Contabilitate 8 greșeli care pot costa impulsuri de bani reali

Contabilitatea este o corvoadă pentru mulți antreprenori - și poate deveni foarte costisitoare dacă fac ceva greșit. Cele mai frecvente greșeli și cum să le eviți.

Greșeala 1: greșește facturile

Problema: Dacă factura nu îndeplinește cerințele legale, poate fi cu adevărat costisitoare. De exemplu, deoarece nu există nicio deducere a impozitului pe intrare dacă nu este listat niciun impozit pe vânzări. Sau pentru că primirea plății este întârziată dacă clientul solicită corectarea documentului.

Și mai enervant: după ce o astfel de factură a fost rezervată și sortată, erorile sunt observate doar de către agentul fiscal. În cel mai rău caz, clientul nu va recunoaște factura ca o cheltuială de afaceri - nu este o condiție prealabilă bună pentru o cooperare pe termen lung, de succes ...

Soluția: „Legea din Germania specifică exact ce trebuie să conțină o factură validă”, spune Ute Mascher, președintele Asociației Consilierilor Fiscali din Hamburg. Conform secțiunii 14 din Legea privind impozitul pe vânzări, următoarele documente ar trebui să figureze pe document:

Numele și adresa companiei dumneavoastră
Numele și adresa destinatarului serviciului
Numărul dvs. de identificare fiscală sau fiscală
un număr de factură consecutiv unic
data emiterii
o descriere clară a serviciului furnizat sau a cantității și tipului de produse furnizate
Timpul de executare sau de livrare
suma netă, rata de impozitare aplicabilă și suma brută rezultată din aceste două cifre

Greșeala 2: creați o rată de impozitare greșită

Problema: În funcție de livrare sau serviciu, se percepe o taxă de vânzare de șapte sau 19%. Anumite servicii (de exemplu medicale) sunt scutite de impozitul pe vânzări. Oricine facturează o rată a impozitului pe vânzări prea mică poate fi obligat să plătească diferența după un audit fiscal - plus dobânzi.

Soluția: „Impozitarea bunurilor în special nu este ușor de înțeles”, spune Ute Mascher. "Alimentele de bază, cum ar fi laptele, pâinea și cafeaua, sunt raportate la aproximativ șapte procente, în timp ce apa minerală și sucurile, de exemplu, sunt supuse cotei standard de impozitare de 19 la sută". Apoi, este necesar să verificați dacă serviciul respectiv se încadrează în cota standard de impozitare - articolele deviante sunt enumerate într-un tabel de la punctul 12 din legea privind impozitul pe vânzări. "

Atenție: Oricine livrează în SUA sau alte țări europene, de exemplu, trebuie să respecte reglementările legale speciale. Procedura de taxare inversă se aplică în UE.

Eroare 3: trimiterea facturilor - și nu verificarea primirii banilor

Problema: Nu fiecare client plătește cu promptitudine și fiabilitate - cu toate acestea, facturile de ieșire sunt impozitate, indiferent dacă banii au circulat efectiv sau nu. Deci, dacă lucrați în conformitate cu motto-ul „facturați și verificați”, este posibil să fiți nevoiți să luați în calcul cereri fiscale considerabile la sfârșitul anului, pe lângă venitul lipsă. Și acestea adesea nu pot fi soluționate cu ușurință, chiar dacă afacerea merge bine.

Soluția: „Faceți o regulă să verificați plățile primite în mod regulat, aproximativ o dată pe lună - și să vă reamintesc facturile restante.” În general, expertul recomandă crearea unui tampon financiar pentru blocaje neprevăzute și acute. „Oricine și-a rezervat 30 la sută din veniturile lor în anul curent ar trebui să poată dormi adânc”, spune consilierul fiscal Mascher.

Greșeala 4: pierderea programărilor fiscale

Problema: Hopa, a fost ceva! Mai ales atunci când afacerile sunt în plină expansiune sau se întâmplă multe în viața de zi cu zi, ne place să punem pe spatele taxelor obositoare, cum ar fi declarațiile anticipate de TVA sau depunerea declarațiilor fiscale. Păcat: indiferent dacă trimiteți documente prea târziu sau nu decontați sumele datorate la timp - biroul fiscal nu este o glumă. Există riscul unor măsuri obligatorii, care, în special pentru întreprinderile individuale, pot afecta presiunea lichidității.

Soluția: „Trageți-vă împreună și respectați termenele limită”, spune Ute Mascher. Contextul: Angajații din biroul fiscal documentează foarte precis cine acționează în mod fiabil atunci când vine vorba de impozitare și, prin urmare, este considerat un „cetățean fiscal respectat” - și cine nu. Odată ce sunteți clasificat ca neglijent sau nesigur, uneori se aplică amenzi mai mari pentru abateri.

