Ce instrument 5 De ce metodă

Metoda 5 De ce este o tehnică simplă de rezolvare a problemelor pentru a ajunge rapid la fundul cauzei unei probleme. În plus față de analiza problemelor, servește în primul rând spitalele de astăzi pentru a găsi cauza îmbunătățirii calității și a proceselor. Se încearcă să se ajungă la partea de jos a cauzei unei probleme, întrebând-o de cinci ori folosind întrebarea „De ce?”. Aceasta permite rezolvarea eficientă a problemelor. După ce ați întrebat acest lucru de cinci ori, ar fi trebuit să găsiți cauza, care poate fi apoi remediată sau eliminată printr-o analiză a cauzei principale.

Metoda a fost inventată de Sakichi Toyoda și cunoscută în anii 1940 prin sistemul de producție Toyota (TPS) (Mind Tools Ltd, 2015).

Ilustrația 1: Procesul unei analize a cauzei principale

Întrebări obiective/cheie pentru practică

Metoda 5 De ce ajută la determinarea relației cauză și efect a unei probleme care a apărut. Este un instrument simplu pentru a găsi cauza unei erori fără analize statistice (Sondalini, 2013) Metoda 5 De ce presupune luarea în considerare a problemei și punerea ei sub semnul întrebării cu „De ce?”. Răspunsul la primul „De ce?” urmează un alt „De ce?”. De obicei, cinci de ce sunt suficiente întrebări pentru a ajunge la fundul cauzei.

Odată ce cauza a fost identificată, este important să găsiți soluții la cauză cu ajutorul metodelor de generare a ideilor (de exemplu, metoda 6-3-5, scrierea de creier, brainstorming, body storming etc.).

Scopul 5-De ce este o abordare pragmatică pentru a identifica rapid cauza problemei (Zidel, 2006; NHS, 2008). Utilizarea instrumentului 5 De ce implică patru întrebări cheie:

Care este problema? (Descrierea problemei)

Care este cauza de bază a unei probleme?
Care este relația dintre cauze?
Cine a fost implicat și cum?
Care au fost efectele?

Cerințe/resurse necesare

În principiu, această metodă necesită cu greu resurse. Doar persoanele implicate în problemă trebuie să fie prezente în timpul cererii. În principiu, toate perspectivele relevante ar trebui incluse în discuția 5 De ce. În funcție de situație, sunt necesari anumiți experți care pot evalua cauzele și consecințele posibile ale unui incident.

Descriere detaliată a instrumentului

Abordarea metodei este simplă. Nu numai că simptomele sunt combătute, dar se caută cauza problemei.

După cum sugerează și numele, cu metoda 5 Whys, o problemă este explorată de mai multe ori cu De ce întrebări. Urmărind, ajungeți la un nivel de detaliu din ce în ce mai ridicat sau la o cauză mai fundamentală într-un proces sau într-o etapă a procesului până când cauza reală este înregistrată în cele din urmă.

Metoda este potrivită, de exemplu, pentru analiza cauzei profunde după un Gemba. Problemele descoperite în timpul observațiilor pot fi astfel analizate rapid și ușor. Pentru a fi posibilă o analiză detaliată, informațiile ar trebui colectate în pași mici în timpul Gemba, astfel încât conexiunea dintre pașii individuali să poată fi urmărită.

În primul rând, problema este descrisă pe scurt. Pentru a face acest lucru, ajută la utilizarea datelor cantitative sau a schițelor care servesc drept ajutoare. Urmează mai multe anchete, așa-numita analiză a cauzei. Este important să nu treceți la concluzie în timpul acestei analize. Este important să înțelegeți fiecare detaliu și să respectați faptele. Ipotezele greșite îndepărtează cauza reală. Odată ce a fost descoperită cauza subiacentă, trebuie derivate și implementate contramăsuri adecvate (Fantin, 2014; Wichert, 2012).

Întrebarea „De ce?” duce de obicei la un răspuns destul de abstract. Pentru a specifica acest lucru, se poate pune și întrebarea „Cum”. Așa-numita metodă Why-How Laddering provine din d.school și duce la un rezultat atât semnificativ, cât și realizabil (Why-How Laddering, d.school, Universitatea Stanford, 2015).

Pentru ca metoda 5 De ce să poată fi utilizată corect și eficient, trebuie respectate următoarele trei reguli de bază (Wichert, 2012):

1. Nu faceți presupuneri

În niciun caz nu trebuie făcute ipoteze cu privire la originea problemei. Acest lucru ar duce la o concluzie greșită despre cauze. Cel mai bine este să colectați faptele sau seturile de date direct de la angajații implicați în proces.

2. Nu te opri prea devreme, ci continuă să întrebi

„De ce” ar trebui verificat până când a fost găsită cauza principală a problemei. Practica arată că uneori este foarte dificil să-ți faci drum prin cele 5 „De ce”. Numai dacă răspunsul la un „De ce” arată un proces (pas) defect sau lipsă ar putea fi cauza problemei.

