru fiecare punct de pe ordinea de zi. „Acest lucru trebuie să fie evident în agendă, astfel încât toată lumea să poată lucra într-un mod țintit.”
Sfat 3: întâlnire înainte de prânz
Pentru șeful Amazon, Jeff Bezos, primele ore de lucru ale zilei sunt cruciale. „Am pus tot ce are nevoie de atenția mea mentală într-o programare de la ora 10”, spune el.
Întâlnirile din lumea muncii te îmbolnăvesc
Prea multe întâlniri slab planificate între colegi nu sunt doar nervoase și consumatoare de timp. Te îmbolnăvesc, susțin trei psihologi industriali. Dar ei sfătuiesc și cum să faci mai bine.
Cu cât devine mai târziu, cu atât îi este mai greu să se gândească la lucruri importante. Ce se întâmplă dacă ceva rămâne întins? „Să încercăm să abordăm din nou a doua zi la ora 10”.
Sfat 4: Mergeți în discuție
În afara biroului, în natură: întâlnirile în timpul desfășurării nu numai că oferă aer proaspăt, ci aduc și o schimbare de perspectivă. De exemplu, șeful Telekom, Timotheus Höttges, folosește întâlnirea de mers pe jos pentru a se pregăti pentru discursuri importante. De cele mai multe ori, șeful său de comunicare și scriitor de vorbire te duce prin pajiștile din Rinul lui Bonn.
Sfatul 5: excluderea celor care nu sunt interesați
Fondatorul Tesla, Elon Musk, arată, de asemenea, cât de consecvent este în întâlniri. Se spune că a dat afară un participant dintr-o întâlnire pentru că nu spusese încă nimic.
„Nu este nepoliticos să pleci. Este nepoliticos să oprești pe cineva din mers și să-ți pierzi timpul ”, a scris Musk într-o circulară.
Henning Böhne, director general la consultanța pentru personal Kienbaum, sugerează o adaptare mai puțin strictă și acceptabilă din punct de vedere social a metodei Musk: stabiliți în avans agenda pe cine trebuie să fie prezent cu privire la ce subiecte.
Sfat 6: regula celor două pizza
Două pizza - trebuie să fie suficiente pentru o întâlnire. Ceea ce pare a fi o capricioasă dietă pentru șef ar trebui să împiedice angajații să participe la o întâlnire fără niciun motiv. Asta înseamnă: mai multe pizza ar însemna că sunt implicați prea mulți factori de decizie.
Ce se întâmplă dacă pizza este terminată? Încheiați întâlnirea!
Sfatul 7: întâlniri individuale
Chiar și grupurile mici sunt uneori prea mari. De aceea, șeful portalului american de recomandări Yelp, Jeremy Stoppelman, ține în fiecare săptămână întâlniri individuale cu cea mai apropiată echipă de management. Chiar dacă acest lucru duce la mai multe întâlniri în total, discuțiile față în față sunt adesea mai eficiente.
Conflictele în special pot fi dezamorsate mai bine în acest mod decât în cadrul întâlnirilor de grup.
Sfatul 8: Evaluarea cifrelor cheie
Pe baza rentabilității investiției - „Rentabilitatea investiției” - firma de comandă prin poștă Otto determină ROTI pentru anumite întâlniri de grup, „Rentabilitatea timpului investit”.
Colaborare virtuală Conferința video depășește telefonul și rețeaua
Echipele lucrează adesea de la distanță. Studiile arată că rezultatele sunt mai bune atunci când echipele comunică prin video, nu doar prin telefon și e-mail.
Cu această metodă, întâlnirea este evaluată pe o scară de la unu (rău) la cinci (excelent) imediat după aceea. „Feedbackul direct ne ajută să ne ocupăm mai conștient de timpul întâlnirii”, spune Kristine Kiwitt, antrenor agil la Grupul Otto.
Sfatul 9: Luați pauze pentru e-mailuri
E-mailul este principala sursă de distragere a atenției la întâlniri. De ce să nu tratezi agresiv cu problemele și să creezi spațiu suplimentar pentru acesta? Așa face Ulrike Wieduwilt, șeful Germaniei la Russell Reynolds: comunică pur și simplu pauze fixe la început pentru procesarea e-mailurilor importante. Asta ia în considerare toate nevoile.
