25 de sfaturi dovedite pentru întâlniri eficiente și discuții mai bune - o mai bună cultură a întâlnirilor și

Întâlniri, discuții și sesiuni nesfârșite, ineficiente: În repetate rânduri în activitatea noastră de consultanță întâlnim echipe care se plâng de întâlniri infructuoase, lungi și ineficiente. Destul de des acestea sunt „runde de vot” sau „întâlniri ale liderilor de echipă” între manageri. Suntem deseori întrebați ce se poate face pentru a îmbunătăți cultura întâlnirilor generale sau a întâlnirilor echipei. Iată 13 sfaturi simple, dar eficiente despre cum să vă organizați întâlnirile, discuțiile și sesiunile mai eficient - și regulile de întâlnire ca un grafic clar.

Doriți să vă faceți întâlnirile online mai eficiente? Avem un curs special de formare pentru acest lucru: faceți întâlnirile online mai eficiente

Votează agenda în prealabil

Ce se întâmplă de data asta Agendă, ce nu? Această întrebare simplă este imensă pas important de planificare. Dacă clarifică acest lucru în prealabil și uneori „împing” subiectele la următoarea întâlnire în funcție de prioritate fără ezitare, participanții trec rapid pași importanți de învățare:

• Ne lipsește timpul, deci restrânge ne concentrăm pe esențial.
• Mă gândesc de două ori în avans dacă subiectul meu este cu adevărat important este - pentru că tot ceea ce nu este cu adevărat important este „împins” oricum.

Sfatul nostru: stabiliți clar în avans cine va coordona agenda. Asigurați-vă că acesta

• necesarul Prezentare generală
• "permisiune" grupul
• și necesarul autoritate

trebuie să „împingă” subiecte la următoarea întâlnire în funcție de prioritatea lor.

Clasificare clară a subiectului

Ce este pe ordinea de zi este discutat în ce măsură cu ce scop?

Acest lucru nu este deloc clar din toate agendele. Iată asta „Principiul I-E-D” foarte dovedit. Clasifica Tu cel Subiecte de întâlnire în

• I. (Informație)
• E. (Decizie)
• D. (Dezbate)

Acest lucru arată clar dintr-o privire,

• care subiecte în care scop
• și cu care poartă

Acest lucru este important pentru o claritate "Time box„(Adică planificarea cât de mult timp este disponibil pentru punctele individuale de pe agenda) și participanții știu, de asemenea, cu ce intenție se discută punctele de pe ordinea de zi.

Asta dă tuturor orientare - și ajută, de asemenea, la moderare.

Limitați timpul

O veche zicală spune: „Lucrurile durează întotdeauna atât timp cât le este timp”. Îți amintești cum ți-ai terminat teza „peste noapte”, ți-ai pregătit cu succes prezentarea, ți-ai spart lucrarea de 30 de pagini pe tastatură până în zori? Doar.

Se arată în toate domeniile vieții: lucrurile merg mai repede atunci când există mai puțin timp pentru ele. Veți afla asta cel mai târziu ca părinte.

Sfatul nostru: Lipsa de timp ca resursă Disciplinează vorbitorii frecvenți și se asigură că punctele de pe ordinea de zi sunt procesate rapid. Îndrăznește unul tăietură radicală: Cele mai reușite întâlniri sunt adesea cele pentru care numai 30 minute erau disponibile!

Efect pe termen lung: Dacă sesiunile scurte vor avea mai mult succes în timp, participanții vor câștiga încredere în noua disciplină a timpului și vor planifica întâlniri de urmărire mai apropiate. Cel târziu, toată lumea se va alătura și va avea interes să facă lucrurile rapid. Cum se creează unul efect de auto-întărire!

Schimbarea formatului de lucru

Nu toate subiectele sunt potrivite pentru „setări frontale”. In special pentru "D.-Subiecte "(vezi mai sus - D.= Dezbatere) ar trebui să poată fi tratată mai eficient cu metode interactive.

Deci, dacă faceți acest lucru pe anumite puncte de pe ordinea de zi Cunoașterea și experiența tuturor în luarea deciziilor include veți afla în acest articol detaliat care sunt metodele potrivite în special pentru aceasta.

Se discută doar despre ceea ce privește cu adevărat pe TOȚI.

De prea multe ori sunt discutate lucruri care nu sunt cu adevărat preocupante pentru toți participanții. Când selectați subiectele, asigurați-vă că elementele de pe ordinea de zi cu adevărat relevantă pentru toată lumea sunteți.

