Analiza părților interesate în 3 pași - Identificarea și evaluarea grupurilor de interese 23 de către Sonia Mos -

Sonia Mos - Femeie în produs

16 septembrie 2019 12 min de citire

Așa cum s-a menționat deja în prima parte a seriei privind gestionarea părților interesate, subiectul este un domeniu important pentru proprietarii de produse. Din păcate, puține OP se deranjează cu gestionarea părților interesate și nu fac o analiză adecvată a părților interesate înainte de începerea proiectului. Cu aceasta vă voi arăta de ce acest lucru este important și cum funcționează - începând cu identificarea tuturor părților interesate până la evaluarea și analiza acestora.

Diverse șabloane sau metode sunt potrivite pentru analiza părților interesate - dar ușurează-ți singur și folosește cel mai bine ceea ce înțelegi. Puteți crea grafică de rețea, tabele, matrice sau diverse modele. Harta de analiză a părților interesate superioare sau portofoliul părților interesate (a se vedea mai jos) s-a dovedit a fi o metodă bună pe care am folosit-o - conține o mulțime de informații importante și îmi face plăcere să o dezvolt.

Puteți împărți analiza părților interesate în trei pași:

Identificați părțile interesate: Cine sunt anume părțile interesate ale mele? Pentru a face acest lucru, mai întâi putem face brainstorming, să luăm notițe și să creăm o listă a tuturor părților interesate cu nume, funcțiile lor și companiile asociate.
Clasificați și evaluați părțile interesate: Puteți clasifica diferitele părți interesate în funcție de atitudinea lor față de proiect (pozitiv, neutru sau negativ), puterea sau influența asupra proiectului dvs. sau a altor persoane (puternice sau slabe, indiferent dacă sunt în sens pozitiv sau negativ), interesele lor individuale și durerea și câștigurile lista și rata.
Arătați relațiile și conflictele dintre părțile interesate: Aflați relațiile dintre părțile interesate, adică cine este legat de cine și cum sunt legați de tine - direct sau indirect. Cum se influențează reciproc părțile interesate și ce conflicte pot apărea între interesele lor?

Obiectivele unei analize a părților interesate ar trebui să fie clare pentru fiecare proprietar de produs. Ele pot fi rezumate în câteva puncte. Intenția din spatele acesteia este:

pentru a identifica cine este interesat de proiectul nostru și de ce,
descoperiți accesul corect la părțile interesate,
Urmăriți adversarii care ne pot sabota proiectul,
Găsirea de avocați care să poată avansa proiectul nostru,
Recunoașteți conflictele mai devreme și contracarați-le.

Această lucrare este similară cu o muncă de detectiv. Cool nu? Continua!

Puteți găsi părțile interesate care sunt relevante pentru proiectul dvs. aproape oriunde. În funcție de produsul și modelul de afaceri al unei companii (indiferent dacă este un produs intern, consumator B2C sau B2B SAAS) aveți uneori mai multe grupuri de interese și alteori mai puțin diferite și medii pe care trebuie să le identificați și să le urmăriți.

În primul rând, puteți căuta proiecte similare din trecut în compania dvs. și puteți întreba cine a fost implicat în acestea. Puteți utiliza organigrama companiei pentru a identifica părțile interesate interne. Social media este, de asemenea, o modalitate bună de a găsi potențiale grupuri de interese. Așadar, căutați acolo compania și colegii dvs. și cu care sunt legați. Există, de asemenea, opțiunea de a împărți dezvoltarea proiectului dvs. în faze aspre și apoi să vă gândiți la cine ar putea fi implicat în ce fază.

Unele părți interesate vă vor deveni clare imediat înainte de începerea proiectului, dar multe rămân „ascunse” puțin mai mult și le veți putea identifica doar pe parcursul proiectului. Aceste întrebări exemplare vă vor ajuta:

Cine sunt utilizatorii finali ai produsului și cine ar trebui să plătească pentru produs?
Ce participanți sunt implicați activ în proiect (nu numai de la departamentul/compania mea)?
Cine este implicat într-un rol managerial, strategic sau consultativ?
Cine ia deciziile?
Cine ar putea beneficia de rezultatul proiectului sau ar putea fi dezavantajat de acesta și cine este interesat de derularea proiectului?
Cine ar putea fi împotriva proiectului, poate avea îngrijorări sau ceva de pierdut din acesta și poate pune în pericol succesul proiectului dvs.?
Cine finanțează proiectul?
De al cui sprijin am nevoie pentru ca proiectul să aibă succes?
Cine definește cadrul proiectului?
Ce legi sau cerințe trebuie respectate?