Sfatul 10: Ieșiți din zona de confort
Hangar pentru avioane în loc de fotolii confortabile din piele - directorii ar trebui să schimbe masa conferinței pentru locații neobișnuite, recomandă consultantul în management din Hamburg Birte Püttjer-Stoppok. Dacă acest lucru necesită prea mult timp: reproiectați sala de conferințe cu saci de fasole, hamace, birouri în picioare sau zone de mișcare. Participanții pot conferi șezut, culcat, în picioare sau mers - în funcție de modul în care se pot concentra cel mai bine.
Sfat 11: Retrospective educaționale
Învățând din trecut la întâlniri - asta fac companiile de tehnologie din Silicon Valley. Scopul acestor „retrospective”: să afle cum compania se poate descurca mai bine cu proiectele sale. Ciclul săptămânal se concentrează pe trei întrebări: Ce a mers bine? Ce ar fi putut merge mai bine? Unde ar trebui să dublăm miza pentru a ne îmbunătăți?
La final, fiecare participant trebuie să părăsească întâlnirea cu o sarcină.
Sfat 12: Memo în loc de prezentare
Nenumăratele diapozitive de prezentare sunt suprasolicitate pentru fiecare întâlnire. Nu este așa cu Amazon: Chef Bezos a interzis diapozitivele și se bazează pe „note narative”. Angajații trebuie să își noteze ideile în lucrările de șase pagini. Înainte ca participanții la ședință să discute propunerile, fiecare are o jumătate de oră pentru a citi nota în tăcere.
Din punctul de vedere al lui Bezos, acest lucru are două avantaje: Autorii trebuie să pătrundă complet în ideea lor pentru a o prezenta pe scurt. Și factorii de decizie au o privire de ansamblu rapidă asupra diferitelor inițiative.
Sfatul 13: DRI-ul lui Steve Jobs
„Mulți participanți la întâlnire vin doar să vadă întâlnirea”, observă consultantul Steffens. „Este o atitudine catastrofală pentru o întâlnire eficientă.” Un remediu este furnizat printr-o metodă pe care fostul șef Apple, Steve Jobs, a introdus-o. La Apple, există DRI-uri în spatele fiecărui punct de pe ordinea de zi: „Indivizii responsabili direct” sunt singurii responsabili pentru sarcinile individuale.
Pentru că atunci când un singur angajat și nu o echipă reprezintă un proiect, el își ia cauza mai în serios și nu poate să se ferească de responsabilitate.
Și mai multe sfaturi de întâlnire
Bernd Steffens: Întâlniri - manualul practic restant: Soluții pentru întâlniri de succes . Verlag Wiley-VCH, Weinheim 2016, 320 de pagini, 24,99 euro.
Lup Gunther: Eficientizarea și eficiența întâlnirilor și discuțiilor. Metode simple, tehnici și liste de verificare pentru întâlniri eficiente. Verlag Dashöfer (ediția a III-a), Hamburg 2016, 78 de pagini, 27,80 euro.
Sfatul 14: Nu există „diferit” pe ordinea de zi
Cel mai enervant lucru din întâlnire vine la final: Diverse lucruri. Aici se spun multe, dar puțin se rezolvă. Prin urmare, expertul Kienbaum Böhne recomandă eliminarea completă a acestui punct de pe ordinea de zi. În schimb, într-o rundă de feedback, cultura întâlnirii ar trebui îmbunătățită sistematic cu două întrebări: Ce a fost bine la această întâlnire? Și: Ce ar trebui să fie mai bine data viitoare?
„Acest lucru crește calitatea întâlnirilor și creează disciplina necesară pentru întâlniri eficiente”, spune Böhne.
Sfatul 15: dieta de întâlnire
Analog cu rezoluția de slăbire, managerii ar trebui să se gândească și la o întâlnire rapidă. Din când în când poate fi chiar o dietă zero. „Dacă nu puteți face multă muncă productivă la o întâlnire, mai bine așteptați minutele”, sfătuiește consultantul Russell Reynolds, Robert Kämper. Pentru a transmite informații pure, este suficient un e-mail către echipă.
Numai: Vă rugăm să nu scrieți acest lucru în ședință!