Sfatul nostru: Dacă unele dintre punctele de pe ordinea de zi nu sunt relevante pentru toți invitații, întâlnirea va fi împărțit în două. Prima parte discută subiectele importante pentru toată lumea. În a doua parte, rămân în cameră doar cei care au cu adevărat nevoie să fie prezenți.

Veți vedea: acest lucru contribuie enorm la eficiența și satisfacția tuturor.

Ștergeți elementul „Altele” de pe ordinea de zi fără înlocuire

„Altele” este, prin definiție, unul Geanta norocoasă pentru neplanificați. Ar trebui să ștergeți acest TOP fără înlocuire, astfel încât „Ușa din spate„Planificarea strictă și disciplina de timp a indivizilor pot fi subminate.

Apropo: Ca manager în special, aveți șansa să obțineți unul bun aici Idol a fi!; =)

„În picioare” în loc de „Întâlnire”

Călugării Karthauser știau deja: te gândești mai bine când mergi - și de multe ori și mai repede! Poate suna ciudat, dar:

• Timpul întâlnirii va fi scurtat dramatic dacă țineți întâlnirea în picioare - adică „în picioare” în loc să stați! Deseori există containere de birou sau rafturi cu o înălțime practică, astfel încât să vă puteți susține bine și să luați notițe. Selectați locul de întâlnire în funcție de mobilierul adecvat. Funcționează - într-adevăr!
• Un alt efect binevenit care poate fi adesea observat: discuțiile au loc adesea în picioare mai dinamic și discutați participanții la o „în picioare” mai angajat.
• În picioare te trezește! Acest „efect de trezire” funcționează dincolo de timpul efectiv al sesiunii. Una peste alta, companiile își creează statutul mai productiv!

18 ani de experiență în toate industriile!

Moderație strânsă

Trivialul este discutat prea mult, oamenii tăi tind să abandoneze subiectul? Ajunge strict aici Moderare. Sarcinile moderatorului:

• Agendă lucrează
• decizii document
• De gestionare a timpului
• Asigurați-vă că toată lumea esenţial Se aud contribuții
• Conformitatea cu Regulile sesiunii respect, gândește-te foarte mult
• Dacă el sau ea moderează un atelier: participați la procesul de discuții și cunoștințe pe teme dificile metode adecvate a sustine.

Sfatul nostru: Merită în timp să trimiți doi sau trei membri ai echipei la un curs de instruire pentru moderare. Acest lucru nu se plătește doar în cadrul întâlnirilor, ci adesea și în alte domenii, de ex. Întâlniri de planificare a proiectului.

Neînțelegeri despre moderarea întâlnirilor

Cu această ocazie, este timpul să clarificăm câteva neînțelegeri de moderare:

• Moderatorii nu trebuie să fie întotdeauna cei mai înalți participanți. Dimpotrivă: directorii nu o fac întotdeauna cel mai bine! Membrii echipei „normali” pot, de asemenea, să-și asume această sarcină și au deseori talente neimaginate.
• Moderatorul nu trebuie să fie întotdeauna același: rolul de moderator se poate schimba în echipă. O bună oportunitate de a prelua conducerea „la încercare”!

Vizualizarea procesului și a rezultatelor

Stai în multe birouri Flip chart, Tablele albe și Placi de pin nefolosit în jur. De ce de fapt?

• Vizualizările în format mare ale agendei asigură orientare procesului și clarității mentale
• Unul în desfășurare documentație Rezoluțiile și acordurile fac ca punctele de pe ordinea de zi să se simtă bine în cursul ședinței sistematic lucrați - și obțineți rezultate bune în acest proces!
• Sfat pentru profesioniști: aplicații moderne precum „Scanerele cu camă” oferă cele mai lizibile în cel mai scurt timp Jurnalele foto, care poate fi trimis/salvat direct ca pdf.

Respectați principiul „GEMO”

„GEMO” înseamnă „Good edestul, move On? "(" Este suficient de bun, putem bifa asta? ")

Am aflat că la BASF: există o cultură de întâlnire acolo în unele domenii în care lucrurile nu sunt discutate „până la ultimul detaliu”, ci mai degrabă să fiu mulțumit de o „bună stare intermediară a discuției comune”. Acest lucru vă ajută să urmăriți elementele esențiale în cadrul întâlnirilor și apoi să finalizați detaliile „pe micul canal oficial”.

