Bine pregătit de controlul organic

Pregătirea controlului organic: ce trebuie luat în considerare?

Planificați devreme

Compania pune deja bazele pentru un control optim în funcționarea zilnică. Efortul este redus semnificativ dacă toate documentele necesare controlului sunt actualizate și arhivate într-un mod clar.

Angajații cărora li se încredințează pregătirea și implementarea controlului organic ar trebui să aibă suficient timp pentru sarcinile asociate. Și nu chiar înainte de programul de control. Toți angajații solicitați pentru examinare ar trebui să fie informați cu privire la dată în timp util. Aceasta este singura modalitate de a vă asigura că acestea sunt disponibile pentru informații sau că pot organiza reprezentări echivalente. Dacă angajații nu sunt distrași de alte sarcini în ziua inspecției, acest lucru vă asigură că inspecția se desfășoară fără probleme.

Respectați materialul informativ de la organismul de inspecție

Pentru a vă pregăti pentru verificări directe, merită să aruncați o privire asupra materialului informativ trimis de către respectivul organism de control ecologic cel târziu cu notificarea programării. Documentele enumerate acolo ar trebui să fie organizate pentru ziua inspecției și păstrate cât mai central posibil. Dacă documentele sunt disponibile numai în diferite locații ale companiei din motive organizatorice, acestea ar trebui să poată fi prezentate acolo fără o căutare lungă.

Următoarele documente și înregistrări trebuie să fie întotdeauna pregătite pentru inspecție în timpul inspecției organice:

Descrierea Companiei

O bază importantă în procesul de control organic este descrierea operațională a companiei. Acesta descrie, printre altele, structura companiei, alimentele produse de companie și măsurile sale de conformitate cu legislația UE privind alimentele ecologice. Organismul de inspecție ecologică trebuie întotdeauna informat imediat cu privire la orice schimbări semnificative în descriere. Acestea includ, de exemplu:

Punerea în funcțiune a unei noi locații de operare
Punerea în funcțiune a subcontractanților
Schimbări de personal în managementul corporativ

Compania poate raporta apoi modificări mai puțin semnificative în timpul inspecției organice. Acestea includ următoarele liste din anexa la descrierea companiei:

Lista furnizorilor
Lista clienților
Lista materiilor prime
Lista de obiecte

Note de livrare și facturi

Toate bunurile primite primite și bunurile finite de ieșire trebuie să fie dovedite de originalele notelor de livrare și ale facturilor. Facturile trebuie să arate că au fost rezervate corespunzător.

Inspecția documentelor de inspecție a mărfurilor primite

Regulamentele organice ale UE impun companiilor organice să efectueze o verificare documentată a documentelor de bunuri primite și a materiilor prime organice furnizate. Aceste documente de testare trebuie să fie pregătite pentru controlul organic. Aceasta include și certificate organice valabile de la furnizori. În plus, trebuie să fie posibil să se înțeleagă modul în care au fost tratate abaterile identificate în timpul inspecției bunurilor primite.

Rețete și etichete

În documentele de operare, rețetele utilizate în prezent și etichetele asociate ar trebui separate în mod clar de versiunile învechite.

Documentarea consumului de materii prime și a cantităților de producție

Un punct central al controlului organic este compararea consumului de materii prime cu articolele realizate din acestea. În acest scop, toate cifrele privind materiile prime utilizate, cantitățile de producție, cantitățile de vânzare, stocurile curente și stocurile începând cu controlul din anul anterior trebuie să fie disponibile într-o formă clară.

Documentația de curățare

O măsură esențială pentru protejarea alimentelor organice de substanțele interzise sau amestecarea cu alimentele convenționale este curățarea instalațiilor de depozitare și producție. Dovada de curățare care trebuie verificată trebuie să demonstreze că curățarea a avut loc întotdeauna înainte de depozitarea produselor organice și înainte de începerea producției organice. În plus, succesul curățării trebuie documentat.

Documentare combaterea dăunătorilor

Jurnalele măsurilor de combatere a dăunătorilor și metodele utilizate ar trebui să fie în ordine cronologică. Dacă acestea sunt arhivate online de către o companie comandată pentru controlul dăunătorilor, accesul la baza de date trebuie să fie posibil în ziua inspecției.

Analize poluante

De exemplu, dacă compania are analize de pesticide pentru materiile prime organice și articolele organice, acestea trebuie să fie disponibile și pentru controlul organic. Aceasta include, dacă este necesar, o prezentare generală a măsurilor luate pentru eliminarea abaterilor.

Înregistrarea reclamației

Reclamațiile clienților trebuie să fie sortate în funcție de data la care au fost primite și de motivul reclamației. De asemenea, este important să documentați măsurile luate pentru soluționarea reclamației.

Dacă toate preparatele de control sunt luate în considerare, acest lucru nu numai că are un efect pozitiv asupra atmosferei de control, dar implementarea mai simplă și mai rapidă reduce, de asemenea, costurile controlului organic.