Timpii de călătorie
În HELIUM V, modulul timpilor de călătorie vă oferă un mod convenabil de a înregistra timpii și costurile de călătorie. Puteți găsi acest lucru în modulul de înregistrare a timpului după ce ați selectat angajatul respectiv în timpii de călătorie .
Definiția diferitelor tarife zilnice/alocații pentru cheltuieli de călătorie se face în fila Modul inferior Dietă, numită și cheltuieli suplimentare pentru masă.
Deoarece ratele cheltuielilor nu sunt strâns legate de țări, de ex. Tarifele de cheltuieli diferite sunt percepute pentru regiunile de frontieră decât pentru părțile mai îndepărtate ale țării și anumite orașe (Milano, Londra) au propriile tarife, acestea pot fi definite independent în fila modulului Date.
Am renunțat la posibilitatea de a defini indemnizațiile de cazare, deoarece acestea sunt de obicei facturate în funcție de cheltuieli.
Rezervarea timpului de călătorie este împărțită în două părți.
Acesta este începutul respectiv al unei călătorii a unei secțiuni de călătorie. Adică dacă tu de ex. Dacă efectuați mai multe vizite ale clienților într-o zi, începeți cu plecarea de la compania dvs. la primul client, apoi conduceți la al doilea client, adică introduceți ora plecării de la primul client la al doilea client ca noul început al călătoriei către al doilea client imediat.
Definiți ce clienți ați vizitat, cu care ați vorbit și în ce țară de călătorie, a se vedea mai sus, diete, acest lucru a fost făcut. Introduceți un motiv adecvat sub Comentariu.
Dacă călătoriți cu propriul vehicul, un vehicul de companie și altele asemenea, vă rugăm să indicați și kilometrajul de pornire.
De asemenea, introduceți numărul de înmatriculare al vehiculului dvs. privat sau alegeți dintre vehiculele companiei cu care călătoriți. În plus, pot fi specificate orice alte cheltuieli.
Călătoria ulterioară este rezervată ca un început. HELIUM V dvs. recunoaște călătoria ulterioară prin faptul că există și un început (și nici un sfârșit) înainte de călătorie.
Asta înseamnă că lângă noul km începe
se afișează kilometrajul secțiunii anterioare și astfel se poate introduce distanța, ceea ce duce la începutul kilometrajului secțiunii curente de călătorie.
La sfârșitul călătoriei, introduceți ora de încheiere, adică când vă întoarceți la companie și introduceți kilometrajul sau distanța parcursă dacă călătoriți cu un vehicul. Vă rugăm să rețineți că kilometrajul inițial și final este utilizat pentru a calcula distanțele. Introducerea distanței servește doar ca ajutor de calcul.
Important: Dacă, de ex. Este destul de obișnuit ca angajații serviciului de teren să viziteze mai mulți clienți într-o singură zi, așa că vă rugăm să rezervați, așa cum este descris mai sus, doar începutul călătoriei până când călătoria de afaceri se termină efectiv. Dacă începutul, sfârșitul este întotdeauna rezervat, HELIUM V va calcula dietele pentru fiecare secțiune a călătoriei, ceea ce cel mai probabil nu va duce la nicio dată de călătorie.
Vă rugăm să rețineți:
O călătorie, de ex. pentru un client nu este sosirea dimineața, cu un început și un sfârșit și apoi plecarea seara cu un început și un sfârșit, dar începe dimineața și se termină seara. Sau, mai general, începe când ieși din birou și se termină când te întorci la birou (biroul reprezintă compania ta sau adresa privată a angajatului).
Nu este corect:
Asta ar însemna două călătorii de câte o oră fiecare.
Corect:
Angajatul a fost afară toată ziua.
Dar dacă angajatul ar fi fost pe drum câteva zile, ar putea arăta astfel:
Î: Cum se calculează distanța cu mai multe porniri?
