Cheltuieli de călătorie pentru lucrătorii independenți și freelanceri; cum să începeți în mod corespunzător călătoriile de afaceri; Bucătăria fondatorului

Călătorie sponsorizată de biroul fiscal? Atenţie! Cheltuielile de călătorie sunt unul dintre cele mai frecvente motive pentru probleme cu biroul fiscal. Spre deosebire de angajați, anularea călătoriilor de afaceri pentru antreprenori și freelanceri este uneori destul de dificilă și necesită puțină expertiză. Am rezumat pentru dvs. ce puncte de bază sunt întotdeauna importante și ce ar trebui să știți cu siguranță despre contabilitatea cheltuielilor de călătorie.

lucrătorii

Cheltuielile de călătorie sunt costuri pentru călătoria de afaceri? Așa vede fiscul

Un angajat pur și simplu își păstrează chitanțele și apoi primește rambursarea integrală a costurilor reale suportate pentru călătoria de afaceri de la angajator. Din păcate, nu este atât de ușor pentru antreprenori și profesioniști. Și reforma cheltuielilor de călătorie din 2014, cu numeroasele sale modificări, din păcate nici nu a ușurat lucrurile.

În primul rând, următorul punct este important: în cazul cheltuielilor de călătorie, costurile efective pentru călătorie nu sunt deduse întotdeauna și peste tot ca cheltuieli de afaceri, dar în unele cazuri pot fi solicitate doar anumite tarife forfetare ca cheltuieli de afaceri. În prezent, se face distincția între călătoriile de o zi și cele de mai multe zile (de afaceri) (reforma cheltuielilor de călătorie 2014). Sumele forfetare se schimbă la începutul fiecărui an.

Practic, administrația fiscală diferențiază între Cheltuieli de călătorie patru tipuri diferite de cheltuieli, fiecare dintre acestea trebuie afirmat diferit:

  • costuri de plimbare
  • Costurile mesei
  • Costuri de cazare
  • Cheltuieli de calatorie

Asigurați-vă că există dovezi că călătoria a fost cauzată și necesară pentru muncă. Aici biroul fiscal este adesea foarte critic, mai ales atunci când călătorește în străinătate.

Un alt punct important: în calitate de director general al unei GmbH, nu decontezi cheltuielile de călătorie ca un antreprenor, ci ca un angajat! Deci lucrurile enunțate aici nu se aplică pentru dvs.!

Deci, deduceți cheltuielile de călătorie în declarația dvs. fiscală

Toate cheltuielile de călătorie sunt înregistrate ca Cheltuieli de afaceri menționate în EÜR sau în contul de profit și pierdere din bilanț.

Deci, puteți dovedi cheltuielile de călătorie pentru declarația fiscală

În primul rând, trebuie să demonstrați că cheltuielile de călătorie s-au datorat muncii. O călătorie de afaceri este, de exemplu, un seminar sau o vizită de clienți sau târguri. Dovezile pot fi furnizate, de asemenea, prin înregistrarea traseului parcurs, prin corespondență referitoare la călătorie și prin anexarea documentelor corespunzătoare (de exemplu, facturi de hotel sau chitanțe de combustibil). Înscrierile din jurnalul de bord pot fi uneori utile și pentru a dovedi că călătoria se datora lucrului.

Cheltuieli de călătorie: tipurile de costuri în detaliu

Toate declarațiile următoare presupun că este o călătorie de afaceri („activitate externă”) care este de fapt recunoscută de către biroul fiscal: adică, din motive profesionale, vă aflați la una sau mai multe zile în afara „primului loc de muncă” (locul în care lucrați) cel puțin o treime din săptămână - adică să stați două zile).

1. Cheltuieli de călătorie - Acesta este modul în care sunt calculate și deduse

Cheltuielile de călătorie pot fi întotdeauna solicitate dacă nu conduceți mașina companiei dvs. Deci, puteți solicita oricând cheltuielile de călătorie, dacă doriți

  • fie folosește transportul public
  • sau cu un vehicul privat
  • sau este pe drum un vehicul închiriat.

Fiecare kilometru este solicitat pentru cheltuieli de călătorie.

Acest lucru este relativ ușor atunci când călătoriți cu mijloacele de transport în comun - aici primiți o chitanță cu suma plătită (bilet). Chitanțele corespunzătoare sunt disponibile și pentru un vehicul împrumutat.

Cu propriul vehicul, puteți păstra fie un jurnal de bord pentru a documenta costurile călătoriilor de afaceri, fie puteți calcula costurile folosind metoda forfetară și solicita aceste costuri (stabilite în prealabil de către biroul fiscal).

Următoarele propoziții se aplică apoi aici:

  • 30 de cenți pe kilometru parcurs - acum nu mai poate fi dedus nimic pentru persoanele luate în timp ce conduc un vehicul
  • Pentru alte mijloace de transport (motocicletă, scuter, moped) - și recent și pentru toate bicicletele electrice cărora li se permite să călătorească mai repede de 25 km/h - se aplică 20 de cenți pe kilometru condus, dar acest lucru nu este relevant în practică.
  • Între timp, cantitatea de kilometri pentru călătoriile cu bicicletele a fost eliminată.

2. Costurile meselor - Acesta este modul în care sunt calculate și deduse

Costurile reale nu sunt solicitate aici, ci anumite tarife forfetare. Valoarea ratei forfetare (și uneori condițiile) se schimbă întotdeauna la începutul anului, așa că trebuie să fii întotdeauna atent aici.

Cheltuieli cu masa

În ceea ce privește legislația fiscală, aceasta este denumită așa-numitele „cheltuieli suplimentare cu masa”. Tarifele forfetare („forfetare”) sunt diferite pentru Germania și peste hotare. Costurile pentru mesele proprii pot fi solicitate numai din aceste mese forfetare.

