8 sfaturi pentru a vă asigura că nimic nu merge prost în ziua evenimentului

A venit ziua cea mare și acum totul contează: fiecare pas, fiecare livrare, fiecare anunț către echipa ta. Dar chiar și zilele imediat anterioare evenimentului pot deveni agitate, astfel încât de multe ori nu aveți timp să structurați ziua cea mare a evenimentului într-un mod semnificativ. Toate lunile de muncă grea și pregătire culminează în această zi, dar există încă o mulțime de capete libere și ceasul bifează.

Deși totul nu va fi niciodată în ziua evenimentului sunt de acord a mers conform planului (aceasta este pur și simplu o imposibilitate), dar puteți dormi puțin mai liniștit dacă rămâneți organizat. Vă vom arăta cum.

1. Simplificați-vă programul

Citiți programul ideal pentru ziua cea mare: La ce oră trebuie descărcate camioanele? Când ar trebui închisă intrarea participanților? Când trebuie demontat totul și ștergerea site-ului? Ar trebui să aveți programul la îndemână pe tot parcursul zilei, astfel încât să puteți vedea imediat dacă sunteți în întârziere (sau înaintea programului). Introduceți un timp pentru început și sfârșit, precum și titlul sarcinii și numele persoanei responsabile. Iată un exemplu:

Început	sfarsit	sarcină	Persoana responsabila
6:00 Dimineata.	6:45 a.m.	Descărcarea camionului pe site	Lisa
6:45 a.m.	7:15 a.m.	Tehnologie scenică, test microfon	Gregor
7:10 am	7:20 am	Configurarea zonei de check-in	Alyssa
7:30 dimineata.	Ora 7:45	Informarea personalului de securitate	Lisa

2. Confirmați distribuirea rolurilor și sarcinilor

Pentru a respecta programul, trebuie să aveți o imagine de ansamblu exactă despre cine este responsabil pentru ce în ziua evenimentului.

Aruncați o altă privire asupra distribuției rolurilor și sarcinilor în echipă. Asigurați-vă că s-au gândit sarcini aparent banale, cum ar fi alimentarea cu apă potabilă și aprovizionarea cu gheață. Ceea ce pare a fi un lucru mic în acest moment s-ar putea transforma într-o problemă gravă dacă nu există o planificare. (Imaginați-vă doar ce s-ar putea întâmpla dacă ați rămâne fără provizii în căldura arzătoare în timpul unui festival îndepărtat.)

Chiar și cu riscul de a ne repeta, vrem să subliniem din nou: în zilele imediat anterioare zilei mari, nu poți repeta informații importante suficient de des. Trimiteți programul, rolurile și o listă de contacte cu numere de telefon fiecărui membru individual al echipei atunci când evenimentul este chiar după colț. Imprimați aceste informații pentru a le putea avea întotdeauna la îndemână. Deci, puteți utiliza programul ca listă de verificare pentru a verifica sarcinile finalizate. Chiar dacă aveți la dispoziție o versiune digitală, nu poate fi rău să aveți la îndemână o imprimare pentru orice eventualitate.

3. Clarificați structurile de comunicare

Vorbind de repetare, asigurați-vă că echipa dvs. este clară cu privire la structurile de comunicare din ziua evenimentului. Folosiți radiouri sau WiFi pentru aceasta? Și ce se întâmplă dacă conexiunea WiFi se strică sau ceva nu merge bine?

Stabiliți un plan pentru escaladarea și rezolvarea oricăror probleme imprevizibile. Și nu uitați: nu este un plan decât dacă îl puneți în scris și îl distribuiți echipei!

4. Puneți împreună „truse de urgență” pentru echipa dvs.

Membrii echipei dvs. vă vor mulțumi dacă le oferiți o trusă de urgență pentru ziua evenimentului. Pachete de șiruri cu ustensile valoroase, cum ar fi bănci de alimentare pentru telefonul mobil și liste de contacte, o hartă a locației, bare de cereale, dopuri pentru urechi sau alte lucruri mici care vă vor ajuta să treceți peste zi.

5. Ferește-te de punctele slabe

Înainte de începerea evenimentului, luați 15 până la 20 de minute pentru a vă plimba pe site-ul evenimentului și a căuta orice puncte slabe. Căutați zone care ar putea fi problematice: de exemplu, există o problemă de rețea sau furnizorul de servicii de catering nu știe să livreze cafea reprezentanților sindicatului.

Adăugați elemente lipsă la programul principal și asigurați-vă că fiecare sarcină nouă este atribuită unui membru al echipei. Identificând sursele potențiale de eroare într-un stadiu incipient, puteți preveni incidentele stresante în timpul evenimentului.

6. Pregătește-te să rezolvi probleme

Este tentant să abordați incidentele imediat, dar ar trebui să luați un moment pentru a vă distanța înainte de a da instrucțiuni echipei dvs. Porniți modul de rezolvare a problemelor: Cum puteți aborda în mod constructiv o soluție? Poate că este util să aveți un interviu față în față cu un membru al echipei, deoarece acea persoană nu își îndeplinește îndatoririle cu atenție?

Cea mai importantă regulă este: Dacă ceva nu merge bine - nu intrați în panică! Revista Forbes scrie: „Oamenii care se ocupă cu succes de situații de criză sunt capabili să-și canalizeze emoțiile și să-i îndrume în comportamentul dorit. Cu alte cuvinte: își transformă tensiunea în energie și poftă de acțiune. ”Puteți afla cum să faceți acest lucru aici:

7. Faceți-vă timp pentru a vă bucura de evenimentul dvs.

Acordați-vă timp - și dacă sunt doar câteva minute - să vă distanțați și să vă bucurați de eveniment. Se întâmplă rapid să te pierzi în haosul zilei, dar nu ar trebui să uiți că acesta este momentul în care ai lucrat în toate aceste luni: ar trebui să fii parte din el! Această perspectivă vă oferă, de asemenea, o idee mai bună despre modul în care participanții dvs. experimentează evenimentul.

De asemenea, puteți folosi timpul pentru a vă întreba invitații dacă le place evenimentul și dacă puteți face ceva mai bun la următorul eveniment. Purtați întotdeauna un blocnotes cu dvs. pentru a vă nota constatările.

8. Scrisori și scrieri: țineți un rezumat

În ziua următoare evenimentului, lăsați puțin spațiu în jurnalul dvs. pentru a examina ceea ce a avut succes - și mai puțin reușit - în timp ce impresiile sunt încă proaspete. Sunați-vă echipa pentru descrierea lor și înregistrați conversația. Cu cât înregistrați mai multe detalii, cu atât vă va fi mai ușor să vă planificați următorul eveniment.

Folosiți timpul pentru a discuta despre impresiile pe care le-ați adunat în echipă. Adunați toate fotografiile, videoclipurile și citatele pe care le puteți găsi. Acestea vor fi utile pentru crearea de e-mailuri de mulțumire, recapitulări pe rețelele sociale și materiale promoționale pentru anul viitor.

Nu uitați să toastați evenimentul la sfârșitul dezbaterii cu echipa. O meriți!

Concluzie în ziua evenimentului

Regula de aur: Scrisori care îți mențin nervii, se bucură și se scurtează. Dacă rețineți acești patru pași aspri și îi urmați, nu prea poate merge prost. Dacă aveți și o echipă de încredere și talentată, la fel de pasionată de evenimente ca dvs., atunci ziua evenimentului va fi o briză pentru dvs.! O, și inspiră adânc din când în când, uită-te și bucură-te! O meriți.

---