Cartea de numerar adecvată - așa funcționează!
Revistă de specialitate pentru antreprenori, lucrători independenți și start-up-uri
Din 2008 lucrez ca judecător onorific la Curtea de Finanțe din Köln, în cel de-al 13-lea Senat. Acest Senat este i.a. Responsabil pentru subiectele privind impozitul pe profit și acțiunile legale ale corporațiilor pentru impozitul pe comerț, adică aici companiile și lucrătorii independenți se ceartă cu biroul fiscal.
În calitate de consultant în management, acest lucru este întotdeauna interesant pentru mine și învăț multe despre motivele din spate Audituri fiscale duce la furie sau dezacord.
Un punct comun de dispută este gestionat în mod necorespunzător Cărți de numerar. Înregistrările conținute sau care nu sunt conținute de acestea nu sunt apoi recunoscute de către fisc sau sunt apreciate cu bucurie. De obicei nu în favoarea companiei, desigur ...
Cum să obțineți un carte de numerar adecvată Prin urmare, voi explica în acest articol.
În limbajul colocvial, termenul de casă, casă de marcat, casă de marcat și casă de numerar adecvată înseamnă adesea același lucru. Există, totuși, diferențe în fisc. Care sunt acestea și cine trebuie să păstreze ce formă - iată o scurtă prezentare generală:
Ce este o carte de numerar?
Practic, toate tranzacțiile în numerar (venituri și cheltuieli) ale companiei sunt înregistrate în registrul de numerar. Fie că 58 ct. pentru o ștampilă cumpărată sau 279 EUR pentru o pereche de încălțăminte vândute, toate mișcările de numerar aparțin aici.
În funcție de companie, cartea de numerar poate fi păstrată în diferite forme. Aici atuncicorect Carte de numerar„Din simpla documentare a tranzacțiilor în numerar.
O condiție indispensabilă pentru o contabilitate corectă a numerarului este prezența unei case de marcat a afacerii. O casă de marcat de afaceri nu poate fi păstrată numai în cărți, altfel ar lipsi un instrument esențial de control pentru verificarea corectitudinii contabilității (BFH din 10.06.1954 - IV 68/53 U, BStBl. 1954 III p. 298 și BFH din 12.01.1968 - VI R 33/67, BStBl. 1968 II p. 341 și BFH din 21 ianuarie 1990, BFH/NV 1990 p. 683). Adică Cel puțin o cutie de numerar ar trebui să fie disponibilă, buzunarul sau portofelul managerului sunt total nepotrivite, deoarece nu există o separare reală a activelor private și de afaceri;-)
Cine trebuie să țină o carte de numerar corespunzătoare?
Contribuabilii care vă fac profit Contabilitate sunt obligați prin lege să păstreze o carte de numerar. La determinarea unui profit prin Cont de surplus de venit (EÜR) Cu toate acestea, în conformitate cu secțiunea 4 (3) EStG, practic nu există nicio obligație de a păstra contabilitatea în numerar.
Cu toate acestea, acest lucru nu înseamnă că contabilii EÜR nu trebuie să țină evidența tranzacțiilor lor în numerar, doar că formularul nu este la fel de strict reglementat ca în cazul companiilor de contabilitate. O colecție cronologică de documente care documentează tranzacțiile individuale și o listă a acestor înregistrări sunt suficiente aici.
Cu toate acestea, dacă conduceți o afacere cu o mulțime de plăți în numerar (pub, chioșc), ar trebui să păstrați cu siguranță o carte de numerar adecvată, chiar dacă faceți doar un cont de exces de venit. Într-un audit fiscal, un registru de numerar păstrat în mod corespunzător creează sigur o mai mare încredere în corectitudinea întreaga contabilitate ca diverse dosare pline de chitanțe.