R: În funcție de practicile companiei și, de asemenea, pentru a menține efortul de înregistrare cât mai mic posibil, distanța este întotdeauna calculată de la începutul călătoriei până la următorul început introdus al călătoriei sau, cel mult, până la sfârșitul călătoriei. Aceasta înseamnă că, dacă există mai mult de un început, trebuie introdus doar kilometrajul/distanța la primul început și sfârșit. Pe de altă parte, înseamnă, de asemenea, că costurile pentru călătorie sunt întotdeauna atribuite ordinii care este atribuită la începutul călătoriei. Dacă există mai multe porniri fără un kilometraj înregistrat, primul start sau mai exact chitanța suportă toate costurile.
Î: Călătoria mea constă din patru blocuri, cum să înțeleg corect acest lucru?
R: Dacă o călătorie constă din patru secțiuni, acestea trebuie înregistrate cu cinci rezervări.
Adică dacă ziua călătoriei, de ex. se pare ca:
07: 00-07: 45 sosire 40km
12: 30-12: 45 călătorie suplimentară 5 km
15: 15-15: 30 parcurgeți 5 km
16: 00-16: 15 călătorie acasă 40 km
Puteți găsi evaluări sub informații, timp de călătorie sau jurnal.
Notă: Pentru calcularea kilometrajului, se folosește kilometrajul definit în modulul Personal pentru angajatul respectiv sub Salariu personal.
Notă: Dacă s-au făcut modificări ale alocației de kilometraj în timpul perioadei de evaluare, se aplică definiția găsită la începutul perioadei de evaluare. Adică Pentru un calcul corect, facturarea călătoriei trebuie să se potrivească cu modificările corespunzătoare.
Notă: Mai întâi tipăriți jurnalul și asigurați-vă că datele introduse sunt corecte. Costurile de călătorie sunt apoi incluse în raportul de cheltuieli de călătorie. Aceasta vă va oferi o chitanță care arată toate cheltuielile de călătorie suportate.
Definiția diets
Definiția dietelor poate fi găsită în modulul de înregistrare a timpului, fila Modul inferior Dietă.
Dietele și calculele lor variază enorm în funcție de industrii și țări. Cu HELIUM V am creat o posibilitate de cartografiere a tuturor regulilor. Sunt necesare formulare specifice utilizatorului, astfel încât acest lucru să poată fi îndeplinit și pentru a se potrivi cerințelor dvs. Pentru a vă adapta formularul, vă rugăm să contactați supervizorul dvs. HELIUM V.
Notă: Se poate introduce o singură definiție a dietei pentru fiecare destinație de călătorie și dată.
Deoarece este clar pentru austriacul instruit că zonele apropiate de graniță, anumite orașe, au rate dietetice diferite față de țara actuală, de ex. Frankfurt are o dietă mai mare decât Germania, dar orașul direct de frontieră către Salzburg, Freilassing, unul mai mic decât Germania, deci puteți/trebuie să vă definiți propriile destinații de călătorie.
Dacă vorbim aici de diete, atunci acesta este termenul folosit în Austria pentru înlocuirea cheltuielilor suplimentare în gestionarea gospodăriilor. Deci compensația pe care o primești pentru că ești
să nu poți lua prânzul și cina "acasă".
Termenul cheltuieli înseamnă cheltuieli suplimentare în sensul călătoriei, cum ar fi bilete, ponturi etc.
Î: Cum sunt definite dietele ?
R: Pe de o parte, sunteți trimis la site-ul oficial. O alocație zilnică de maximum 26,40 euro este disponibilă pentru călătoriile interne, adică pentru persoanele care sunt impozabile în Austria în Austria. Această sumă se aplică pentru o perioadă de 24 de ore. Dacă o călătorie durează mai mult de trei ore, 1/12 (deci 2,20 euro) poate fi calculat pentru fiecare oră începută. Dacă o călătorie durează mai mult de 11 ore, primiți deja dieta completă de 26,40 euro.
Înseamnă că
tariful zilnic este dieta completă de 26,40 Ђ, tariful minim este de 3 x 2,20 deci 6,60 și orar (facturare) de la 3 ore și apoi cu o rată orară de 2,20.
Aceasta înseamnă că, dacă se verifică la oră, este necesară o durată minimă de călătorie de la ore (de obicei trei ore) pentru creditarea ratei dietei.
Vă rugăm să rețineți că aceste ore se aplică întotdeauna unui segment de călătorie și unei zile de călătorie. Deci, de ex. pentru timpul dintre primul start și al doilea start și apoi timpul dintre al doilea start și sfârșitul călătoriei.