Ute Mascher mai știe: „Dacă vreți să negociați vreodată cu biroul fiscal - de exemplu din cauza unei datorii fiscale mai mari datorită unei situații bune de comandă - pentru a conveni asupra unei plăți în rate, de exemplu, șansele dvs. de a obține o concesiune sunt semnificativ mai mari dacă nu ați fost observat neplăcut în avans . "

Greșeala 5: încercarea de a trișa

Problema: Petreceți mesele de familie în zilele de duminică și de sărbătorile legale ca prânzuri de afaceri, umpleți-vă cu benzină pentru mașina dvs. privată și enumerați-le drept cheltuieli de afaceri, chiar dacă mașina companiei înghite numai motorină sau arătați cadouri prietenilor drept cadouri pentru clienți: Da, există o mulțime de modalități de a vă reduce profitul. Dar și angajații de la biroul fiscal cunosc aceste trucuri. Dacă sunteți prins, trebuie să vă așteptați la amenzi grele, care de obicei suferă mult mai mult decât câțiva euro care v-ar fi costat cheltuielile fiscale mai mari.

Soluția: Rămâi cinstit! Căutați modalități de a reduce profitul din declarația de impozitare sau, pur și simplu, de a economisi impozite? Întrebați un consilier fiscal. „Suntem la curent cu modul în care acest lucru poate fi realizat legal. Indiferent dacă este vorba despre deprecierea unei mașini de companie, situațiile financiare anuale sau sfaturile strategice ”, spune Ute Mascher. Obținerea unui expert la bord se plătește rapid - de asemenea, deoarece costurile consultanților fiscali fac parte din cheltuielile obișnuite de afaceri și, prin urmare, sunt deductibile.

Eroare 6: încurcarea chitanțelor pentru rezervări

Problema: Facturi, chitanțe, contracte de vânzare, bilete, chitanțe de donație, bilete de parcare: pe tot parcursul anului, se reunesc o serie de documente relevante din punct de vedere fiscal și fișe de hârtie. Oricine le colectează fără un sistem - de exemplu într-o cutie de pantofi - nu numai că riscă să piardă imaginea de ansamblu. Dacă lipsesc dovezile relevante, costurile suportate nu pot fi solicitate în scopuri fiscale.

Soluția: Contabilitatea necesită timp; nu o faci doar pe lateral. „Este util pentru fiecare antreprenor să introducă o dată fixă - de exemplu pe săptămână sau lună - în calendarul său. Și apoi aveți grijă de o depunere utilă ”, spune Ute Mascher. S-a dovedit următorul sistem:

Configurați cel puțin două conturi separate pentru cheltuieli personale și de afaceri.
Colectați extrasele care corespund contului respectiv în dosare separate. Atașați chitanțele care nu au fost plătite în numerar la extrasele bancare respective în ordine cronologică.
Sortează și depuneți încasările de numerar separat în funcție de data facturii.
Nu uitați extrasul cardului de credit! De asemenea, depuneți dovezile și chitanțele relevante aici.

Eroare 7: Arhivarea chitanțelor pe hârtie termică

Problema: Hârtia termică este excelentă pentru imprimare, este utilă ca o rolă și, prin urmare, este la fel de populară în comerțul cu amănuntul ca și în restaurante și stații de benzină. Pacat ca aceste bucati de hartie nu sunt de obicei rezistente la lumina si se estompeaza in timp. Dacă există un audit fiscal, pot lipsi dovezi importante, deoarece sunt pur și simplu ilizibile.

O factură ilizibilă este tratată ca o factură inexistentă: auditorul nu poate înțelege dacă o deducere a impozitului pe intrare a fost corectă - și de obicei anulează deducerea retrospectiv.

Soluția: Copiați întotdeauna imediat chitanțele de hârtie termică și păstrați-le împreună cu copia. Aveți însă grijă: fotocopiile normale se pot estompa și ele. Dacă doriți să fiți în siguranță, scanați chitanțele respective și creați o arhivă digitală.

Greșeala 8: supraestimarea propriilor abilități contabile

Ca persoană privată, este aproape imposibil să fii la curent cu toate inovațiile și modificările din sistemul contabil și fiscal. În plus, dacă o companie crește, chiar și persoanele cu o afinitate pentru cifre își pierd repede evidența lucrurilor - și pentru că atunci pur și simplu nu mai au timp să se ocupe în mod regulat de chitanțe și să plătească TVA în avans.

Dacă lăsați un profesionist să o facă, nu numai că evitați taxele false, dar de asemenea economisiți adesea timp și bani. Iată cele trei sfaturi de top de la Ute Mascher cu privire la modul în care antreprenorii pot face cooperarea cu consilierii fiscali cât mai lină și mai rentabilă posibil:

1. Faceți acorduri clare

Discutați cu contabilul sau consilierul dvs. fiscal înainte de a vă trimite documentele, deoarece sortarea acestora costă, de asemenea, timpul consilierului, pe care trebuie să îl plătiți în cele din urmă.

2. Salvați prin sortare

Cuvânt cheie „cutie de pantofi de groază”: Oricine transmite încasări neortofonizate și neperforate consilierului său fiscal trebuie să știe că plătește timpul necesar pentru a rezolva haosul. Cu o simplă sortare prealabilă în funcție de facturile de intrare și de ieșire (a se vedea punctul 6), economisiți munca suplimentară profesională - și dvs. multe costuri.

3. Acordați atenție completitudinii

Consilierul dvs. fiscal ar dori, de asemenea, să vă facă contabilitatea dintr-o singură dată - de aceea este recomandabil să vă asigurați că documentele sunt complete încă de la început. Documentele lipsă sau petele costă timpul și nervii profesioniști, care la rândul lor se reflectă în factura dvs.