Funcționează astfel în grup: la un moment dat, când un grup de întâlnire tinde să se piardă în detalii și faza „ultimelor diferențieri” a venit în contribuțiile discuției, un membru al echipei (sau moderatorul) întreabă: „GEMO - este acesta suficient de bun, putem continuă?„Grupul face o scurtă pauză și ia în considerare dacă s-a spus deja totul cu adevărat important. De obicei, există un semn general sau o ultimă obiecție, rezultatele esențiale sunt înregistrate în scris și apoi se trece la următorul subiect.

• Economie de timp: Timpul redus al resurselor este folosit doar pentru elementele esențiale
• GEMO promovează reflecția și concentrarea: De-a lungul timpului, aplicarea recurentă a acestei reguli stabilește în grup un „proces de reflecție” care rulează continuu în fundal la nivelul meta despre cursul discuției în sine: „Suntem deja la punctul GEMO sau avem nevoie de puțin mai mult timp? ? "
• Schimbare culturală: Devine norma grupului să ne asumăm responsabilitatea pentru gestionarea în comun a timpului și să respectăm „investiția în timp” a tuturor membrilor grupului ca atare și să nu ne folosim în exces

Poate fi numit și „principiul GEMO” a trăit „principiul Pareto” luați în considerare: 20% din timp aduce adesea 80% din venitul dorit. Acest lucru este adesea suficient pentru a obține rezultate viabile într-o perioadă scurtă de timp.

Sfatul nostru: stabiliți „principiul GEMO” ca unul regulă de întâlnire fixă și face ca „Întrebare de rutină„Moderația pentru fiecare punct de pe ordinea de zi - cu mult înainte ca discuția de grup să se piardă în detalii nesfârșite.

Setați regulile sesiunii

Colegii și angajații tăi tind să se întrerupă, să tasteze pe smartphone-urile lor, să întârzie? Regulile sesiunii poate ajuta la disciplina angajaților lor.

Sfatul nostru: scrieți regulile întâlnirii ca „document viu„Pe un afiș mare. Acest lucru rămâne în sală pe tot parcursul sesiunilor. Toată lumea poate scrie ceva despre asta sau poate comenta regulile - desigur numai înainte sau după ședințe. Principiul de aici: regulile de pe afiș sunt considerate acceptate până când cineva le contrazice în scris - sau regulile sunt dezvoltate în continuare din proprie inițiativă!

• Se relaxează întotdeauna de îndată ce cineva observă că acest lucru s-a schimbat din nou
• Puteți consulta regulile întâlnirii oricând în timpul ședinței - deoarece acestea sunt suspendate în cameră în format mare!
• Schimbarea târâtoare din afiș asigură Interacțiune și relaxare printre participanți (foarte des observați înainte sau după sesiuni). Și vă invită să aruncați o privire asupra regulilor existente din când în când („S-a schimbat ceva între timp?”)

Sfat pentru profesioniști: agățați pixurile în apropiere, astfel încât echipa dvs. să se simtă mereu invitată să schimbe și să dezvolte „afișul viu”!

Reduceți programările în serie

Data întâlnirii este stocată ca o „serie de întâlniri” în Outlook? Acest lucru crește dramatic probabilitatea de a plictisi căscatul.

Sfatul nostru: convocați întâlniri atunci când sunt urgent necesare. Angajații dumneavoastră vă vor mulțumi.

Revedeți din când în când necesitatea întâlnirii

Nu este neobișnuit să vedem că o serie de numiri regulate au fost convocate cu mult timp în urmă „pentru un motiv întemeiat”. Dar lumea continuă să se întoarcă: între timp, motivul original poate să nu mai existe. Verifica Deci, din când în când, ar trebui să verificați dacă întâlnirile regulate sunt cu adevărat eficiente sau dacă invitații le văd ca o „corvoadă”.

Dacă da: Încerca Verificați o vreme dacă funcționează fără ea. Dacă da, scăpați de balastul sesiunii care consumă mult timp și faceți loc foarte important în calendarele tale. Și dacă sesiunea se va dovedi indispensabilă retrospectiv, tu și echipa ta veți observa în curând. Atunci nu a fost o greșeală dacă în cele din urmă ați aflat asta împreună.

12 reguli de întâlnire suplimentare într-un grafic clar

Am descoperit recent această minunată grafică într-o sală de ședințe pentru a rezuma minunat cele 12 reguli comune ale întâlnirii. Cum să vă îmbunătățiți întâlnirile, întâlnirile și discuțiile echipei:

---