Î: Pot fi salvate alte reguli?
R: Prin specificarea unui script din jurnalul de călătorie (vezi mai sus, scriptul cu numele fișierului), pot fi stocate și alte reguli.
Î: În unele zile nu sunt tipărite jurnale?
R: Calculul dietei se bazează și pe Legea privind orele de lucru. Aici, printre altele, se spune că angajații au dreptul la dietă doar atunci când au Mai Mult mai mult de trei ore sunt într-o călătorie de afaceri. Asta înseamnă: Dacă de ex. Dacă un angajat rezervă un timp de călătorie de la 9:00 la 12:00, aceasta este exact trei ore. Nu sunt prezentate diete pentru acest lucru. Dar dacă el face cărțile 8: 59-12: 00 sunt mai mult de trei ore și dietele corespunzătoare sunt calculate.
Factorul orelor minime poate fi setat pentru fiecare destinație de călătorie în Date în câmpul De la ore. Pentru aceasta trebuie activat calculul orar, adică trebuie verificat orar.
Î: Cum pot calcula cheltuielile de călătorie?
R: Când verificați cheltuielile de călătorie, vă rugăm să rețineți că acestea sunt vizualizate zilnic. Adică costurile de călătorie se bazează pe ziua calendaristică. Este angajat de ex. 10:00 din prima zi până la 10:00 din a doua zi într-o călătorie de afaceri, aceasta este 24 de ore (adică o zi), dar conform Legii privind orele de lucru, acestea sunt două zile de călătorie.
În prima zi sunt 14 ore, i se datorează (în mod normal, aici pot exista abateri în funcție de convenția colectivă/colectivă) rata completă a dietei.
în a doua zi sunt 10 ore. În funcție de țara de călătorie (internă/străină), el primește 2/3 sau 10/12 din tariful de dietă al țării de călătorie.
Alocați cheltuielile de călătorie unei comenzi/proiect
Fiecare început de călătorie poate fi atribuit unei comenzi sau unui proiect. Aceasta definește clientul/partenerul. Aici definiți, de asemenea, factorul (%) cât din costurile totale de călătorie pot fi taxate acestui client. La sfârșitul călătoriei, vă rugăm să indicați cu ce vehicul de companie a fost efectuată această călătorie sau dacă acest lucru a fost făcut cu vehiculul privat. Dacă călătoria a fost făcută cu vehiculul companiei, se aplică costurile definite pentru vehicul; dacă a fost efectuată cu un vehicul privat, se utilizează costurile km din salariul personalului.
Extinderea înregistrării citirilor de km pentru fiecare rezervare de călătorie are avantajul că alocarea costurilor efective pentru comanda respectivă, client, proiect se poate face mult mai precis.
Definiția vehicles
În modulul Personal, sub fila Vehicul, puteți defini vehiculele companiei. Pentru aceasta, faceți clic pe Nou și introduceți un nume descriptiv pentru vehicul și numărul de înmatriculare al acestuia.
Economisiți costurile pentru vehicul în fila de sus Costuri, introduceți costurile KM pentru data relevantă.
Evaluarea călătoriilor pe toate vehiculele sau pe vehicule individuale pe o perioadă liber definibilă poate fi găsită în meniul Info - Vehicule.
Tipul de utilizare a vehiculului controlează pe care oamenii îl folosesc și astfel îi pot selecta în înregistrarea timpului de călătorie.
Există trei definiții disponibile:
a.) Vehicul privat. acest vehicul aparține angajatului dvs.
b.) Vehiculul companiei. acest vehicul aparține companiei dvs., dar este pus la dispoziția unui singur angajat
c.) vehicul la piscină. acest vehicul aparține companiei dvs. și este pus la dispoziția tuturor angajaților.
Alocarea vehiculelor, tipurile de utilizare a vehiculului, se face pentru vehiculul privat și vehiculul companiei în modulul Personal, de la persoana corespunzătoare, în fila Vehicule. Aici pot fi selectate numai vehiculele private și vehiculele companiei. Vehiculul de la piscină este întotdeauna disponibil pentru toți angajații.