Cu siguranță vă veți gândi la mulți oameni sau grupuri de oameni. Scrieți-le pe toate - numai în pasul următor puteți decide dacă toate sunt relevante sau dacă ar trebui să vă scurtați lista.

După ce am creat o listă a părților interesate, dorim să facem o primă clasificare aproximativă pentru a obține o imagine de ansamblu asupra tuturor părților. Abia atunci ajungem la evaluarea părților interesate și încercăm să aflăm interesele lor. Atunci putem decide cine ar putea fi relevant pentru noi și pentru proiect.

Categorii și criterii de evaluare - procedura

2.1. Categorizarea dură a părților interesate
După cum sa menționat mai sus, primul pas este clasificarea. Pentru a face acest lucru, puteți împărți persoanele listate în grupul de părți interesate interne (din compania dvs.) și externe (în afara companiei dvs.) și/sau în funcție de apartenența lor la departamente, companii sau organizații și le puteți marca.

2.2. Evaluează în funcție de puterea și atitudinea față de proiect
Apoi evaluați-le în funcție de puterea sau influența lor asupra proiectului dvs. și a altor părți interesate, precum și de atitudinea lor față de proiect. Chiar și o mică oportunitate și o analiză a riscurilor nu pot afecta - adică ce ar putea face o persoană care este împotriva proiectului dvs. în cel mai rău caz și care ar putea fi consecințele? Și invers pentru cealaltă parte.

2.3. Aflați interesele
Numai când ați finalizat evaluarea de la pasul 2.2. puteți începe prin a afla interesele și obiectivele individuale ale părților interesate individuale și durerile și câștigurile acestora. Rămâneți activ și discutați cu ceilalți despre proiectul dvs. și despre părțile interesate, pentru a afla cât mai multe despre ei. Citiți între rânduri și luați notițe despre orice observați.

Intern vs. părțile interesate externe și afiliațiile acestora

Puteți împărți toate părțile interesate din lista dvs. creată anterior în cele care aparțin companiei dvs. și cele care se află în afara companiei dvs. Un tabel simplu este suficient pentru clasificare.

Cu ajutorul unei hărți mentale ușor de creat și clare, puteți clasifica toate părțile interesate în funcție de apartenența lor la departamente, companii sau organizații. Împărțirea în funcție de rolurile din proiect (de exemplu, utilizator, cumpărător, operator) ar putea avea, de asemenea, sens.

Atitudinea părților interesate față de proiect

Părțile interesate pot fi atitudini față de proiect în moduri diferite. Acest lucru poate fi legat de interesele sau relațiile respective. Puteți împărți setarea în trei categorii:

Atitudine pozitiva: Fie sunteți prieteni buni, fie oamenii cu această atitudine speră la un rezultat bun din proiectul dvs., de care vor beneficia cu siguranță direct sau indirect. Acești oameni vă pot sprijini proiectul.
Atitudine neutră: După cum sugerează și numele, acestor oameni nu le pasă cu adevărat de proiectul tău. Nu sunt nici foarte interesați și nici nu vor beneficia de ea. Nici proiectul nu le va face rău, așa că se distanțează de el.
Negativitate: Oamenii cu o atitudine negativă vor suferi probabil dezavantaje din partea proiectului dvs., vor trebui să sacrifice resursele, nu stau în spatele ideii sau pur și simplu nu vă plac: -).

Puteți evalua setarea de la 1-3 sau 1-5. Fie rămâi cu o atitudine pozitivă, neutră și negativă, fie adaugi pași intermediari, precum B. ușor pozitiv și ușor negativ.

Influența părților interesate asupra proiectului sau puterii

Aici puteți vedea ce influență ar putea avea părțile interesate asupra proiectului dumneavoastră. Puteți să vă exercitați puterea, să vă implementați propriile idei și dorințe fără compromisuri, să luați decizii financiare, politice sau tehnice sau să influențați alte persoane importante? Acest lucru poate fi atât pozitiv, cât și negativ. Unii dintre părțile interesate pot cunoaște alte persoane importante și puternice?