3. Revizuirea inversând întrebarea

Verificarea inversând întrebarea Dacă doriți să verificați dacă cauza a fost efectiv identificată, puteți încerca să trageți concluzia inversă cu ajutorul unei „determinări dacă-atunci”. Un exemplu:

De ce mi-am uitat telefonul mobil acasă?
Pentru că m-am grăbit în această dimineață când m-am trezit târziu.

Dimpotrivă, dacă nu m-aș fi ridicat târziu în această dimineață, nu mi-aș fi uitat telefonul mobil.

Acest exemplu arată clar că a te ridica târziu nu este neapărat motivul uitării telefonului mobil. Prin urmare, sunt necesare anchete suplimentare despre adevărata cauză. De ce persoana s-a trezit târziu? S-ar putea ca ceasul deșteptător să fie rupt sau mama să nu fi fost informată corespunzător cu privire la ora alarmei etc.

Un exemplu de aplicare a metodei 5 Whys (Institute for Innovation and Improvement, 2008): Pacientul a întârziat în sala de operație. Pentru a afla cauza acestei probleme, se folosește metoda 5 De ce:

De ce a întârziat pacientul în sala de operație? > Asistenta a trebuit să aștepte mult timp căruciorul de transport.
De ce a trebuit să aștepte mult timp pentru cărucior? > Nu a fost disponibil niciun cărucior de schimb.
De ce ai nevoie de un cărucior de schimb? > Roata căruciorului de transport original a fost spartă.
De ce este ruptă roata căruciorului de transport? > Greutatea maximă pentru cărucior nu a fost testată în prealabil.
De ce nu s-a făcut niciun test înainte de utilizare> Pentru că nu există un standard pentru manipularea dispozitivelor.

Una dintre cauzele erorilor este, prin urmare, că nu există un standard clar pentru manipularea dispozitivelor. Dacă ar fi fost reparat doar căruciorul, un astfel de incident s-ar putea întâmpla din nou în viitor.

Provocări

Principala provocare este să ne asigurăm că motivul real („de ce” corect) este articulat. Acest lucru necesită o gândire în rețea. Prin urmare, este important să încercați în mod constant să înțelegeți motivele reale (și, dacă este necesar, să consultați alte date sau persoane).

A intari

Metoda 5 De ce este simplă și rapidă de învățat și de folosit. Metoda poate fi utilizată instantaneu și oriunde. Oferă ajutor rapid și eficient în găsirea cauzei unei probleme. De asemenea, promovează munca în echipă prin adresarea și răspunsul la întrebări împreună. Metoda face necesară obținerea unei vizualizări generale a procesului, prin care vizualizarea conexiunilor este automat mai precisă.

puncte slabe

Deși simplitatea metodei este unul dintre cele mai mari puncte forte, este și o slăbiciune.În cazul problemelor complexe, metoda 5 De ce nu este suficientă pentru a explica conexiunile în mod cuprinzător, deoarece mai multe cauze duc adesea la o problemă. Metoda 5 De ce relevă o singură cauză la un moment dat. Răspunsurile unui fir de 5 de ce nu pot fi, prin urmare, adesea considerate ca fiind singurele răspunsuri. Prin urmare, este mai bine să folosiți mai multe „rădăcini” pentru a analiza cauza (Sondalini, 2013).

Vă rugăm să citați această sursă după cum urmează:

Rüegg, K. și Vetterli, C. (2016). 5 De ce metodă. În: A. Angerer (Ed.), LHT-BOK Lean Healthcare Transformation Body of Knowledge: Ediția 2018–2019. Winterthur. Adus de pe www.leanhealth.ch

Fantin. I. (2014). Aplicarea rezolvării problemelor. Metodă, aplicații, cauze principale, contramăsuri, Poka-Yoke și A3. North Charleston: Platformă de publicare independentă CreateSpace.

Institutul de Design de la Universitatea Stanford (2015). Metoda De ce-Cum Scalare. Adus de la https://dschool.stanford.edu/wp-content/themes/dschool/method-cards/why-how-laddering.pdf.

Mind Tools Ltd. (2015). 5 De ce, ajunge rapid la rădăcina unei probleme. Adus de la https://www.mindtools.com/pages/article/newTMC_5W.html.

NHS Institute for Innovation and Improvement (2008). Analiza cauzei fundamentale folosind cele 5 de ce. Adus de la http://www.institute.nhs.uk/quality_and_service_ improvement_tools-/quality_and_service_improvement_tools/identification_problems _-_ root_cause_analysis_using5_whys.html.

Sondalini, M. (2013). Înțelegerea modului de utilizare a celor 5 de ce pentru analiza cauzei rădăcină. Adus de la http://qualitycommunityschools.weebly.com/uploads/4/1/6/1/41611/how_to_-use_the_5-whys_for_root_cause_analysis.pdf.

Wichert, O. (2012). 5 De ce metodă. Adus de la http://www.lean-production-expert.de/lean-production/5-why.html.

Zidel, T. (2006). O cutie de instrumente Lean - Utilizarea principiilor și tehnicilor Lean în domeniul sănătății. Journal for Healthcare Quality, 28 (1), pp. 7-15.

Winterthur Institute for Health Economics (WIG)
Școala de management și drept ZHAW
Prof. Dr. Alfred Angerer
Gertrudstrasse 15
Cutie poștală
8401 Winterthur