Zile de absență și călătorie în Germania

Durata șederii este decisivă pentru posibila afirmare. Asta înseamnă:

  • Pentru zilele de sosire și plecare (pentru călătoriile care durează câteva zile) se aplică o rată fixă ​​de 12 euro (2016)
  • 8 până la 24 de ore distanță de primul loc de muncă 12 euro
  • Dacă sunteți absent mai mult de 24 de ore, puteți solicita 24 de euro

Zile de absență și călătorie în străinătate

Cu toate acestea, acest lucru se aplică numai călătoriilor interne. În străinătate, tarifele speciale sunt stabilite anual pentru fiecare țară, în multe cazuri chiar și pentru orașe individuale. Prin urmare, sunt necesare tabele corespunzătoare pentru o contabilitate corectă. Începând cu 1 ianuarie 2018 există schimbări în peste 50 de țări diferite.

De asemenea, trebuie să rezolvați mesele

Pentru a face toate acestea puțin mai complicate: dacă se servesc mese, acestea trebuie deduse din tariful forfetar. Deci, dacă micul dejun este inclus, tariful fix se reduce cu 20%. La prânz și cină cu 40 la sută fiecare. De altfel, acest lucru se aplică și gustărilor servite în aceste momente - acestea trebuie apoi deduse în mod corespunzător din tariful forfetar.

3. Cheltuieli de cazare - Acesta este modul în care sunt calculate și deduse

Revendicarea costurilor de cazare, pe de altă parte, este oarecum mai ușoară. Le puteți solicita ca o cheltuială completă a afacerii dacă sunt ocupate. Costurile de cazare sunt, de asemenea, deductibile înainte de impozitare, dar o rată redusă a impozitului pe vânzări de 7% se aplică costurilor de cazare.

Din păcate numai pentru angajați: Pentru nopțile în străinătate, se aplică sumele forfetare corespunzătoare, care pot fi, de asemenea, căutate în tabelele corespunzătoare. În 2017, tarifele forfetare pentru SUA, în special, au crescut, în timp ce tarifele pentru Serbia, Grecia, Ucraina și Ungaria au fost reduse.

În 2018, tarifele forfetare pentru Noua Zeelandă și Australia și orașele Canberra și Sydney, precum și pentru Canada și multe orașe canadiene se vor schimba. Schimbări sunt planificate și pentru Egipt, multe țări din America de Sud, Republica Dominicană și Djibouti. Tarifele vor fi, de asemenea, ajustate pentru Guineea și Haiti, pentru unele țări africane, precum și pentru Iran și Tokyo în 2018.

În Europa există propoziții modificate pentru:

  • Belgia
  • Danemarca
  • Finlanda
  • Norvegia și
  • Portugalia

Atenție: Antreprenorii nu au voie să solicite tarife forfetare pentru înnoptări atunci când călătoresc în străinătate. Antreprenorul își poate deduce costurile reale de cazare ca cheltuieli de afaceri!

De asemenea, rețineți că mesele incluse pentru înnoptări influențează alocația de masă pentru ziua respectivă. Dacă există o sumă declarată, tariful fix al serviciului trebuie redus cu costul real al meselor; dacă costurile nu pot fi determinate, se va face o reducere procentuală.

Costuri de servicii și costuri suplimentare de călătorie - Acesta este modul în care sunt calculate și deduse

Costurile serviciului pentru un sejur la hotel (de exemplu, costurile pentru mesele pe care le plătiți pentru dvs., transportul bagajelor, costurile de comunicare pentru telefon, WiFi, curățarea hainelor etc.) trebuie afișate separat; cota obișnuită de TVA de 19% se aplică acestor costuri.

De asemenea, puteți rezuma aceste costuri într-un articol colectiv. Dacă nu aveți chitanțe, trebuie să creați propria chitanță (a se vedea mai sus) și cel mai bine este să atașați o listă de prețuri pentru servicii ca dovadă.

Desigur, serviciile pur private nu pot fi revendicate (cum ar fi apelurile telefonice private). Dacă există o suspiciune întemeiată, fiscul consideră că toate costurile sunt inițiate privat și refuză să le recunoască.

Chitanțe - condiție prealabilă pentru deducerea cheltuielilor de călătorie

Desigur, trebuie să poți dovedi tot ce vrei să vinzi. Deci, facturile și chitanțele sunt necesare pentru orice. Dacă acest lucru nu funcționează în cazuri individuale, puteți utiliza așa-numita chitanță personală.

Scrieți-vă propria chitanță - trebuie să fiți atenți la asta

  • pot fi create individual
  • se referă la o cheltuială operațională
  • să fie credibil la biroul fiscal în ceea ce privește suma

Acest lucru se poate întâmpla, de exemplu, dacă trebuie să arunci monede într-un parcometru, să folosești o fotocopiator sau să dai un bacșiș. Nu primiți întotdeauna chitanțe pentru acest lucru și, pentru a putea revendica aceste cheltuieli, trebuie să vă creați chitanța.

Trebuie să menționați întotdeauna următoarele pe propria chitanță

  • beneficiarul plății (adresa completă)
  • tipul de cheltuieli
  • data
  • toate detaliile de cost necesare (preț unitar, cota TVA)
  • un motiv pentru care se creează o chitanță personală
  • semnătură proprie

Trebuie atașate dovezi ale nivelului realist al prețului (cum ar fi o listă de prețuri).

Consiliul fondatorului să dețină dovezi

De altfel, propriile dvs. chitanțe nu sunt deductibile (acest lucru este posibil numai cu o factură corespunzătoare în conformitate cu § 14 UStG). În ceea ce privește toate celelalte chitanțe de călătorie, obligația de a păstra propriile chitanțe este de 10 ani obișnuiți.