Similar cu setarea, puteți rămâne puternic și slab atunci când evaluați influența sau puteți face un total de cinci pași pentru a ajunge la numitorul comun:

influență foarte puternică,
influență puternică,
influență medie,
influență slabă,
fără influență.

Pot avea și părțile interesate o influență pozitivă asupra proiectului dumneavoastră? Dacă da cum? Din păcate, oamenii puternici care au și o atitudine negativă față de proiect îl pot sabota fără scrupule.

Aflați interese, nevoi și dureri și câștiguri

Vă va dura ceva timp să vă dați seama de interesele individuale ale părților interesate. Prin urmare, urmăriți cu atenție pe toată lumea, de ex. B. în timpul atelierelor sau interviurilor. Scopul dvs. este să determinați:

Interesele părților interesate și persoane
Fiecare părți interesate are un interes diferit în legătură cu proiectul dumneavoastră. Acestea pot fi adesea contradictorii. Puteți împărți interesele în interese cunoscute și asumate.

Ca exemplu al diferitelor interese:

Acționarii sau investitorii doresc să obțină un ROI ridicat (rentabilitatea investiției), să construiască o afacere prosperă și să crească rapid.
Clienții doresc de obicei un raport bun preț-performanță, o calitate excelentă a produsului și un serviciu bun pentru clienți.
Utilizatorii finali doresc un produs intuitiv și frumos care să îi ajute să rezolve o problemă.
Managerii ar putea dori stimulente financiare, un loc de muncă sigur sau un statut ridicat, iar angajații ar putea dori un loc de muncă de care se bucură și să primească recunoaștere pentru performanță.
Furnizorii doresc un partener de încredere care să le furnizeze comenzi regulate și să le plătească în mod echitabil.
Statul dorește să primească impozite și taxe, cere respectarea reglementărilor legale și speră să creeze locuri de muncă.
Ce este, de asemenea, important și nu trebuie subestimat este ce interese aveți și ce aveți nevoie de la părțile interesate? Contacte? A sustine? resurse?

Desigur, acestea sunt interese destul de superficiale și generale. Ar trebui să sapi puțin mai adânc și să afli informații mai detaliate despre asta.

Pentru cei mai importanți actori, cum ar fi utilizatorii și clienții dvs., ar trebui, prin urmare, să investiți mai mult timp și să-i observați în mediul lor natural de utilizare, să simpatizați cu aceștia, să acționați emfatic și să efectuați sondaje pentru a afla nevoile lor și cerințele reale pentru produsul care urmează să fie dezvoltat.

Nu este important doar CE interesează părțile interesate și ce speră de la produsul dvs., ci DE CE. Puteți utiliza apoi aceste informații pentru a crea persoane de utilizator/client în scopuri de vizualizare, inclusiv interesele, nevoile, obiectivele sau motivațiile părților interesate.

Ateliere
Atelierele pe care le organizăm pentru cei mai importanți actori ai noștri servesc drept sursă de informații pentru noi. Acestea pot fi realizate sub forma unei întâlniri inițiale la începutul proiectului, în care vorbim despre importanța proiectului și a proceselor, obiectivelor, riscurilor și dorințelor acestuia. Acest tip de atelier ne ajută să identificăm focus grupuri, adică Grupuri de participanți cu aceleași interese.

Interviuri
Puteți intervieva părțile interesate care nu doresc să participe la ateliere de grup sau care nu doresc să vorbească deschis despre opiniile lor într-un grup mai mare. Acest lucru se poate face la telefon, în scris sub formă de chestionare și personal, pe care aș recomanda mai degrabă.

Tabel cu lanț de propunere de valoare și lanț de durere
Durerile și câștigurile părților interesate, adică ce le determină să creeze dureri în acest proiect și ce pot câștiga dacă proiectul are succes, putem compila și vizualiza folosind pânza de propunere de valoare sau tabelul lanțului durerii.

În plus față de criteriile de evaluare menționate mai sus, puteți scrie și note despre cei mai importanți actori cu privire la valorile lor, trăsăturile de caracter sau viziunea asupra lumii.