Dacă un vehicul privat sau un vehicul al companiei este alocat unei alte persoane, astfel încât, de fapt, două persoane ar folosi același vehicul, va apărea un mesaj corespunzător. Dar acest lucru este permis.
La selectarea vehiculului în înregistrarea timpului de călătorie = startul călătoriei, sunt disponibile vehiculele alocate persoanei și vehiculele de la piscină.
Î: Cum se înregistrează timpii de călătorie pasivi?
Notă:
Desigur, pentru diete (cheltuieli suplimentare pentru mese), pe lângă timpii de călătorie pasivi, trebuie înregistrate și călătoriile propriu-zise, cu începutul călătoriei, eventual călătoria ulterioară și sfârșitul călătoriei. Dacă găsiți doar timpii de călătorie pasivi în extrasul lunar, acest lucru va fi acceptat de HELIUM V, dar trebuie completat de timpii de călătorie pentru a compensa munca suplimentară.
Nota 2:
Deoarece călătoriile pasive sunt, de asemenea, dependente de orele normale de lucru (ceea ce este timpul normal de lucru, de exemplu, timpul de bază, nu este suficient clar definit în lege), trebuie definite perioadele de timp în care timpul de călătorie pasiv este calculat ca atare. Vezi și Călătorii personale, colective, pasive. Dacă nu sunt definite perioade de timp, nu se calculează timp de călătorie pasiv.
Î: Cum sunt reprezentate timpii de călătorie pasivi în extrasul lunar?
R: Timpii de călătorie pasivi, care trebuie utilizați ca atare (în termeni de perioadă), sunt deduși din orele reale din extrasul lunar și sunt afișate ca o întrerupere, deoarece acest lucru reduce soldul flexibil plătit. De aceea, orele timpului de călătorie pasiv sunt corectate și adăugate la factorul de plată din ultima linie a extrasului lunar.
Î: Posibile diferențe la luarea în considerare a timpilor de călătorie
R: Vă rugăm să rețineți că contabilitatea timpului de călătorie este prescrisă de legiuitor astfel încât să poată fi calculată de la ora care a început. Adică dacă de ex. Dacă timpul de călătorie este rezervat cu o oră de începere de 6:59, o oră suplimentară va fi adăugată la un început de călătorie la 7:00. Acest lucru se întâmplă uneori atunci când, pe de o parte, angajații își rezervă din nou ora exact la momentul respectiv și, pe de altă parte, este activată funcția de venire automată, cu care se rezervă automat o sosire cu o secundă înainte de începerea activității.
Î: Cum pot fi alocate cheltuieli suplimentare?
R: În special cu cuplarea înregistrării timpului de călătorie HVMA, cheltuielile de călătorie suplimentare/cheltuielile de călătorie pot fi înregistrate cu chitanțele pentru secțiunile de călătorie cu referire la comenzi.
Introducerea manuală a atribuirii documentelor de cheltuieli a fost implementată după cum urmează:
Introduceți chitanța ca de obicei în gestionarea facturilor primite
Dacă chitanța a fost deja capturată de HVMA cu o fotografie a chitanței, chitanța poate fi găsită în sistemul de înregistrare a documentelor
În plus, acest lucru nu este încă atribuit, ci doar suma introdusă. Termenul de plată include, de asemenea, plata planificată/executată a chitanței, cu o referință la angajat, astfel încât să puteți vedea cum trebuie soluționat acest lucru cu angajații dvs.
Alocarea contului (pentru contabilitate) trebuie efectuată de persoane instruite și autorizate corespunzător.
În înregistrarea timpului de călătorie selectați acum rezervarea de începere a călătoriei căreia i se va atribui această chitanță.
Acum comutați la fila Cheltuieli și atribuiți chitanța introdusă mai sus cu Nou.
Vă rugăm să rețineți că aceste cheltuieli, în principal din cauza atribuirii comenzilor, pot fi alocate numai rezervărilor pentru începutul călătoriei.
Dacă factura de intrare selectată a fost deja alocată unei alte intrări de călătorie, va apărea un mesaj corespunzător.
Chitanțele care nu au nicio legătură cu călătoriile pot fi atribuite comenzii prin atribuirea comenzii.