Comunicați prin e-mail Răspunsuri rapide la e-mailurile dvs.; reușește cu acest truc; impulsurile lui
Cum puteți reuși să fiți cât mai enervant posibil cu e-mailurile dvs. - și astfel să obțineți un răspuns mai rapid.
De 293 miliarde de ori pe zi, undeva în lume, face „plings” și un e-mail ajunge într-o cutie poștală - conform calculului companiei de cercetare de piață The Radicati Group. Cercetătorii de piață estimează că până la sfârșitul anului 2023 numărul de e-mailuri comerciale și private trimise zilnic va crește chiar la peste 347 miliarde.
Pentru a stăpâni această inundație nebună de mesaje, folosim strategii sofisticate precum Inbox Zero și stabilim reguli stricte pentru o mai bună imagine de ansamblu asupra căsuței de e-mail. E-mailurile ne pun sub stres - acest lucru a fost dovedit științific. Ne rup din foc. Răspunsul necesită adesea timp inutil.
Și totuși, majoritatea dintre noi nu putem evita comunicarea prin e-mail. De exemplu, pentru a coordona întâlnirile sau pentru a clarifica întrebările despre o comandă.
Cum s-ar putea face acest lucru mai plăcut pentru toată lumea? Jurnalistul american Catie L’Heureux s-a gândit la acest lucru într-un articol pentru revista The Cut. Ea descrie metoda pe care o folosește pentru a-și determina șeful să răspundă la e-mailurile ei cât mai repede posibil. Strategia dvs. poate fi transferată și către alte conversații prin e-mail.
L’Heureux ‘Considerație: în calitate de expeditor al unui e-mail, doriți să primiți feedback cât mai curând posibil. Deci, ar trebui să facilitați cât mai ușor destinatarul să vă răspundă. Sfatul tău:
Puneți imediat o întrebare la care se poate răspunde cu da sau nu.
Dacă parcurgeți e-mailurile de pe telefonul smartphone sau pur și simplu aruncați o privire rapidă asupra mesajelor care apar pe computer, veți rămâne blocat cu întrebarea. Formulări precum „Putem ...”, „Confirmați pe scurt că ...” sau „Sunteți de acord că ...” semnalează destinatarului: acesta este un e-mail simplu. Trebuie doar să o aprob sau să o resping. Așa că pot să dau clic pe „Răspunde” imediat.
L’Heureux numește această procedură un „rezumat la nivel înalt”. Ea a învățat-o de la consultanții de afaceri care sunt instruiți să comunice cu superiorii lor în acest fel.
Trei exemple pentru a ilustra trucul de formulare:
În consultare cu Clienți
În loc să scrieți:
Stimate domn Lorenz,
ne-am gândit din nou la modul în care putem revizui fluturașul dvs. Anexat veți găsi propunerea de text:
"Bla Bla Bla Bla Bla"
Sper că ești bine cu asta.
Salt direct cu o întrebare:
Stimate domn Lorenz,
sunteți de acord cu această formulare pentru pliantul nostru?
"Bla Bla Bla Bla Bla"
În loc să scrieți:
Bună, doamnă Reuter,
mulțumesc pentru apelul tău telefonic. După cum sa discutat, vă voi trimite acum un rezumat al propunerii noastre: Vă vom pregăti un raport până la sfârșitul lunii și îl vom trimite dvs. și colegilor dvs., dl Tölz și dna Özlem.
Puneți-o astfel:
Bună, doamnă Reuter,
Sunteți de acord că de acum înainte vă vom trimite un raport la sfârșitul fiecărei luni, cu domnul Tölz și doamna Özlem în CC?
Cu programare
Bună, doamnă Schlueter,
Este rău pentru mine săptămâna aceasta, sunt programată toată ziua astăzi. Când funcționează pentru tine?
Bună, doamnă Schlueter,
pot să vă sun înapoi luni viitoare la ora 13:00? Sunt programată toată ziua azi.
Nu este atât de nepoliticos?
Când îi scrieți cuiva pentru prima dată, nu ar trebui să cădeți în casă așa. De obicei este necesar să vă prezentați pe scurt și să vă explicați preocupările. Și chiar dacă nu ați avut niciun contact cu destinatarul de mult timp, un început prietenos nu dăunează. Dar cu oameni cărora le scrieți frecvent și al căror răspuns îl așteptați urgent, puteți face fără intrări incomode sau întrebări despre bunăstarea lor.
Asta poate fi ciudat la început. Dar priviți-l în acest fel: dacă ajungeți direct la e-mail în e-mailurile dvs., tratați timpul celuilalt cu respect. Acest lucru este politicos - și bun pentru ambele: veți primi un răspuns rapid. Iar destinatarul nu simte că timpul lor prețios este pierdut.
Un alt sfat: în articolul nostru despre tema încheierii e-mailurilor, veți afla ce cuvânt la sfârșitul unui e-mail este mai probabil să vă ofere un răspuns.