Erori de evaluare a părților interesate - 8 sfaturi

Nu orice judecată pe care o facem se bazează pe fapte. Din pacate. Toată lumea are anumite prejudecăți care pot avea o puternică influență pozitivă sau negativă asupra și falsifica evaluarea unei persoane. Atunci când efectuați o analiză a părților interesate, ar trebui să luați în considerare următoarele sfaturi:

Concentrați-vă asupra persoanelor cu cea mai mare influență și cu cele mai puternice atitudini, fie că sunt pozitive sau negative, și recunoașteți oportunitățile și riscurile posibile - acestea sunt părțile interesate cheie. Ele sunt cele mai importante pentru tine.

Nu numai părțile interesate în sine și evaluarea lor în funcție de putere, atitudine sau interese sunt extrem de relevante pentru noi, deoarece vom afla ce se așteaptă de la proiect sau de la noi, în calitate de proprietar al produsului. Informațiile despre relațiile între noi și cu noi înșine sunt, de asemenea, esențiale. La urma urmei, dorim să găsim accesul corect la părțile interesate relevante.

De ce? Trebuie să gândim și să acționăm strategic pentru a accesa informațiile care vor avansa dezvoltarea produselor noastre și progresul proiectului. Dacă știți de ce aveți nevoie pentru succesul proiectului dvs., puteți afla care dintre părțile interesate vă pot ajuta și aveți o legătură bună cu cei mai influenți cu care ar putea stabili contactul.

Vorbește deschis despre lucruri care te aduc în față, întreabă direct dacă cineva știe asta și aia. Rețeaua este cuvântul cheie aici! Scriu mai multe despre implicarea părților interesate și menținerea contactelor în partea 3/3 din managementul părților interesate.

Recunoașteți conflictele dintre grupurile de interese

Odată ce sunteți clar cu privire la obiectivele și interesele părților interesate, puteți identifica potențialele conflicte dintre ele.

Conflictele pot apărea din cauza conflictelor de interese ale mai multor părți interesate și pot avea un impact asupra proiectului nostru. Ca un exemplu simplu: clientul final dorește să obțină o calitate înaltă la prețuri mici, iar producătorul dorește să utilizeze prețuri mai mari pentru a genera mai multe venituri și pentru a-și plăti angajații în mod echitabil. Sau, în sensul băncilor care ne-au oferit capitalul pentru o idee de afacere, este să reducem locurile de muncă și să generăm aceeași cifră de afaceri și, astfel, mai mult profit cu mai puțini angajați. Acest lucru este de înțeles, dar pe de altă parte nu trebuie uitate interesele angajaților și ale societății.

Efecte asupra proiectului - potențiale și riscuri

Pe lângă puterea și atitudinea față de proiectul nostru, ar trebui să ne fie clar ce potențiale sau riscuri ar putea fi ascunse din cauza părților interesate. Riscuri sau oportunități mari pot avea un impact imens asupra proiectului nostru. Următoarele întrebări vă vor ajuta să le identificați:

Ce comportamente sau acțiuni exacte ale părților interesate ne pot deteriora sau susține proiectul?
Ce pagube ar putea provoca riscurile?
Pot părțile interesate să ne deschidă porțile către alte persoane importante, piețe noi, clienți sau investitori?
Unde pot apărea conflicte?
Pot părțile interesate să își folosească rețeaua și să promoveze intern produsul nostru pentru a găsi noi suporteri?

Faceți o utilizare sensibilă a oportunităților, dar și a contactelor contactelor dvs. și, astfel, reduceți la minimum riscurile care pot apărea din partea părților interesate, dar puternice.

Cred că până acum ați realizat cât de importantă este analiza părților interesate pentru proiectul dvs., nu? Dar, pentru a începe cu analiza sau evaluarea efectivă a părților interesate, trebuie să știți cine sunt părțile interesate.

După pașii următori, în care îi clasificăm, îi evaluăm conform multor criterii și aflăm ce conflicte ar putea exista între diferitele interese ale părților interesate și care părți interesate au contacte cu alte persoane care sunt importante pentru noi, ne devine clar care dintre grupurile de interese pentru noi sunt cu adevărat importante.

Acum vine o altă parte interesantă în următoarea postare: implicarea părților interesate, care include alegerea celei mai potrivite strategii pentru părțile interesate respective și implementarea măsurilor de menținere a contactelor.