Structura carnetului de numerar
Un jurnal de numerar documentează următoarele informații pentru fiecare tranzacție comercială (secvența nu este specificată):
- Data tranzacției comerciale
- număr consecutiv (numărul documentului)
- Text de rezervare
- Suma și moneda veniturilor sau cheltuielilor
- cota de impozitare subiacentă
- Impozitul pe vânzări sau valoarea impozitului pe intrare
- numerar curent la îndemână
Arată așa, de exemplu:
Depinde de dvs. dacă faceți acest lucru pe formulare auto-create sau pur și simplu cumpărați o carte de numerar gata făcută. (Nu sunt familiarizat cu aparatele de marcat și alte cărți electronice de numerar, așa că nu voi intra în ele în acest articol.)
Cerințe pentru evidențele din registrul de numerar
Practic, ideea este de a păstra un registru de numerar în așa fel încât un terț expert să poată obține o imagine de ansamblu a tranzacțiilor comerciale într-un timp rezonabil.
Depozitarea carnetelor de numerar și chitanțelor
Cărțile de numerar (păstrate manual și electronic) și documentele necesare înțelegerii acestora, celelalte chitanțe și chitanțele de numerar finale trebuie păstrate timp de 10 ani.
Simplificări pentru contabilitatea numerarului
Raport zilnic de numerar
Aspectul rezonabilității trebuie luat în considerare la păstrarea registrului de numerar. Ar fi de ex. cu siguranță imposibil de introdus fiecare Kölsch individual în carnetul de numerar dintr-un pub. În aceste cazuri (atunci când se vând bunuri de valoare mică unui număr mare de clienți) a Raport zilnic în care veniturile și cheltuielile sunt reconciliate cu începutul și sfârșitul casei de marcat. Nici aici nu se poate evita numărarea!
Raportul zilnic de numerar ar putea arăta astfel:
Dacă aveți vânzări la cote de impozitare diferite, trebuie, desigur, să le arătați separat.
Rezumatul probelor
Dacă șeful vine dintr-o călătorie de afaceri și are cu el tone de chitanțe pe care și-ar dori să le ramburseze, poți de ex. rezumați într-un raport de cheltuieli de călătorie (desigur, din nou cu TVA afișat) și transferați-l în registrul de numerar ca o singură linie.
Același lucru este valabil și pentru facturarea subfondurilor, de ex. au fost folosite la evenimente la fața locului. Și aici puteți prelua contabilitatea detaliată a acestor conturi secundare ca un element din registrul principal de numerar.
IMPORTANT: chitanțele trebuie păstrate în orice caz, mai bine o notă pe un covor de bere decât nicio chitanță!
Jurnal de numărare a casei de marcat
Aici enumerați toate elementele de numerar sortate după valoare și apoi determinați numărul respectiv, ceea ce duce la stocul real al till.
Și, în sfârșit, un exemplu de cum poate arăta o chitanță personală:
Șabloane Excel pentru contabilitatea numerarului
Și pentru ca toți să vă puteți gestiona corect registrele, există desigur un fișier Excel cu diverse Șabloane de carte de numerar pentru descărcare ?
Cu aceste șabloane puteți să vă gestionați casa de marcat în mod corespunzător, să creați un raport zilnic de casă, să verificați dacă casa de marcat este corectă cu ajutorul contorului casei de marcat și (dacă lipsește o chitanță) creați propria chitanță.
În plus, mica mea listă de verificare privind obligația de numerar vă arată dacă trebuie să păstrați deloc o „carte de numerar adecvată” sau dacă trebuie doar să vă documentați corect tranzacțiile în numerar.
Puteți descărca șabloanele pentru cartea de numerar aici:
Mai multe informatii ...
Mai aveți întrebări? S-ar putea să găsiți un răspuns aici: Întrebări frecvente despre cartea de numerar adecvată
Și dacă conduceți o afacere foarte grea, ar putea fi bine sfătuiți să consultați un avocat fiscal înainte de a face greșeli în păstrarea registrului de numerar corespunzător. Este mai bine să aveți grijă în prealabil decât dacă copilul a căzut deja în fântână și există dezacorduri cu biroul fiscal în timpul unui audit fiscal. Nu se distrează și asta poate fi scump!